浅谈高校应收及暂付款管理
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应收及暂付款是指高校应收未收、暂时垫付或预付给有关单位或个人而形成的一种停留在结算过程中的资金，体现为高校对有关单位或个人的一种债权，属于债权性资产。一直以来，高校财务管理中存在不合理的问题，即应收及暂付款所占比例过大。在高校教育经费紧缺的情况下，合理使用和规范管理有限资金，充分发挥资金效益显得尤为重要，因此，如何有效加强应收及暂付款的管理、消除隐患、保证资金安全，已成为当今高校财务管理的重要内容之一。
一、高校应收及暂付款管理现状及原因分析
（一）应收及暂付款挂账余额规模大、账龄长，清理难度大 以某高校为例，应收及暂付款共计1067笔，余额超过2.5亿，其中3年以上应收及暂付款443笔共6200万；10年以上38笔共200万。其中不乏历史遗留问题，如校办公司因经营不善向学校借款100多万超过10年仍未归还；96级学生贷学金借款近2万超过10年仍未归还。职工死亡10年但其医疗借款超过10万仍未归还等等。这些借款情况复杂，领导变换，经办人离岗离校甚至死亡，清理起来往往是“后任不问前任账”、“找不到人”、“不清楚”等，以致长期滞留挂账，清理难度非常大。
（二）制度缺位，管理责任不明确，清理工作不到位 以某高校为例：法院诉讼落败被强制执行扣款93万，实际上只需到法院取得相关票据并连同判决书一起入账冲销即可，只因管理不力，互相推诿，致使该笔账长达8年仍未冲销。许多高校领导及财务人员至今仍旧忽视应收及暂付款的管理。每年只是例行公事发放催缴单，对唯恐预算指标清零，年底突击借款，干扰预算管理的现象视而不见，对长期借款不核销者没有实质性处理措施和管理手段，对部门经费负责人的经济责任不明确，没有有效的制约措施。由于制度缺位，管理责任不明确，维护国有资产意识薄弱等原因，导致出现应收及暂付款年年清账，年年结转，无人过问的怪象。
（三）会计核算工作基础差，漏洞与错账的出现 以某高校为例，应从职工工资扣除而未成功扣除的款项在本月作为应收及暂付款入账，本应从下月工资再次补扣，但由于会计人员的失误并未补扣，月复一月，致使累计28万元挂账超过四年。如今时过境迁，人员换岗，无从清查，甚至导致教职工质疑账务处理是否正确，财务处的公信力受到严重损害，工作非常被动。另外，冲账误作开支、个人同一科研项目连续大额借款久挂不冲销、借款人张冠李戴、金额尾数错误、对冲号错误等等，主要是会计人员职业道德素质不高，对会计基础规范化工作不重视等原因造成的。
（四）大额应收及暂付款长期挂账，久挂不清 近年来，高校发展加快，大兴校区建设等基建项目，在上级拨款有限，事业基金不足的情况下，只能将自筹基建支出暂时作为基建借款挂账，逐年冲销，这在应收及暂付款比例上占了很大比重，某高校该比例高达75%，并且，某些已挂账超过5年未作处理。但是，将自筹基建支出作为应收及暂付款挂账，除了与现行高校会计核算制度有关，现实中也存在人为的因素。由于兴建新校区对资金需求量突增，势必要向银行贷款，为了满足银行要求，盲目追求报表质量，有意将应逐年摊作自筹基建支出的基建借款长期挂账，甚至弄虚作假，公然将已确认的支出（原始凭证为发票而非借款单）列作应收及暂付款，为了遮掩收不抵支，将超支部分列作应收及暂付款处理，少列事业支出，虚增资产总额，导致会计信息严重失真。
二、高校应收及暂付款管理加强对策
（一）完善制度建设 一是虽然许多高校均普遍对应收及暂付款有相关财务管理制度，但规定较为简单笼统，缺乏操作性。为加强应收及暂付款管理，应根据实际情况，制定应收及暂付款管理细则，以明确操作，规范行为。根据高等学校会计制度，应收及暂付款管理应遵循以下原则：公款公用原则，预算控制原则，一事一借、一事一清原则，前账未清、后账不借原则，专款专用原则，限期还款原则，经费归口管理原则。
二是明确应收及暂付款各方工作职责。借款人作为债务责任人，必须遵循应收及暂付款管理原则合理有效使用资金，负责按时冲账还款，承担借款主要经济责任。部门经费负责人对本部门经费应收及暂付款的办理、使用、报销结算等工作负有管理监督审批责任，对任期内审批的应收及暂付款负责追缴结算并承担连带责任，并将应收及暂付款的管理工作与其年度考核、职务晋升挂钩，在岗位轮换或离岗之际，应对本单位应收及暂付款进行清理，原则上要求结清任期内应收及暂付款，对未能结清的事项应列明原因办理交接手续，防止出现长期挂账、账务不清、互相推诿的现象。财务部门则按应收及暂付款管理原则审核监督暂付款的借出使用、冲账结算 ，并负责应收及暂付款的清理及坏账核销等工作。
三是清账制度化管理。首先，根据学校实际情况明确规定日常清理、定期清理、专项清理的时间及工作要求，细分各类业务并规定限期清账的结算期限，坚持应收及暂付款挂账不跨年的原则。其次明确清账工作岗位职责，对应收及暂付款进行日常跟踪催办，按规定定期清理应收及暂付款，发放并让部门经费负责人签收应收及暂付款情况通报及催办通知，向财务处领导及时反馈相关信息，对难以清理的应收及暂付款项，提出初步处理意见，并按程序上报主管校领导，根据反馈意见进行清理。最后，强化违反清账规定的约束：对于应收及暂付款金额大，无故不报的部门经费，应暂停其部门一切借款，超过一定时间冻结部门经费开支。对于个人借款未在规定期限报账的，应暂停其借款及开支，对多次催账并无正当原因者，从其个人收入中扣还借款。
四是补充坏账的确认及资产损失经济责任追究制度。应收及暂付款属于资产类流动资产范畴，但实际上，高校应收及暂付款中隐藏着长期挂账实际已成为坏账的款项，对确实无法收回或核销的应收及暂付款不得长期挂账。在经办部门及借款人前期已尽追索义务，并且非经办部门或借款人工作失误造成的，应由借款人取得相关证明材料，提交报告说明原因，经部门经费负责人审查后报财务处审核，财务处初审后上报校领导或上级部门审批确认后才能予以核销。对于坏账形成损失难于确认的，可以委托社会中介机构核实并出具经济鉴证证明认定损失。在借款人长期借款占用学校资金但没有任何成本的情况下，更加会助长对国有资产不维权的意识。因此，为了更好地维护国有资产，规范校内经济秩序，学校应逐步建立资产损失经济责任追究制度，对由于经办部门、借款人或财务人员工作失误造成的，不得确认为坏账，必须切实追究有关部门及当事人的责任，并要求予以赔偿损失。
（二）建立精细化财务管理 一是规范会计核算人员对应收及暂付款的操作流程：第一步对借款申请进行审核，通过账务系统查询是否有前账未清的现象，如果前账未清，除非出示财务领导特批的申请报告，否则拒绝办理。第二步审核借款用途与项目经费资金使用范围是否相符，否则拒绝办理。第三步审核项目经费余额是否大于等于借款金额，否则拒绝办理。第四步形成应收及暂付款，根据借款业务类别告知还款期限，并要求借款人签名确认“还款承诺书”。通过对工作流程的规范化操作，可以将应收及暂付款日常管理做到了事前控制，从而有效控制应收及暂付款发生额，降低发生坏账的可能性。
二是加强会计监督职能，消除不良借款行为。会计核算人员应充分发挥会计监督职能，各类应收及暂付款必须按照其用途从相应的项目经费中借支，跨项目、超项目资金使用范围，超出预算控制金额的一律不予借支，同样地，冲销借款时也应遵循专款专用，如长期借支现金并最终以现金冲账，应附上领导批准的情况说明书，以防挪用公款私用。
三是加强会计核算基础工作，提高会计信息质量。要求会计核算人员在录入凭证时，摘要简明扼要，正确表达事实，正确使用科目代码、部门代码、项目代码。尤其借款人名字不能出错，如“杨”误为“扬”，“珲”误为“晖”等，若非本人办理则应写明“张三代李四借××款”等。这些看似不起眼的细节或小差错，在会计电算化情况下，只要冲销借款或查询时输入的关键字或代码与原借款凭证稍有不符便会冲错账或查不到原始记录。
四是把好拒绝坏账的第一关。为防止找不到借款人，规定借款人及经办人应是在编正式员工，学生、临工和非本校人员不得借款；在教职员工辞职、退休、换岗、死亡及学生退学、毕业时，必须到财务处清理结算才能办理相关手续。为了预防出现大病重病职工因死亡而欠下巨额医疗款，除了日常借款时要坚持按“前账不清、后账不借”的原则处理外，最后也应在发放丧葬费、抚恤金等款时先予以归还医疗欠款。
（三）创新应收及暂付款管理手段 一是在借款人违反制度，未按规定冲账报销时，虽然按制度规定应从其个人收入中扣还借款，但执行压力较大，借款人往往以不清楚制度规定为由，而财务人员则碍于情面或审批手续繁琐，结果导致制度难于执行。针对这种情况，可采取在应收及暂付款形成时，要求借款人签署“还款承诺书”的管理模式，如表1：
该单一式两联，借款人及财务处各保管一联，在借款人未按期冲账还款时，财务处无须上报领导审批，根据借款人签署的“还款承诺书”作为扣款原始依据，直接从工资中扣款冲销借款。这样，不但将应收及暂付款日常管理做到了事前控制，而且，通过签署“还款承诺书”，提高借款人冲账积极性和紧迫感，引导正确借款还款行为，将有助于形成良性工作循环，将坏账发生的可能性降到最低，有效控制应收及暂付款发生额。
二是响应国家政策，大力推行公务卡结算方式，降低借款频率，减少应收及暂付款发生额。公务卡采取的模式是“个人持卡支付，单位报销还款”。它使用的是信用卡资金，在规定期限内无须支付任何资金使用费用，同时，其支付行为有据可查、有迹可寻，不仅有利于提高财务透明度，从源头防止腐败，并可减少长期占用学校资金，或将资金挪作他用等不良行为的发生，对加强高校财务管理尤其是应收及暂付款管理有着重要意义。
三是要严加控制应收及暂付款发生额，并催报清账。可充分利用校园网及IT技术，实现应收及暂付款信息化管理。部门经费负责人可随时登录查询部门经费的应收及暂付款信息，方便核清欠款，主动督促经办人冲账。财务处除了定期跟踪催报外，还可将超过清账期限的借款人挂在内网予以公示，促使其清账还款。
四是借鉴其它高校的成功做法。应积极通过与其它高校的交流或调研，借鉴他们的成功经验，不断学习才能创新管理手段。某些高校根据实际情况，通过采取一定的行政手段和经济手段来督促冲账并取得较好的成效。可借鉴两个成功的做法：在有关人员职称职务提拨公示期间，某高校财务处采取以部门名义向组织部、人事处反映其长期挂账不清的事实，从而督促其冲账的方法，在非常时期可以达到事半功倍的效果。某高校财务认为采取扣工资执行压力较大，变通为“约束领取工资法”，即工资不入银行卡，而是要求借款人提交未能及时冲账报销的情况说明书，经所在部门及财务处领导审查批准后再予以现金发放工资。该做法的执行效果也非常显著。
参考文献：
［1］邵萍：《高校应收及暂付款管理研究》，《财会通讯（理财）》 2008年第10期。