机关文秘人员素质与文书档案管理

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【摘要】在党政机关中，文秘人员是非常重要的岗位，机关日常的文书工作都需要由文秘人员来完成，并且还需要管理文书档案，因为工作岗位比较的特殊，那么对其业务素质也提出了很高的要求。只有具备了相应的素质，方可以更好的开展文书档案管理工作。本文简要介绍了机关文秘人员素质和文书档案管理，希望能够提供一些有价值的参考意见。

【关键词】机关文秘；档案管理；研究

中图分类号：G27文献标识码A文章编号1006-0278（2015）09-0034-01

文字秘书除了掌管文书之外，还需要给予机关领导一些协助，处理日常工作；文字秘书是非常重要的一个岗位，主要工作是起草修订、收发传阅、批示承办文件等。这些工作密切联系着档案管理；要知道，档案资料的质量决定了文书档案的价值，而文字秘书的水平和素质又会决定到档案资料的质量。

一、文秘人员的具体工作

记录和抄写是文书工作人员的主要职责，还需要起草文稿。记录的内容包括领导口述以及来访者的接待，会议记录、电话记录等也是重要的内容；抄写，主要是誊写那些字迹比较潦草的稿件，或者是誊写在起草过程中不断修改的文稿，以便能够顺利打印出来。稿件誊写工作由文秘人员来完成，领导时间就得到了大大的节约。通常情况下，领导和文秘共同起草文稿。部分领导会亲自写出来，秘书仅仅承担誊写工作；还有一些领导将内容口述出来，秘书将意思誊写下去。还有的是领导将主要内容口述出来，秘书还需要加工整理文字；或者是领导说出要点，相关资料的收集整理需要由秘书来完成；或者领导仅仅提供题目，提纲的拟定、材料的收集以及修改等工作都需要文秘人员来完成。在文稿起草过程中，文秘人员可以向领导提供自己的意见，甚至还可以直接写下自己的想法，领导来决断初稿，只有这样，方可以形成真实全面的文稿，方可以将领导的决策、方针等全面生动的反映和传达下去。要想完成这些工作，文秘人员就需要具备相应的素质，其业务素质可以有效体现个人综合素质和整体能力。

二、机关文秘人员素质要求

（一）较强的政治责任感

在国家机关以及事业单位中，文秘岗位都是不能缺少的，并且因为其存在于中枢部门和决策人员周围，对于整体事业的进步和发展，有着十分重要的影响。因此，对于文秘人员来讲，需要从战略高度认识到自己身上所肩负的责任，从大局出发。虽然没有较大的职权，却有着比较大的责任，其工作质量，会对一系列方针政策、机关团体行政法规的贯彻实施，产生直接的作用和影响；如果在这个环节中出现了问题，就无法落实领导决策和意图，相关部门的协作也会受到影响，无法有效解决出现的问题。因此，文秘人员需要结合自身职责，从大局出发，强化个人职业责任感和大局观，牢记自己的使命与职责，为党和国家的事业奉献出自己的精力。在具体实践中，需要将工作第一的准则给贯彻落实下去，个人利益放在次要位置，对于一些腐朽思想，能够自觉抵制，包括拜金主义、享乐主义等，将服务理念落实下去，做好自己的工作，获得领导的肯定。

（二）较高的业务素质水平

对于文秘人员来讲，需要对党和国家的路线方针政策等积极学习，严格依据国家制定的规则和要求来工作，对中央上级精神准确领会和把握，促使政策水平得到提高，法制观念得到强化。要不断学习，对本行业的业务内容熟练把握，要知道，文秘工作紧密联系着本单位的业务，因此文秘人员就需要不断努力，促使个人专业知识面得到拓展，对本行业的业务性质和内容等深入了解，这样方可以更好的工作，对出现的问题科学分析和处理。要想起草公文和收发公文，非常重要的一个基础就是具备文字阅读和表达能力；文秘人员需要对语法修辞知识努力学习，提高自己的表达水平，这样方可以撰写出高水平的公文。

三、如何做好档案管理工作

档案工作的专业性和技术性较强，因此，在日常工作实践中，秘书人员需要积极学习档案知识，培养档案意识。公文成功转化为档案之后，就需要规范化管理公文，以便有效交融文案工作和档案工作，通过超前控制文件管理，档案质量方可以得到保证。在最初归档时，需要认真检查，如果没有及时归档相关附件，需要及时催要，跟踪收回那些同一事项的外来文件。要从平时就开始做起，收文登记工作完成之后，需要对文件价值进行鉴别，如果完成现行效用之后，就不再有保存价值，需要淘汰掉；而部分文件以后依然可以借鉴，那么就需要科学装订和传阅，之后方可以归档。在工作中，需要注意细节，领导签发了本单位自生文件之后，需要仔细收集形成本文件的所有资料，将其按照相应的程序归整，然后从册到件，从件到卷的整理。

调查发现，很多很多中小机关都是由文秘人员来兼任文书档案管理，那么文稿质量和文档管理水平会直接受到文秘人员自身修养的影响。从专业角度上来讲，有一定的区别存在于文秘人员工作和文书档案管理工作之间，但是这两项工作又有业务上的联系，并且在同一个载体存在两者的工作成果，因此，文书档案资料价值会直接受到文秘人员的影响。

四、结语

综上所述，文秘人员在机关单位中发挥着十分重要的作用，现阶段大多由文秘人员来兼任文书档案管理工作；在社会发展的今天，需要大力培养人才，在文书档案工作中积极运用先进的计算机技术；通过培训教育等一系列措施的运用，促使现有文书档案专业人才的素质得到全面提升，以便保证与时展的要求所适应。

参考文献：

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