学分制条件下教学秘书工作的革新

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摘要： 本文分析了学分制环境下教学秘书工作面临的新问题，并就学分制对教学秘书的新要求进行了讨论，同时提出了提高教学秘书工作效率的措施。

Abstract： The new problems teaching secretaries faced with under the credit system environment are analyzed； the new requirements credit system need for secretaries are discussed， and associated methods to improve the work efficiency of teaching secretary are put forward.

关键词： 学分制；教学管理；教学秘书

Key words： credit system；teaching management；teaching secretary

中图分类号：G642.4 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2013）29-0263-02

0 引言

学分制是与学年制对应的教学管理制度。它的内涵是以学分作为计算学生学习分量的单位，以取得一定数量的学分作为毕业标准。学生在规定的修业年限内，修完主修专业培养方案规定的全部课程，取得规定的总学分和各类学分，德、智、体达到毕业要求，可准予毕业，颁发毕业证书。学生的修业年限以各专业培养方案所规定的学制为基本学制，在此基础上可以提前或推迟完成学业。学分制承认学生有差异，在保证学生基本质量的前提下，改变了学年制课程设置死板单一，教学实行一刀切的状况，它为实行因材施教留下了较大余地，它以调动学生的学习积极性、主动性为前提，以学生自主、主动地参与教育教学为出发点，允许学生在老师指导下较广泛地选择学习内容，使其个性特长得到充分、健康发展。对所发现的才智出众的学生，可以创造条件，重点培养、鼓励超越、鼓励脱颖而出，以取得更好、更大、更快的发展。我校从2011级普通全日制本科学生中全面实行学分制管理，制定并实施了新的本科生人才培养计划，改革和完善了各种教学管理制度，形成了“按学年注册，按学分缴费，按学分毕业，按绩点授位”的教学管理模式[1]。这对于增强我校办学活力、推进素质教育、充分利用教育资源，改变僵化的教学模式将起到积极的作用，但同时也将给教学秘书工作带来了许多新的问题和挑战。作为教学管理队伍中处于最基层的执行者的教学秘书如何适应这种变化，是一个很值得思考的问题[2]。

1 学分制环境下教学秘书工作的新问题

在学分制环境下，教学秘书在日常的教学管理与服务过程中面临的新问题有：

1.1 新的教学文件和运行机制 我校的教学管理实行的是校、院两级的管理模式，我校的教学秘书指的是各二级学院的教学管理工作人员，他们的主要作用是协助教务处、二级学院做好校、院的教学管理和教学组织工作。在这中间，教学秘书是教务处、院系领导、教师、学生之间联系的纽带。由于我校在2011年才开始实行学分制，所以在未来3年内，我校还将同时存在学年制和学分制两种教学管理制度。教学秘书一方面要按照老的教学管理制度对2011级（不含）之前的学生进行管理，另一方面还将面临的是一些不熟悉的新的教学文件、新的制度、新的运行机制，如具有一定弹性和灵活度的各专业指导性教学计划、课程内容简介、选课指南，选课制、导师制，选课运行体制、学籍管理运行体制等等，以及新的教学环节等，工作量和管理难度将大大增加。教学秘书如何做好过渡工作，并采用有效的操作方法使各环节得以正常、有序的进行，对学分制的有效实施起着重要作用[3]。

1.2 课程安排以及选课的复杂度大大增加 学分制的核心是选课制。学年制下的教学管理是以学期、专业为基础进行管理的，学生都是按照事先制定好的统一的教学计划进行学习的，教学秘书只要按照教学计划排课，同专业、同年级班级的课表相同。这样的话教学秘书的工作量相对来说比较少，工作复杂度也低。改成学分制后，教学计划和教学要求发生了比较大的变化，允许学生根据自己的喜好、兴趣，同时按照学校给的科目进行自主选择课程、任课老师和每学期所修的门数。每个学生的学习情况不一样，学生选课随意性很大，这就给教学秘书排课带来了各种不确定的因素，如根据人数安排教室、教材的征订等都增加了难度。对统计工作带来了复杂性和多样性。一旦哪个环节出了问题，就将影响整个教学工作的顺利进行。

1.3 复杂的考务管理和学生学籍管理 学年制下的考务管理相对来说比较简单，因为同专业、同年级同班级的考试是一样的。但是学分制条件下的考务管理相对要复杂多了，因为每个学生的选课不尽相同，选的老师也不一样，所以要根据学生选课的情况还要看时间安排是否冲突，教师、学生时间是否一致。所以要考虑到方方面面，工作要做的很细。学籍管理主要有这些方面，如学生注册、课程考核、成绩统计、重修、休学、复学及退学、转专业等。由于选课制的产生，每一位学生的成绩汇总表就不一样，在成绩管理和学籍管理的时候要区别对待，这样操作起来就增加了复杂性。

1.4 新的教务管理软件的熟悉需要过程 我校从2011年起开始采用新的教务软件，新的教务软件和旧的有较大的区别，所以需要一个熟悉的过程。特别是一些统计功能，还不完全熟悉，例如，旧的软件里面的英语四、六级成绩的通过直接统计到班级的通过率。而现在的软件只能看到英语四、六级通过的人数，不能直接显示班级通过率。所以这就需要教学秘书不断学习新的软件系统，通过新的软件系统能提出自己的想法，让软件系统更加完善。

2 在学分制的教学管理下对教学秘书的新要求

2.1 日常工作 ①做好教务处布置下来的工作。教务处是学校等教育机构的教学管理机构，主管各教师的教课任务、目标、进度及计划，学生的学习要求、目标、计划及考试等教与学各方面的事务。教学秘书要对教务处布置的任务上传下达，对相关的政策、文件、通知要及时发放和通知，不能有延误；在下达的同时自己要先吃透文件的内容，这样在传达的时候可以使教师、学生能迅速理解文件的内容，减少不必要的麻烦，提高工作效率。对布置的具体工作认真及时的完成，有问题及时与教务处及主管领导反映，这样就形成了一种良性循环，在完成好工作的同时还能将问题反馈给教务处，那样不仅有利于教务处及时了解情况、对一些措施能及时改进，也使自己在开展工作的时候处于主动位置。②协助院系领导做好教学管理。教学秘书是院系的成员，受教学院长直接领导，是学院领导的助手。教学秘书要完成学院领导布置的各项任务，协助领导执行教务处的一些教学规定、课程的安排、考试成绩登记、学籍管理、教学评估、教学档案的建立等，把好教学关。同时，将教师、学生反馈或上交的数据、信息进行及时有效地汇总、整理，为领导提供决策的依据。③树立服务意识，加强与教师的联系。在学分制下，教学秘书与教师的关系更是密不可分了。教师是教学的主体，而教学秘书在教学中对教师而言是起一个组织协调作用。教学秘书要负责帮教师安排上课时间和地点、补课的时间和地点、调课、安排考试、期中、期末教学检查等教学基本工作；还要督促教师上交一些相关的教学材料、教学科研材料；还要提醒教师不要忘记监考、不要忘记提醒学生考试的注意事项等等。所以教学秘书要树立很强的服务意识，与教师建立很好的关系才能使得教学秘书的工作能高效率的完成。④建立信息网络，加强与学生的联系。随着现代通信网络的发达，教学秘书可以利用一些通信网络来加强与学生的联系，如建立QQ群、飞信群等。利用这些即时通信工具下达一些文件、发通知或者要统计一些数据，学生能迅速的收到，学生还能通过网络即时反馈。有时有些事情教学秘书通过网络群就可以直接跟班干部联系，这样省去了中间环节，节省了时间，节省了人力和物力。

2.2 学籍管理制度 所谓学籍管理，就是对取得学习资格的学生从入学注册，课程考核，成绩记载及重修，休学与复学、转专业与转学、退学与试读，主辅修制、奖励与处分，毕业与毕业资格审查、学位授予等方面，按照国家的教育方针、教育规律以及学生身心发展特点，按照相应的规章制度实施管理。学分制下的学籍管理增加了许多内容，如：统计学分，选修和免修、重修、延迟毕业等。这些工作是针对每个学生的，每个学生的情况各不相同，所以要求教学秘书在工作中更加细致，对相关的学分制下的学籍管理规定要熟悉熟悉再熟悉。尤其是当学生毕业前的学分统计，一旦出现错误就会影响学生今后的生活、学习和工作。所以教学秘书的工作责任很大。

2.3 教务管理软件 教学秘书尽快熟悉我校新的学分制的教务管理软件，软件中一些主要模块是教学计划管理模块、学籍成绩管理模块、教学资源管理模块、排课选课管理模块、教学评价模块、信息查询模块等。教学秘书通过使用新的软件能根据实际情况提出改进软件的一些想法，使得软件能更好的为师生所利用。同时能根据软件上汇总的一些数据和资料及时反馈一些信息给老师和学生，能充分利用软件为自己、为师生服务。

3 学分制下教学秘书工作改进的措施

3.1 加强理论学习，提高业务素质 在学分制教学管理下，教学秘书首先要认真学习学分制下的管理制度和相关政策，熟悉学分制教学管理下的各项事务的操作流程，全面理解学分制，充分认识实施学分制的重要性。随着现代管理的新思路、新工具、新技术的不断涌现，也推动着教学管理要更具有现代性、及时性、先进性。教学秘书要能适应这种变化，自己能与时俱进，不断学习新的知识，提高管理能力和水平。积极参加学校提供的各项业务培训和研讨交流会，能与兄弟院校的秘书进行业务探讨，学习别人的好的经验和方式方法，取长补短、开阔自己的视野，提高自己的业务水平和能力。

3.2 增强服务意识，提高沟通和协调能力 教学秘书要树立服务意识，为学校、学院的教学服务、为老师和学生服务，并且能听取老师和学生等各方面的意见，帮助老师和学生解决一些困难，为大家服务的同时能提高工作效率和质量。教学秘书在整个教学系统中处于中心枢纽的位置，扮演着协调员的角色，所以教学秘书要及时与教务处、分管教学院长、教师、学生进行沟通、协调，做好师生沟通的桥梁。

3.3 实现管理现代化 采用学分制教学管理，使得教学秘书的工作量变多。教学秘书必须采用现代化的管理手段和管理模式。会熟练使用表格处理软件、教务管理系统、网上办公系统等现代化管理软件以准确地处理各项事物，提高工作效率。但是随着信息技术的现代化、信息化、网络化发展，这对教学秘书提出了新的要求，教学秘书不是只能具备一般的文字处理能力，还应熟练运用基于网络的教学管理系统，并能利用教务系统对相关的数据进行进一步的分析、处理。及时从数据信息中发现并处理教学管理中的问题，提高教学和管理的效率。

3.4 做工作中的有心人 学分制的有效实施，需要有较高素质的教学管理队伍。教学秘书在工作中要按章办事、按制度办事。在工作中应有一定的预见性，及早准备，将工作做在前面，而不是被工作赶着跑。平时勤于记录，统筹安排好时间，使得工作有计划有条理。当工作做完后要善于总结和积累，以便今后工作中更好的改进和提高。

4 结语

学分制下教学管理是一种动态的管理过程，在这过程中，教学秘书面临着挑战，但是同时也凸显出教学秘书工作的重要性。这就需要教学秘书在工作中不断加强学习，积累总结经验，加强与师生的联系，提高自身的教学和管理能力，做好工作。

参考文献：

[1]曾庆均，石玲，胥江河.探索学分制改革，创新人才培养模式——重庆工商大学学分制改革研究与实践[J].重庆工商大学学报（社会科学版），2008，8（25）.

[2]吴春妮.论学分制条件下的高校教学秘书工作[J].三峡大学学报（人文社会科学版），2005，7.

[3]周玲芳.学分制下教学秘书工作初探[J].高等建筑教育，2000，3.