EPC总承包模式下核电工程设计文件管理流程初探
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摘要：本文梳理了目前epc总承包模式下核电工程设计文件的管理流程，分析了流程存在的问题及其根源，提出了流程优化的原则与方案。
文件管理作为核电工程建设的一项重要环节，对工程项目的进度、质量、成本等有着直接影响。由于我国采用EPC总承包模式开展核电工程建设尚处于起步和探索阶段，缺乏成熟可借鉴的经验，因此，如何在EPC模式下实施有效的文件管理是一个非常值得探讨的问题。本文着重梳理与分析工程文件重要类型之一――工程设计文件在以设计为龙头的核电工程公司的管理流程。
一、EPC总承包的概念
及其对工程设计文件管理的要求
EPC是英文Engineering(设计)、Procurement(采购)、Construction(施工)的首字母缩写，即通常所说的工程总承包。《建设项目工程总承包管理规范GB/T 50358-2005》里指出，工程总承包是指工程总承包企业受业主委托，按照合同约定对工程建设项目的设计、采购、施工、试运行等实行全过程或若干阶段的承包。①EPC总承包是一种以向业主交付最终产品和服务为目的，对整个工程项目实行整体构思、全面安排、协调运行、前后衔接紧密的承包体系。②
为满足核电工程建设的进度、质量及成本等要求，工程设计文件从产生、流转、交付使用到最终归档的全流程必须得到及时有效的控制与管理，这与设计院的工程设计文件管理流程有所区别。随着多项目管理模式的开展以及信息化技术的运用，数量庞大且种类繁多的工程设计文件更需要得到科学有效的全周期管理。
二、EPC总承包模式下
工程设计文件管理流程现状与问题
1．EPC总承包模式下工程设计文件管理流程现状
目前，在核电工程公司里，工程设计文件在总部设计部门产生，经整理后传递至异地的项目施工现场，供现场人员使用，最终文件在总部归档保存并提供利用。图1展示了一份核电工程设计成品文件从形成到最终归档的流程。
图1 核电工程设计成品文件管理流程现状
（1）文件的形成：设计部门形成CAD图后，送交文印部门晒出硫酸纸图后返回设计部门，在硫酸纸图上进行编、校、审等签字（手签）；
（2）文件的接收：成品文件形成之后，由各工程项目的文员接收、核对，并将部分文件元数据信息著录到excel表，填写文件传递单和复制卡；
（3）文件的整编：文档部门从各工程项目部接收成品文件，再次核对，将相应的文件元数据信息分别著录到底图表、档案管理系统案卷级和文件级，扫描文件并上传档案管理系统；
（4）文件的现场同步：文档部门对文件质检后，通过工程文档管理系统（Project Wise，简称PW系统）将电子文件同步至项目现场，由项目现场文档管理人员在当地晒图，并进行分发、控制和管理；
（5）文件的归档：扫描及可编辑版电子文件刻录光盘存档，纸质文件整理后归档入库。
2．EPC总承包模式下工程设计文件管理流程存在的问题
从图1可以看出，一份设计文件从成品形成到最终归档至少需要进行11个环节，涉及多个部门，并至少需要1名项目文员、8名总部文档部门人员、若干名现场文档人员和1台扫描仪，管理成本较高。该流程存在的问题主要有：
（1）文件核对和元数据著录环节重复劳动
图1第4和第5个环节均包含了核对文件图纸是否有误，核对的内容部分相同，存在重复劳动、增加时间成本问题。
此外，这两个环节均需要将元数据著录到excel表，尽管岗位性质不同，对元数据的关注角度和用途不同（项目文员和文档部门人员分别著录，前者是为了工程项目使用，后者是为了便于纸质文件归档入库），但多个元数据重复著录，甚至excel表中的元数据还需再次著录到档案管理系统里。这些工作内容没有进行有效整合，没有做到元数据的一次著录、多次利用，增加了人力成本与时间成本。如表1所示，需要著录的元数据约50个，其中重复著录两次或三次的元数据有16个，约占全部的1/3。尽管元数据著录只是其中一个环节，但著录量在整个工作量中占据了相当大的比重。同时，人工著录容易出现错误，这对文件的检索利用、数据统计等工作都带来了不便。
表1 需要重复著录的工程设计文件元数据表
（2）元数据著录环节滞后
在需要著录的50个文件元数据中，有近70%的元数据在文件形成阶段便具有，有4个元数据在文件流转过程中形成，约24%的元数据在归档阶段形成。如果能实现通过系统自动、及时著录文件各阶段产生的元数据，将部分工作前移，做到前端控制，可提高工作效率与准确度，也减轻了人工质检的工作量。
表2 工程设计文件元数据著录统计
（3）可编辑版电子文件收集整编滞后
文档部门除了保存扫描版电子文件外，还保存可编辑版电子文件，每月定期收集上月形成的可编辑版电子文件。这种人工收集的方式在时间上比较滞后，且不易收集齐全。
3．EPC总承包模式下工程设计文件管理流程问题的根源
上述问题的根源在于没有实行文档一体化管理，没有落实前端控制、全程管理的文件管理理念，文档部门仅负责文件归档阶段的工作，缺乏对文件从形成、接收、流转、利用到最终归档全过程的统一规划与管理；同时，缺乏真正意义上的电子文件管理平台，PW系统只发挥了异地同步传递的作用，档案管理系统只是独立的系统，整个电子文件的流转过程不可控。
三、EPC总承包模式下工程设计文件管理流程的优化
针对上述问题及其根源，应通过搭建内容管理平台来优化工程设计文件及其他类型的工程文件的管理流程，以适应EPC总承包管理模式，推动工程项目建设。
1．EPC总承包模式下工程设计文件管理流程的优化原则
（1）前端控制、全程管理、文档一体化
文件从形成到最终归档的全过程通过系统平台进行跟踪和管理。一方面，在文件管理各阶段，通过系统及时捕获文件的元数据信息，文件的所有属性信息都在系统平台中进行管理；另一方面，可编辑版本电子文件从文件形成之后便通过系统接口自动提交归档，无需人工收集。
（2）减少人工劳动量，减少重复劳动，缩短周期
大量的文件元数据著录工作通过系统取代大部分的人工劳动，并做到一次著录、多次利用，减少重复劳动，缩短整个流程的周期，从而提高工作效率，使文件尽快交付现场。
2．EPC总承包模式下工程设计文件管理流程的优化方案
基于上述原则形成的优化方案如图2所示。
图2工程设计文件管理流程优化方案
该方案的优势包括：
（1）电子文件从形成到最终归档的流程基本都在系统平台里流转，实现了全程控制、跟踪和统一管理，加强文件的可控性。
（2）实现文件元数据的自动捕获，做到一次著录、多次利用，取代原有的excel表和档案管理系统的手工录入，避免重复劳动，同时加强了元数据著录的准确性，规避人工著录产生的风险，减轻人工质检的工作量。
（3）系统平台管理与维护文件的全部元数据。不同岗位的员工通过平台查看自己所需的元数据信息。如：纸质文件入库时需要借助的底图表、项目文员接收文件时填写的excel表，均可通过平台来实现。
（4）实现系统自动提取可编辑版电子文件，在文件形成阶段便控制文件。
（5）由于人工著录及质检工作量的减少，流程周期缩短，从总体来看，能够节约较多的人力与时间成本。
注释：
①GB/T50358-2005建设项目工程总承包管理规范[S].北京:中华人民共和国建设部,2005.
②康贺仁.我国电力建设EPC总承包管理模式的应用研究[D].河北:华北电力大学,2009.
作者单位：中核集团中国核电工程有限公司