整合之道 第2期

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现在，我国社会信用体系建设已经全面启动，加强与深化企业信用档案资源的有序管理迫在眉睫。那么，我们究竟应该如何加强与深化企业信用档案的管理？

带着这个问题，我们在一个多月里，调查了我市几种不同类型的企业和对企业信用享有行政执法权的工商、税务、房管、技术质量监督部门和已经按商业银行运作的工商银行。在调查中，人们使用频率最高的词汇，除了“信用”、“档案”，那就是“整合”：一厂一企的信用档案需要整合，政府有关部门对企业信用档案的监管需要整合，全社会对企业信用档案资源的利用同样需要整合。整合，表达了人们搞好信用档案工作的良好愿望；整合，寄托了人们对政府主管部门的热切希望。

整合：深化企业信用档案管理的新命题

所谓“整合”，就是将个别的、分割的、零散的事物通过整理、整顿等手段组合成集中的、统一的、完整的事物。而在本文，“整合”则有其特定的含义，就是将分散保管的企业信用档案及其信用信息资源，在兼顾信息资源现有配置与管理状况的条件下，加以重新整理或整顿，实现无缝组合，以便在新的信息交换与共享平台上实现企业信用档案信息资源的最大增值。

在调查中，我们欣喜地看到，广大企业经营者和政府监管部门的领导都较为充分地意识到信用在生产经营和社会发展中的至关重要的作用。但是，目前企业信用档案的管理现状与其重要程度和各方面对其广泛利用的客观需求形成了突出的矛盾，同时也决定了对企业信用档案进行整合的重要性与迫切性。

首先，从企业层面上看。从上个世纪90年代开始，我国的企业档案管理通过恢复整顿，特别是众多工业企业实施了《工业企业档案分类法》以后，逐步走上了正轨，实现了各种档案的综合管理。但是，随着市场经济的发展，特别是随着企业制度改革的深化，许多企业档案管理已经打破了原有综合管理的模式，各种不同的管理模式应运而生，有许多和企业信用直接相关的档案分散在各有关部门保存，即使档案工作基础较好，已按照企业档案“十大分类法”实行综合管理的企业，与企业信用直接相关的营业执照、各种证书、各类合同、质检报告、资质材料等档案都分散在各个不同的类别中（主要集中在经营管理类、生产技术类、科学技术研究类、基本建设类和会计档案类等几大类别）。由于市场经济发展的需要，企业对其信用建设的诉求普遍提高，对信用档案的利用呈现出频繁、集中、快速的需求，而现有的管理状况显然难以满足这一需求，于是对企业信用档案加以整合便成为企业经营者们的普遍要求。由于企业信用档案涉及各个领域、各个方面，从多角度、多侧面反映企业的信用度，必须从各方面加以整合，才能真正体现其利用价值。特别是在经营活动中急需证明本企业的信用度时（如进行ISO9000质量体系认证），往往要求在较短的时间把散存在不同全宗的信用档案（一般为复印件）调集在一起，加以整理、组合，形成一个有机的整体。这就是企业信用档案利用的整合性。这一特点无疑为企业信用档案的科学管理提供了重要的理论基础。信用档案管理分散的现状和频繁利用的实际情况，形成了尖锐的矛盾，合理的整合则是解决这一矛盾的有效途径。

其次，从社会层面上看。企业信用度的提升和企业信用档案的管理，光靠企业自身的努力，显然是不够的，还必须依靠政府各有关行政主管部门的介入与管理，才能遏止种种制假造假现象的发生，才能提高整个社会的信誉度。现在，我国的工商、税务、质监、银行、房管、海关、公安等部门都把加强企业信用管理摆上了自己工作重要的议事日程，而加强企业信用档案管理自然成为题中之义。但是，当我们调查了我市的上述有关部门以后，发现尽管这些有实力的部门，对企业信用管理的水平已经相当高，但都存在着条块分割、各行其是，数据之间缺乏共享和交流，形成了一个个“信息孤岛”，无法实现信用档案信息资源共享，而解决这一问题的办法还是那两个字―――“整合”。

量体裁衣与合纵连横

尽管不同类型企业的情况各不相同，但信用档案的整合仍然有共性的规律可寻。对于一厂一企的信用档案管理来说，无非从两个方面进行整合：

一是信用档案实体的整合。有人提出，为了有效解决企业信用档案实体保管的分散性给企业信用档案的利用带来的不便，建议将企业档案中与信用有关的档案抽出来组成一个新的门类加以统一管理，这或许对个别企业是可行的，但对绝大多数企业显然是不可取的。因为，这样“整合”的后果必然会破坏原有的档案管理体系，给整个企业档案管理造成新的混乱。但是，我们决不能因此就认为在计算机普遍使用的今天，企业信用档案实体的整合已经没有必要，已经毫无意义。我们在调研中发现，有些企业对某些重要的信用档案实体的整合还是有一定的道理的：一是将直接反映企业信用的各种营业执照、证书的原件全部交档案室集中保管；将最能集中反映企业信用度的各种荣誉证书、奖杯、奖牌集中到企业荣誉室向客户展示，以提高自身的竞争力。二是将已经把有关信息录入计算机的重要信用档案原件交档案室整理归档，或进行复制加工提供二套制文件供其他有关部门利用。三是深入开展编研工作，对企业信用档案进行二次加工或三次加工，形成新的能集中反映企业信用度的编研资料―――也是一种新的企业信用档案。

二是信用档案信息的整合。随着企业管理手段的不断提升，利用计算机进行信用档案信息整合已经成为大势所趋。当然，由于企业性质、类型各不相同，它们整合的内容、形式、方法也各不相同。但是，通过调查，我们在这众多“不相同”中可以抽象出若干“相同”的共性特征：一是要注意不同类型的信用档案信息的整合。不仅包括文书档案、会计档案、生产经营档案中与企业信用有关的信息的整合，甚至还应包括人事档案中有关诚信信息的整合。二是要注意不同载体形式的信用档案信息的整合。现在，先进的照相、摄像设备的应用在许多企业已经十分普及，反映企业生产经营活动的声像档案大量形成，有效整合好其中的信用档案信息对提高企业的信誉度有着重要的现实意义。我们平时看到的一些企业内容详实、图文并茂、制作精美的宣传手册、VCD光盘等广告宣传品，就是充分利用各种不同载体的档案信息而整合出来的编研成果。三是要注意与企业生产经营活动相关的档案、图书、资料、情报中的信用信息的整合。特别要注重自己的客户与竞争对手的信用信息，不仅要在行业内收集，还要善于在行业外收集，特别要善于利用互联网捕捉对自己有用的信息。

到工商、税务、质监、房管等几个政府行政监管部门调查了一圈，明显感到他们对企业信用及其档案的管理与整合普遍很重视，管理与整合的技术手段也很先进，同时也看到在系统内部、在系统与系统之间存在着许多亟待解决的问题，同样感受到对企业信用档案信息整合的重要性与紧迫性。解决的办法：通过整合，实现合纵连横，实现各系统之间企业信用档案信息资源的全面共享。

先说系统内部。由于领导重视程度不同、经济实力和人才实力不同，自然形成了企业信用档案信息整合的不平衡性。有的已实行全国联网，有的才实行全省联网，而有的正在努力实行全市联网。例如：“房地产信用信息管理系统”下设的三个相对独立的子系统之间相互安全地交换信息尚有一定的困难；基础好、功能强的工商信用管理市与市之间的协作网内部的数据交换也不那么容易。

再说系统与系统之间。由于管理体制方面的原因，人们往往十分注重本部门、本系统的信用信息管理，各系统使用的软件不同，工作平台不同，输入输出接口不同（更重要的还有思想认识上的原因），各系统之间的信用档案信息共享还有许多困难，形成了许多各自为政、互不关联的“信息孤岛”。这一现象的存在，造成了信用信息共享的巨大障碍和信用信息资源极大的浪费。消除“信息孤岛”现象的办法只有一个―――那就是通过整合，实现“合纵连横”，将这一个个信息孤岛连成片，整合成一个全社会都可享用的信用档案管理体系。尽快实现合纵连横，应该成为各级政府加强信用档案信息管理系统建设的当务之急。

那么，如何才能实现合纵连横？现在的情况是条条上的信用信息整合总体上做得不错，但在块块上的信用信息整合似乎并不那么容易。此所谓“合纵易，连横难”――管理体制使然。当然，这里所说的“难、易”都是相对而言的。领导重视、资金雄厚的系统自然“合纵易”（如工商、税务），反之则不然。从总体上说，“连横”的难度要远远超过“合纵”。

因势利导：档案行政管理部门在整合中的作用

我们在调查中，看到工商、税务等政府监管部门雄厚的经济实力和人才实力，确实有点自愧不如，但是我们决不能因此忘记自身肩负的职责。尽管我们的财力优势、人才优势都无法与那些政府监管部门相比，但我们有着《档案法》赋予的档案行政管理职能的优势，有着对档案管理具有丰富经验的优势，我们各级档案行政管理部门应该充分利用这一优势发挥自己在企业信用档案管理整合中的作用。作为地市一级的档案行政管理部门应该如何在整合中发挥作用，如何切实加强与深化企业信用档案的管理？我们只能面对现实，因势利导，真正做到有所为，有所不为，“3＋1”科学信用管理模式，对我们有着重要的借鉴意义。

“3＋1”科学信用管理模式是一套结合西方管理技术、中国市场信用现状和中国企业管理特点的管理模式，由外经贸部研究院的信用管理专家提出。“3＋1”科学信用管理模式将西方管理技术和本土企业管理文化紧密地结合。其中的“3”是指三个不可分割的信用管理机制：企业前期信用管理、企业中期信用管理和企业后期信用管理；其中的“1”是指建立一个独立的信用管理机构（部门）。

我们不妨借鉴“3＋1”科学信用管理模式，对企业信用档案也来一个“事前”、“事中”、“事后”全程动态式管理。

企业信用档案前期管理，至少有三件事可做：一是加强宣传，提高企业员工与行政监管部门职工（特别是他们的领导）对搞好企业信用档案工作的认识；二是制定信用档案工作的指导性文件，明确归档范围，工作标准和规范；三是加强对企业与行政监管部门档案工作人员的业务培训，使他们尽快掌握搞好企业信用档案工作的实际本领。

企业信用档案中期管理，工作重点主要是加强对企业信用档案管理的监督指导，要帮助企业与行政监管部门尽快建立或完善资信调查、采集和评估的运行机制。建立起适合他们自身特点的信用档案管理方式，保证信用档案资料的完整性、准确性和适时性。还要帮助、指导有条件的企业与行政监管部门建立起自身与客户信用档案资料数据库，并保证其与其他数据库的无缝对接和网络信息资源的共享。这一阶段应该是档案行政管理部门的工作重点，应该有许多事情可做。

企业信用档案后期管理，可做的事情也很多：一是对企业信用文件的适时归档进行监督指导，至于信用档案是否集中管理，应根据行业特点和各单位具体情况决定，不能搞一刀切；二是对政府监管部门的信用档案管理工作进行监督指导，监督指导的重点应放在各政府监管部门信用信息平台接口的对接和不同系统信用档案信息资源的共享上。

至于“3＋1”科学信用管理模式中的“1”―――建立一个独立的信用管理机构（部门）的问题，也正是我们在调查中与有关政府监管部门共同探讨的一个重要问题。

对于企业来说，企业内部必须建立一个独立的信用管理部门来切实管理好企业信用及其形成的档案。一些条件不具备的中小企业也应指定专人从事这方面的管理。对于全社会来说，建立起一个统一的、权威的信用采集、评估的管理机构，应该说是众望所归的。国外企业信用的采集、评估大多依赖于中介机构，那是市场经济作用的结果；而我国的市场经济发育尚不健全，企业大多还是相信政府机关的信用管理机构，这就是中国特色。

信用管理的核心就是信用档案信息的采集、保管和利用，这一系列工作均属档案工作的范畴，因此各级档案部门应该在、也完全能够在企业信用和社会信用建设中有所作为。现在，企业信用、社会信用建设又为我国档案事业的发展提供了难得的发展机遇，就看我们各级档案行政管理部门和广大档案工作者敢不敢、能不能抓住它？