浅谈医院药品采购环节中的内部控制

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摘要：医院为了保证医疗业务活动的正常运行，必须要采购合理的药品作为保障。但是，采购环节中内部控制薄弱，容易产生差错和舞弊，给医院造成重大损失。本文针对医院药品采购内部控制主要流程中容易出现的问题，提出医院药品采购环节内部控制应改进的建议。

关键词：药品采购 内部控制 问题 建议

医疗服务价格提高，人民群众看病难、看病贵的问题从根本上得不到有效解决，其原因是多方面的，除了医疗机制不完善的外部因素外，更主要的是医院内部控制薄弱。就医院药品采购环节，制度设计不合理且不能有效运行，导致药价虚高，加重患者的负担；盲目采购药品，导致药品的积压和损耗浪费增加，从而间接增加药品的经营成本。因此，建立健全医院内部控制制度，发挥医院内部控制的作用，对不断推进医院改革与发展，减少经营风险，提高医院的经营管理水平和可持续发展具有重要的意义。

一、医院药品采购内部控制概述

（一）医院药品概述

药品是医院开展医疗服务活动基本的物资，也是医院流动资金的重要组成部分。药品质量的优劣，直接关系到患者的身体健康乃至生命安全，也影响到医院的经济效益和健康发展。

（二）医院药品采购的内部控制

药品采购的内部控制是医院管理层和全体员工实施的、旨在实现药品采购控制目标的过程。该控制要求医院在药品采购各环节明确职责、权限，确保办理采购业务的不相容职务相互分离、制约和监督。

（三）医院药品采购的控制目标

为规范药品采购业务，防范采购中的差错和舞弊，医院应根据卫生部2006年制定的《医疗机构财务会计内部控制规定（试行）》以及国家有关法律法规，制定采购制度。在建立并实施采购环节内部控制制度中，应强化对以下关键环节的风险控制：明确请购事项和审批程序，请购依据应当充分适当；明确岗位职责、权限，确保请购与审批、询价与确定供应商、合同订立与审核、采购与验收、采购与会计记录、付款审批与付款执行等不相容职务相互分离，合理设置岗位，加强制约和监督；明确付款方式、程序、审批权限；明确与供应商对账办法。

二、医院药品采购内部控制中存在的问题

（一）盲目采购药品

缺乏严格的药品采购申请，或药品采购申请依据不充分，不适当，盲目采购，造成药品超储积压或供应脱节。目前，医院采购药品缺乏可行性分析这一环节，采购部门凭经验或喜好来采购药品，很难保证按需采购，还会造成采购差错或舞弊现象。造成盲目采购的原因主要是：医院没有严格的药品采购申请审批控制制度。

（二）违规采购药品

违规采购药品，很难保证药品质量优先，价格合理，从而增加药品采购成本，患者承担额外的药费，就出现了“看病难，看病贵”的问题。医院违规采购的具体表现为：

1、规避药品集中招标采购，擅自采购药品

由于招标采购遵循的是公开、公平、公正和诚实信用的原则，整个招标过程是在阳光下运行的，难免触动原采购模式下部分人的利益，采购人员为了个人利益往往不愿意招标，而是选择有回扣的供应商，他们把必须采购的药品化整为零或其他方式规避招标。

2、不相容职务未分离，缺乏有效制约和监督

具体表现为：供应商的选择与审批由采购部门执行；采购部门拟定采购合同、协议并由此进行审批。这种“一站式的采购模式”导致权力存在真空，滋生腐败的现象，损害患者的利益。

（三）验收药品不规范

医院验收药品制度不健全，没有独立的验收部门或指定专人。验收部门的职能主要由采购部门来履行，验收只注重数量，不注重质量，验收不严格，存在以少报多，以次充好的现象。

（四）轻视付款控制

付款这一环节表示采购业务的结束，但是并不表明相关的内部控制就此结束。具体表现为：

1、付款方式不恰当

对于现金支付的交易，支付的根据是原始凭证，缺少付款申请这一流程，会计与出纳之间没有形成很好的控制关系。用现金交易违背国家规定的现金管理条例和支付结算办法。

2、付款程序不规范

主要是付款时，有关人员直接把发票等结算单据交主管领导审批后，就交财务部门执行。这样，弱化了财务部门的职能，很难对该笔业务的真实性及采购发票等原始凭证的真实性、合法性和有效性进行审核。

（五）与供应商对账办法不明确

采用赊账的方式采购药品，必然形成债务，需要与供应商及时核对账目。但是，对账办法不明确，很容易出现以下问题：

没有专门人员定期与供应商对账，很难发现账中存在的问题，分不清责任，得不到及时处理，难保证双方的账目相符。

由登记应付账款明细账的人员与供应商核对账目，很容易出现串通的现象，难保证核对数字的真实性。

三、医院药品采购环节内部控制改进的建议

（一）合理采购药品

药品采购应由药房根据需求和业务需要提出申请，经过可行性分析后，经分管采购的负责人在授权的权限内进行审批，然后提交药品采购部门方可采购。具体可以如下操作：申请采购，药房根据需求和业务需要提出申请；科室申批，由药房负责人对提出的申请进行审批；可行性分析，对提出的采购申请进行可行性分析并得到财务部门提供的采购数据支持，最后出具可行性分析报告；医院领导申批，医院分管采购的负责人（一般是医院分管采购的副院长）根据可行性报告在授权的金额范围内进行审批；采购部门采购，药品采购部门根据审批的采购申请办理采购。

（二）规范采购药品

1、规范采购渠道

随着公立医院改革的推进，医院采购药品必须按国家的相关规定在全省范围内实行网上集中招标采购，杜绝非法采购。要落实这一点，必须加大医院纪检部门、审计部门、财务部门等相关部门的监督力度，确保国家的这一医改政策得到有效地执行。

2、不相容的职务相互分离

供应商选择与审批相分离。由药品采购部门、财务部门等相关部门共同在全省范围内政府集中招标采购中标的供应商中选择一家或多家信誉良好、质量保证、价格低廉的供应商，但决定供应商的人员不能同时负责审批。

采购合同的拟定与审批分离。由医院药品采购部门下订单或起草采购购合同，并经授权部门或人员审批，不能由采购部门的人来审批。

（三）严格验收药品

医院应建立严格的验收制度，成立一个专门的验收部门或指定专人。药品到达后，医院应当根据规定的验收制度和经批准的采购单、合同协议等采购文件，由专门的验收部门或指定专人、请购部门、采购部门、药品管理部门、质检部门以及供应商等各方共同对所购药品的品种、规格、数量、质量和其他相关内容进行验收，出具检验报告、计量报告和验收报告。为了达到控制目的，必须合理设置岗位，明确岗位职责、权限，验收入库的职能必须由独立于请购、采购和会计部门的人员来担任。

（四）加强付款控制

财务部门对采购部门提交的付款申请单及所符的相关原始单据进行审核，经医院授权人审批后向供应商办理结算。要加强以下方面的控制：

1、改变付款方式

对于现金支付的交易方式，根据付款凭证而不是原始凭证支付现金，即会计人员在接到发票等原始凭证后，先由部门授权人审核批准，再由会计人员据其编制付款凭证，交给出纳员由其根据付款凭证列出的金额支付现金，并登记现金日记账，然后将付款凭证退回会计部门，以便登记总账和明细账。这样，这笔业务会计和出纳之间形成了很好的控制关系。根据国家支付结算办法的相关规定，采购价款一般应通过银行办理转账结算，以防付款方式不当带来法律风险并保证资金安全。

2、规范付款程序

首先，财务部门对采购部门提交付款业务的真实性进行审核；其次，对采购发票的真实性、合法性和有效性进行审核。如果发现虚假发票，应查明原因，及时报告处理。如果发现异常情况，应拒绝向供应商付款，避免出现资金损失和信用受损；最后，由主管领导在规定的权限内审批，财务部门根据审批意见执行付款。

3、规范审批权限

对主要领导也要制定审批上限，对超过审批权限的大额资金支付要实行集体审批的办法。由主要领导“一支笔审批”，权力失去制约，很容易产生腐败现象。

（五）明确与供应商的对账办法

明确与供应商的对账办法，可以发现问题及时查明原因，分清责任按有关的规定进行处理，并有效防止差错或舞弊发生。具体做到：设专门人员定期与供应商核对账目，并明确其职责、权限；由稽核人员定期与供应商核对账目，让不相容的职务相分离，防止记账人员与供应商串通，防止出现舞弊。

四、结束语

医院的正常运行离不开药品采购这一环节，采购药品具有很大的风险，主要是内部控制薄弱造成的，只有通过有效的内部控制制度建设，形成完善的药品采购内部牵制和监督制约机制，才能有效的将风险规避，保证医院的资金安全，防止差错和舞弊的现象；才能实现医院向“高效、优质、低耗”的健康方向发展的目标。

参考文献：

[1]卫生部.医疗机构财务会计内部控制规定（试行）

[2]陈蜀明，苏瑜.浅谈医院物资材料采购内部控制制度[J].中国卫生事业管理，2010（12）：18-22

[3]王建耕.医院药品采购内部控制实施途径浅析[J].中国外资，2012（17）：181-182

[4]杨瑞平，孙璇.公立医院药品采购内部控制现状与对策[J].物流工程与管理，2012（11）：160-161