浅论高校档案精细化管理

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[摘 要] 本文针对高校档案资料精细化管理，首先概述了高校档案精细化管理的特点以及当前档案管理所面临的问题，进而系统全面地提出了实现档案精细化管理的可行措施，为高校档案管理部门开展档案精细化管理提供的参考。

[关键词] 高校； 档案管理； 精细化

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2013 . 15. 060

[中图分类号] G271 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2013）15- 0092- 01

精细化管理，是指在开展管理工作时，将工作任务以及工作质量目标细化分解后进行管理，从而在减少人力或物力资源投入的基础上，实现管理的深化以及管理效率的提高。高校档案管理工作是高校教学管理的重要内容，对高校档案管理工作开展精细化管理，可以确保将高校教学活动过程中产生的各种档案资料规范完善地整理保存，同时对于实现教学档案资料管理的秩序化与标准化，提高档案资料的利用价值与档案管理工作的服务水平也具有重要的意义。

1 高校档案精细化管理概述

（1） 精细化管理是一种现代化的档案管理理念。高校档案管理作为一项复杂系统的管理工作，同样也需要结合新形势的发展革新管理理念。而精细化管理则是一种以精细、准确作为目标的管理理念，其内涵与实质便是将工作分解、细化、贯彻、执行的过程。

（2） 高校档案精细化管理对于细节管理要求严格。高校档案精细化管理主要是注重细节的管理，重点在于各项管理细节以及管理措施的落实与执行，同时追求档案管理工作的质量与管理效果，通过完善细节的管理实现档案管理工作整体水平的提高。

（3） 精细化管理革新了档案管理工作方式。 在管理方法上，精细化管理主要借助于流程化、标准化、信息化和规范化的管理手段，并通过全新的管理方式实现高校档案管理工作的高效、协调与可持续开展。

2 高校档案精细化管理问题分析

（1） 档案管理规章制度不完善。现阶段，部分高校由于对档案管理工作重视程度不足，因而忽略了高校档案管理制度建设，导致高校档案管理工作在开展过程中缺乏基础的依据，导致实现精细化管理困难。

（2） 高校档案管理工作信息化程度较低。部分高校档案管理部门因为资金经费投入不足，导致档案管理缺乏各种信息化设备，信息化的档案管理体系建设难以开展，造成高校档案管理工作效率较低，制约了高校档案精细化管理工作的顺利进行。

（3） 高校档案管理资料的利用水平较低。当前由于部分高校管理观念落后，未能将服务理念渗透到档案管理工作中，高校管理部门和师生无法方便快捷地利用档案资料，导致高校档案资料得不到充分的利用。

3 高校档案精细化管理完善措施研究

（1） 完善高校档案管理规章，形成制度化的档案管理体系。形成制度化的管理体系，也是实现高校档案管理精细化的有效手段。首先高校档案管理部门应该按照相关法律、政策以及高校管理规定，结合高校的档案管理机构实际情况，制定完善的管理规章制度，对于档案管理工作中的具体细节任务及控制目标给予明确的规定。高校档案管理规章制度应该涵盖档案室管理职责规定、档案管理制度、信息资料归档保存制度、档案室安全管理制度和高校档案资料借阅使用制度，通过完善的管理制度实现高校档案资料管理的规范化与标准化。

（2） 实现高校档案管理工作流程的精细化。高校档案管理工作的主要内容便是对各种教学活动记录或者是师生的信息资料集中地进行汇总、分类、编码、整理以及归档保存工作。通过将档案资料进行整理汇编并归档保存，为高校的管理部门或者是师生提供便捷的档案利用服务。因此，在管理流程的精细化管理上，应该遵循细化分解、量化控制、标准化、系统化、信息化管理的原则，将精细化管理理念渗透到高校档案管理工作的每个环节，并严格按照《高等学校档案管理办法》中的相关规定，采取切实可行的落实措施，确保高校档案管理工作的顺利开展。

（3） 强化档案信息化管理，提高高校档案管理基础条件。对高校档案室开展信息化管理也是高校档案精细化管理工作的基本要求，因此为了推进档案精细化管理工作的顺利开展，必须构建完善的信息化档案管理体系。首先应该确保高校档案管理工作的资金投入，确保计算机、服务器、复印扫描设备以及存储设备等基本的信息化设备齐全。同时借助于功能齐全、安全性高的软件开展档案管理工作，提高档案管理工作效率。其次应该为档案室配备齐全的安全设备，确保文本档案资料以及电子档案资料的安全可靠。总之，通过这些措施来提高高校档案管理工作的基础条件，为高校档案精细化管理打下良好的基础。

（4） 强化服务功能，提高高校档案资料的利用效率。在高校内开展档案管理工作的目的之一便是为管理部门和师生提供利用服务，因此应该进一步强化档案资料的服务性。首先高校档案管理部门应该转变管理理念，将服务理念置于档案管理工作的首位，以为师生提供便利的服务作为工作的目标和出发点，通过这些措施为高校师生利用档案提供便利的渠道，充分发挥档案资料的价值。

4 结 语

高校档案管理工作作为高校管理工作的重要内容，对于确保高校教学科研工作的顺利开展，提高高校管理工作水平具有重要的作用。因此高校档案管理部门必须充分认识到对档案工作实施精细化管理的重要性，并明确档案精细化管理内涵，在日常工作中落实各项精细化管理措施，实现档案精细化管理工作水平的提高。