高校档案管理信息系统的设计与实现

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摘 要 高校档案管理信息系统是人才管理的重要环节，本文主要结合笔者相关实践经验，首先分析了目前高校档案管理信息系统存在的问题：档案管理职责不明，归属不清；档案管理信息纸质存储和电子存储不能科学的结合；缺乏相应的软件支撑，然后再提出建设高校档案管理信息系统的前提下，简要论述了实现的方式：档案管理系统的设置；档案信息的模块实现；档案借阅管理模块的实现。

【关键词】高校档案 信息系统 设计

社会发展日新月异，市场对于高校档案管理的要求越来越高，高校的教育机制的不断改进也对于高校档案管理的提出了新的挑战。现在时代是人才的时代，为了能够使得人才可以满足市场的需求，需要大致了解人才的情况，因为高校完善的档案管理便是强劲的动力。总之高校档案管理对于社会、人才市场以及高校都有重要的价值。

1 高校档案管理信息系统存在的问题

1.1 档案管理职责不明，归属不清

高校档案管理的部门的职责不明。其中在档案管理的整个流程过程之中涉及到众多部门，并且涉及到整个档案管理的系统流程。因为档案管理的职责不明，归属的不清，使得学生档案在实用性以及实践性方面有着很大的不足。例如，主要就学籍档案来说，档案管理信息系统便存在着诸多的漏洞。因为学生的学籍档案存在着持续性以及连续性的特点，但是材料的来源广泛而且多源，比如档案会来自于招生部门、学生所、教务处、学生所在的各个部门，因为档案管理信息系统的职责不明归属不清带来了很大的困扰，效率低下，而且档案的信息系统存放地方不科学。

1.2 档案管理信息纸质存储和电子存储不能科学的结合

高校档案管理信息系统整体依然不够完善，其中传统的纸质资料管理模式成为了整个学生档案管理的重要的阻碍。因为在整个学生档案管理信息系统之中，传统的纸质的材料仍然在档案管理之中占据着重要的位置，因为这种占据的主导性的原因使得学生档案管理之中的内容以及重要信息出现丢失、遗漏以及缺失的情况。尤其是其中高校档案管理存在着很多年代久远的资料，这些资料并没有很全面的输入到高校档案管理信息系统之中。但是在整个现代化的高校档案管理信息系统之中需要资料的全面完善以及纸质与电子档案存储的完美结合。但是在大部分的高校档案管理信息系统之中并没有设计出比较科学的方法使得进行科学的结合。

1.3 缺乏相应的软件支撑

高校的档案管理工作的落实部署、检查、审查、监督等重要环节，都需要相应的软件进行支撑。软件在档案管理之中的作用便应该是依托校园网使得各个部门的档案数据能够依据要求进行传输以及公开，并且有着重要的保密性。其中实现整体学生档案数据的共享以及审核、集中最后实现流程化的管理。

2 高校档案管理信息系统的特点

2.1 设计方案可复制性、实践性以及科学性

档案管理信息系统应该能够持续支撑Windows和Delphi的多任务、多层面的使用以及运转，将整个的用户界面设计的简介明快，实践多用，同时具备着很强的保密性与密码功能的使用。其中，用户密码将是整个档案管理的重点以及难点所以需要设计人员在保证相应的安全性的同时保证能够使得用户随时修改密码。

2.2 使用技术的先进性与标准性

在档案管理系统的模块设计之中需要采用Delphi应用程序的开发，并且其中需要发挥可视化的平台应用，其中在高校档案管理信息系统的设计之中，网络连接与扩展数据的工E的使用，使得高校档案管理信息系统能够得到很好的实现。

2.3 功能综合性以及数据的维护性

高校档案管理信息系统需要提升系统的相应程度，从而合理地解决跨操作系统的平台工作的难度以及高要求。其中信息系统的维护与持续的输入能够提升数据综合性以及维护的效率。

3 档案管理信息系统的设计方法

在高校档案管理信息系统的实现之中，需要根据档案管理信息系统的要求与功能实现，进行相应的模块开发，从而下面将管理系统的功能发挥做出了相应的途径探寻。

3.1 档案管理系统的设置

整个档案管理系统之中，档案使用的用户安排与实现占据着重要的位置，这是相应的高级管理人员需要不断实现以及挑战的重要工作内容。其中需要重点注意及实现的模块便是，随着使用者的权限不同而使得操作者的设置而发生相应的改变。在相应的权限之中用户的增加以及删除资料、备份以及恢复的权限有着不同。

3.2 档案信息的模块实现

档案管理模块主要实现归档、归还、检索、删除的等功能，其中的档案输入与实现是最重要的功能。档案信息模块的实现其中，需要输入档案编号、案卷编号、档案类型码，在输入信息之后，便可以进行相应的检索与修改的操作。检索是在用户的权限以及用户提供了相应条件为依据，从而在档案管理信息系统之中检索出符合相应条件与要求的结果，从而最终呈现在用户的面前。

3.3 档案借阅管理模块的实现

在此模块之中主要包含档案的借阅、归还与销毁。用户需要使用到相应的查询界面，然后再进行借阅，在对话框出现之后，系统会对于要求被销毁的档案进行相应的提示。借阅的自动调出、以及列表的自动减少；归还时候仍然依照档案编号为主，从而能够实现多人多次同时的借阅；销毁时候依据编号进行，对于用户没有权限进行销毁的档案进行管理与警示。

4 结语

综上而言，在日新月异的科技发展到来，档案管理的信息化委高校档案管理带来了很多机遇以及提升的空间。作为相关的管理人员应该承担责任尽快的实现高校档案管理的现代化以及科学化，最终做到高校档案管理信息系统能够为所需要的人服务。

参考文献

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作者单位

南阳医学高等专科学校校长办公室 河南省南阳市 473000