浅谈成人高等教育教学档案的管理与利用
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摘 要 成人高等教育的教学、学籍档案管理工作越来越受到社会和用人单位的重视和认可。实行规范的教学档案管理，可以不断提高教育质量和办学效益，扩大办学规模。本文在这种情况下，首先对成人高等教育教学档案的特点进行了介绍，然后分别从软环境与硬环境等角度对成人高等教育教学档案的管理与利用进行了分析，具有一定的借鉴意义。
关键词 成人高等教育 教学档案 管理 利用
一、前言
随着高等教育改革和人事制度的不断深化，各成人高等教育的教学、学籍档案管理工作不断以它的社会性、现实性、专业性、适用性和广泛性的特点，越来越受到社会和用人单位的重视和认可。实施科教兴国战略，提高教育质量和办学效益，扩大办学规模，关键是抓好高校的教学管理，规范档案管理工作，提高教育质量。本文在这种情况下，首先对成人高等教育教学档案的特点进行了介绍，然后分别从软环境与硬环境等角度对成人高等教育教学档案的管理与利用进行了分析，具有一定的借鉴意义。
二、成人高等教育教学档案的特点分析
根据成人高等教育的特点，成人高等教育的教学档案也有其独有的特点：
（一）内容来源分散化。
教学文件材料可以在一定程度上转化为教学档案。高校成人教育教学档案的来源主要有三个方面。一是来自教育管理机构的教学文件。其次是高校教师的教学资料。最后是来自学生本身的材料信息。特别强调的教育管理机构的教学文件不仅包括当地学校的招收情况，高校专业教学的教学目标也包括学校教师的教学资料以及学生自己的档案信息。
（二）形式多样化。
高等学校的成人高等教育具有多种形式，其中包括成人自考，成人专升本，函授专科，函授本科以及自学考试成教班等形式。并且在高等学校的教学方式上也具有多元化的发展趋势，不仅可以在课堂上学到理论知识，也可在实践中真正把理论运用到实处。所以，成教教学档案具有范围广，形式多的主要特点。
（三）年度时间特定化。
成教教学档案不同于文书档案主要体现在文书档案是按照公元年度进行归档的，而成教教学档案是按照教学年度、学制年底进行归档的。除此之外，教学档案也和相关的产品成品的科技档案有一定的差异性。通常来讲，成教的学年划分是从每年的9月l日到第二年的8月30日作为一个学年。随着成教制度的改革，自2004年改由春季入学。但像学籍卡这样的教学材料是不能按照学年进行划分的，所以它只能通过学制来进行划分。
三、成人高等教育教学档案管理利用水平提升的策略建议
（一）软环境方面。
1.转变相关传统观念。
在加速档案工作现代化进程的同时，每个人都面临着传统观念的转变，都要树立现代档案管理、利用意识，逐步使档案工作从传统的管藏模式向档案信息中心过渡。档案工作者应认清面临的挑战和机遇，加强工作责任感，树立现代化管理思想，努力用现代化管理手段去管理档案，适应时展的要求。目标管理是工作规范化、标准化的必要举措，对于提高档案综合管理水平，实现档案工作现代化具有重要意义。要运用现代管理技术实现高层次管理目标，必须制订周密科学的计划，研究和制定适应国家调整信息网络的中长期战略规划。要抓好计划的实施与检查，及时补充，调整管理措施，不断提高现代化管理水平。
2.实现以学生为本。
学校的管理人员要本着对学生负责任的态度，严格按照档案管理规定对学生的学籍进行管理。同时，学校要以学生的利益为根本开展工作，真正履行好对学生档案负责的职能，真正保管好学生的档案，确保档案的完整性和真实性。同时，由于学生的教学档案包含了学生的个人姓名，联系方式，家庭住址以及个人的隐私信息，所以如果学校把学生的个人信息流露出去就会损害学生的个人形象，造成不必要的麻烦。因此，高校应该建立起一套完善的学生档案查询机制，没有经过学生本人或者证件不全的机构无权查询学生的档案信息。对于学生而言，应该主动配合学校进行档案信息的整合，并且对于信息不全的同学要及时的补全信息，然后再上交给学校。
3.提升档案管理服务水平。
随着教育制度的不断变革和发展，高校管理教学档案的工作重点也发生了重要转变。以前的档案管理工作主要侧重于对学生档案的整理，分类，归纳。而现在的档案管理工作主要是针对档案的应用和服务。管理档案的工作人员应该针对不同的档案类型进行分析和归纳，真正让在档案馆里的档案起到原本该有的作用。所以，各个高校在以后的档案管理中应该及时对学生的档案信息进行汇总和再加工，改善档案信息管理渠道，让学生的档案信息真正构成有效的信息网络。除此之外，学校档案管理人员要利用计算机等先进设备管理档案，这不仅能提高档案管理的准确性，也能确保档案的完整。
各高校建立教学档案信息网络是改善档案管理模式的重要体现，同时，档案信息网络的建成让档案从封闭走向开放。各个高校要建立完善的教学档案上信息网络必须做到以下几点：一是要完善校园网的成人高校档案管理软件系统；二是要提高档案工作人员的工作效率，并且工作人员要建立起教学档案数据库方便查询；三是必须对档案上网的信息进行备份，防止档案信息系统的计算机遭遇病毒的侵害。四是可以在一定程度上开放档案，但是要有一定的原则和范围；五是在档案信息上网的过程中要设置档案密码防止信息被盗窃。在档案管理中，工作人员应该牢牢把握收、管、用三条原则，意思就是收集信息，管理信息，最终使用信息。所以，档案工作者应该认真履行自己的工作职责，真正把收集的信息用到实处，以此促进档案管理工作的发展。
4.不断提升档案管理人员素质水平。
知识经济时代的教育要面向高新技术产业化，面向以高科技为先导，以经济为基础的国际竞争的大世界，面向知识经济的未来，其核心就是培养人的创造性思维与创新能力，掌握信息技术和软科学技术的档案管理工作人员不但要具备传统科学的知识，还要努力掌握高科技知识，这就要求档案管理工作人员接受继续教育，构建档案管理工作人员继续教育模式，通过系统学习和更新档案专业意识，使之在专业的深度与广度上有较大的提高，在实践中能够做到立卷有理、立卷科学、保管有序、阅卷便捷。使档案工作者既具备档案学知识又具备教育学知识及相关的专业知识，同时还要具有在市场经济条件下，独立观察、分析、判断并解决问题，进行信息收集、加工、存贮、传递和开发利用的能力，否则无法胜任未来的档案管理工作。
（二）硬环境方面。
1.建立档案目录中心。
利用现代化的信息网络，使档案的信息资源得到共享，是档案管理走向现代化的必由之路。
2.强化相关配套设施的建设。
运用现代化的计算机管理档案的手段是今后成教档案管理工作的主要手段，但同时有些档案材料必须以纸质形式出现，比如加盖印章的重要通知或文件、原始的查课记录、学员的入学及毕业登记表、学位申报表、发给任课教师的教学任务书、教学进度表、班主任日志、原始的考勤表等等，都必须形成纸质档案；有些材料是既需要归电子档案，也需要保存纸质档案。所以，纸质档案的分类立卷、装盒入柜存放就显得特别重要，而计算机硬件设备也更需优化。
3.实现教学档案的最大化利用。
从目前来看，教学档案的管理工作应该侧重于对档案的使用，而不仅仅是档案的收集和整理。具体体现在，教学档案除了要做好必要的整理和归纳，还要充分了解社会各方面对档案管理的要求。只收集，不利用不仅会造成资源的浪费，也不利于教学档案体现它自身的价值。
四、结论
教学档案是衡量学校教学管理水平和教育质量的重要标志之一，是学校档案的主体、核心和重点；同时也是教学人员和教务管理人员智慧的结晶和辛勤工作的成果。本文成人高等教育教学档案的管理与利用进行了分析，认为应该：
（一）转变相关传统观念。
（二）实现以学生为本。
（三）提升档案管理服务水平。
（四）不断提升档案管理人员素质水平。
（五）建立档案目录中心。
（六）强化相关配套设施的建设。
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