论网络时代高校图书资料的管理
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摘 要： 新世纪以来，我国高校图书管理发生了许多变化。本文结合目前高校的实际情况，对网络时代高校图书资料的构成、整理和查询、图书资料使用效能和流通管理转型等三方面问题进行了探讨，为提高网络时代我国高校图书资料的管理水平寻求一种新的可能。
关键词： 网络时代 高校图书资料 图书资料管理
图书资料管理工作水平是衡量一个高校办学水平的重要标志之一。图书资料管理工作质量直接影响学校教学和科研的质量，所以应重视和加强这项工作。特别是近几年，随着网络时代的全面到来，迅猛发展的计算机技术对高校传统的图书资料管理带来了多层面的影响。利用以网络为中心的计算机通讯技术、信息数字化技术及计算机国际语言化技术，为师生提供最新、最高质量的学术信息，走现代化、网络化道路，是高校图书资料管理工作的必然趋势。
一、网络时代高校图书资料的构成
传统的图书资料管理都是馆藏型的，图书资料以实物形态保存在图书馆里，以实物形态的图书资料按照一定的排列次序摆放在图书资料馆柜架上，属于内藏式的储存方式，这种储存方式具有很强的直观性，图书资料的多少一目了然。图书资料对科研的辅助功能的大小，也是由存放在柜架上的图书资料的实物形态的多寡决定的。因此，这种以实物形态存放在柜架上的图书资料储存方式的最大特点是静态的，是静止于某种特定位置的。如果没有外力的作用，它就是不动的，它的内容是不会展现出来的。图书资料的多少，取决于购买量的大小。购入量越大，馆藏图书资料就越多；实物形态的图书资料越多，对科研的支持力度也就越大。因此，图书资料的管理工作，对科研的贡献大小，最根本的是由经济实力决定的。
但在目前的网络时代，以实物形态馆藏的图书资料只占越来越小的比率。它所需要管理的绝大多数图书资料并不是以实物形态储存在自己馆室中，而是以数据信息的形态储存在网络中。这种数据信息主要不是以实物购买的形式购进的，而是以信息共享（分为免费和收费两种）的形式由外界通过网络输入的。各种网上信息源，如网上数据库、电子图书、电子期刊、电子报纸、网上图书馆等，都为各馆读者提供大量信息，如世界名著、参考工具书、目录索引、会议信息、科研论文预印本、各种机构名录等。而对于读者来说，需要获得的某一信息无论是图书馆收藏的，还是从网上获取的，信息本身的质量并没有区别。只要信息存取方便，易于获得，读者就无须顾及这些信息有效的位置距离自己有多远。
在网络时代的高校图书馆，电子文献的收藏呈上升的趋势，已经实现非实物形态化。图书资料的内容不仅仅凭借书籍、报刊等载体的实物形态储存在图书馆柜架上，而是可以以数据信息的形态储存在电脑网络中。刊载有这些丰富内容的图书资料，大多数并不是以实物形态储存在基层的图书资料馆之中的，而是储存在基层图书资料馆之外的，是一种外藏式的储存方式，或者称为是网络式的储存方式。只有在网络条件下，这些图书资料的内容才可能展现在我们面前。因此，这种电子图书资料的储存方式不具有直观性，当然更不是静态的，而是一种隐蔽的、动态的储存方式。并且，网络条件下的图书资料的储存量的大小，不是以图书馆的大小决定的，而是以网络的容量决定的。电子文献拥有大于纸质文献存储量的优点。一般而言，一张光盘可存储2000本500页的图书，保存500年；一张3.5英寸软盘可存储10万字，保存75年左右。且一般的电子出版物，只要一份原稿和一份备用稿就可以满足读者的需要，不再需要10―20本的复本量。同时，相对纸质文献来说，电子文献价格更低。一本500页的专业图书，一般需要60元，而650M的可读光盘却只需140元。所以，纸质文献的收藏虽说还占据着各馆室的主流，但电子文献的收藏必将有所上升，最终与纸质文献收藏比高。因此，网络时代高校图书资料的构成特征是，实物图书和电子图书并存，一般情况下后者总量大大多于前者。
二、网络时代高校图书资料的整理和查询
传统的图书资料整理工作，几乎都是手工操作。由于是手工劳动，工作效率自然就比较低。在知识爆炸的时代，大量图书资料的整理，工作量巨大，工作速度较慢，极容易造成积压，致使有用的图书资料无法尽快地发挥应有的作用。网络条件下的图书资料整理工作，却必须实行电脑化操作。馆藏的图书资料的登记、分类要借助于电脑进行，登记、分类的资料和方便借阅的有关信息都储存在电脑中。只有应用电脑，才能由网络输入所需要的图书资料内容。并且这些图书资料内容的信息，也只有通过电脑才能查询。显而易见，电脑的工作效率高，从输入信息方面来说，可以减轻管理人员的工作强度；从检索查阅方面来说，可以给师生读者带来很大的便利。
网络时代的高校图书资料检索，已经由卡片型向数据型转变。以前，读者要想找到所需的资料，只能查找卡片箱中的索引卡片。而在查找这些索引卡片时，往往又只能依靠所需资料的名称（书名或文章题目）的第一个字。如果不知道资料名称，就无法查找了。即便知道自己所需资料的内容，并且可以肯定馆藏中确实存在，那也没有办法。更不用说要想查找同类内容的资料的不同载体的集合了。网络时代的图书资料数据库，应该是以网络为基础的数据库。也就是说，数据库的内容，不但包含了全部馆藏资料，而且包含了有关的网络资料，是一种内外相结合的、比原有馆藏内容含量要大得多的信息集合。科学技术的飞速发展，带动了文献增长速度的加快，给教学科研人员带来了看不到、看不全、看不完的困难。通过数据库查找所需要的资料时，不但从资料的名称可以找到，而且从资料名称中的任何一个关键词语、作者、出版或刊登时间等相关要素也可以找到，甚至从某些关键词语还可以找到同类内容的不同资料的篇目。
因此，网络时代的文献检索已经成为图书文献管理工作重点。网上信息五花八门，不同的服务系统和搜索引擎各具特色，其界面、功能、查询方式各不相同，这使在最短的时间内获取最多的知识、信息，已成为教学科研的一大难题。这要求图书文献管理工作者必须扮演信息导航角色。图书馆员虽没有科研人员那样拥有精深的专业知识，却拥有丰富的文献检索知识，熟悉各种检索工具，当他们经过一定的专业培训之后，通过现代化的检索手段，完全可以为科研人员排除各种“信息垃圾”，成为广大师生查询资料的信息导航员。
三、网络时代高校图书资料的使用效能和流通管理转型
网络时代的一个主要特征是实现资源共享，节约经费。资源共享对于读者来说影响甚大，它使得各公共图书馆、高校图书馆、资料室之间，各有范围、有重点地收藏文献资源，充分体现馆藏特色，解决馆藏间的交叉与空白，形成优势互补。随着计算机技术与通讯技术的发展，数字通讯和电子存储已使信息资源的拥有者和馆藏位置的界限变得模糊，传统图书馆已走向无墙化的电子图书馆，资源共享成为现实。由于共享的实现，图书馆、资料室可以摆脱传统的藏书结构，即既要满足本馆读者常用的文献，又要考虑一些偶然的或将会用到的文献，也就是力求藏书范围的广泛性。而网络则将世界各地的信息资源方便地带给图书馆，使得图书馆可以将经费用在特色文献的建设上，由此达到节约经费的目的。
随着网络化的普及，高校图书馆的传统流通管理方式也发生了变化。简便借阅手续，为读者提供服务是高校图书馆的天职。传统高校图书馆对读者的服务主要体现在文献借阅上，其借阅方式常常是师生带着希望到馆查目录、填索书单，图书馆工作人员根据索书单取书，再办理借阅手续。不仅程序繁琐，而且忙活半天却竹篮打水的现象时有发生。网络化的高校图书馆，其借阅是由计算机管理系统或读者在自己的终端上自动完成的，程序简便、快捷。网络化的高校图书馆将是24小时开放的图书馆，它使读者远离时间的限制，而随时可以办理文献借阅手续。网络化的高校图书馆，其文献载体形式多样，电子文献将不断占领图书馆的馆藏空间，使得所谓的馆藏资源变成在空间高速运行的数据。不同的师生读者可在同一时空范围内浏览同一份文献，或在不同的空间同时浏览同一文献，或者通过下载离线阅读，等等，时空将不再是限制师生读者获取信息的障碍。师生读者可以随机访问网络节点上的文献馆藏单位，选择不同专业的文献类型查阅，馆际互借成为可能。
在网络时代的高校图书馆，借阅内容已经实现了多样化。在传统借阅方式下，读者借阅文献时只能整本提取属于静态的纸质文献，而无可选择。借阅资料是实物形态的图书资料，是由储存柜架上到读者手中这样一个转移过程来完成的。在这个借阅过程中，实物形态的图书资料已经由储存它的图书馆转入读者手中，并且在读者借阅的全过程中，无论时间多长，这份或这些图书资料已不在原来储存它的馆中了。因此，虽然馆藏图书资料在本质上应该是共享的，但在任何一个体的读者借阅过程中，被借阅的图书资料在整个借阅期间却只能是那个读者独自享受。其他读者要想借阅这份或这些资料，只能等到那个读者把资料退还回来以后。网络时代的高校图书资料已经由馆藏式转变为输入式，由实物形态转变为信息形态。储存在电脑网络里的图书资料信息，并不因某读者的借阅、输出和下载而转移或消失。这些图书资料信息完全可以任意查阅、输出和下载，电脑网络里的信息内容却一点也不会减少或消失。也就是说，储存在电脑里的图书资料内容在时空上是完全可以共享的，并且它可以无限地发挥被利用的效能，而且永不磨损或毁坏。
因此，自动化与网络化的发展，为师生读者便捷地获取文献信息创造了条件。只要是获准进入网络系统并按规定付费，读者就可方便地查阅、下载和重新编辑、组织文献信息。不仅可以查阅文字、数值、图形、图像等静态文档，而且可以看到动态图像，听到声音，获得多媒体信息等动态文档。在高速信息网上，不仅有丰富的一次文献信息资源，而且有大量的二次文献信息资源，它们使得信息获取环境扩宽。师生用户可利用网上提供的信息检索工具――搜索索引和搜索目录，如Yahoo，Gopher，Altavista等，或通过网络信息网址来查找文献信息，而不拘泥于特定的馆室提供的文献信息。