浅谈铁路企业创新档案管理的思路及途径

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摘 要:为适应铁路改革的不断深入,档案管理工作必须跟上形势的发展,本文通过三方面阐述了铁路企业创新档案管理的思路及途径:一是做实做强基础,在发展思路上创新。二是运用科技手段,在强化服务上创新。三是拓展服务领域,在管理职能上创新

关键词:铁路企业;档案管理;思路途径

中图分类号:G275.9 文献标识码:A 文章编号:1674-7712 (2012) 12-0179-01

当前,铁路改革不断深化,通过转变发展方式、创新经营机制,谋求科学发展、和谐发展的新路子。然而,铁路的发展必须走继承发展、持续发展的道路。为此,铁路发展离不开档案工作,在总结工作、创新工作上时刻离不开过去的坚实基础。作为档案工作者,必须认清形势的变化,主动转变观念,开拓创新,勇于实践,通过加强档案工作,更好地为铁路的安全发展服务,为维护铁路干部职工利益服务,为全面建设小康社会服务。在具体工作中,就是要跟上形势的发展,不断创新档案管理的思路与方法,为铁路的科学发展、和谐发展做出自己的努力。

一、做实做强基础,在发展思路上创新

社会越要发展,越要学习历史、借鉴历史。作为一名档案管理人员,就是要眼界开阔,拓宽思路,不断学习新理论、新技术和新经验,使档案管理工作不断创新,为社会和企业发展提供借鉴与服务。

一是立足理论学习创新。在创建学习型社会过程中,作为一名档案管理人员,首先要努力成为一名学习型干部,自觉做到工作学习化,学习工作化,不断学习先进的档案管理理论和工作经验,用新的工作理念和工作思路指导当前工作。为了不断创新档案工作,既要学习档案管理专业知识,借鉴档案管理的成功经验和方法,又要学习相关专业知识及成功经验。在学习和借鉴基础上,不断“推陈出新”,形成自己新的工作思路与工作套路。

二是立足工作实践创新。创新是事业发展的动力,但创新绝不是漫无边际,也不是海阔天空。特别就档案管理来说,必须立足于工作实践、立足工作需要。从工作理念、工作目标、工作计划和工作推进等各方面,都要脚踏实地,立足于工作实践,才能使我们的档案管理工作不断取得实质性的突破。凡是对档案管理事业有促进作用的创新,才是有生命力的创新,才能在实践中不断得到发展与完善。

三是立足工作基础创新。工作创新必须在原有工作基础之上,必须是继承基础上的创新。档案管理工作是一项系统科学,具有科学性、严谨性和系统性,绝不能出现间断性和随意性。我国企事业单位的档案管理工作,历经半个世纪的发展,形成了一整套理论、方法和工作经验,形成了独具特色的工作体系,这些基础工作,是我们今后工作创新与发展的基石,是档案管理工作进一步创新的根基与源泉。因此,创新绝不能抛弃这个基础,要在认真研究、总结过去的基础上,分析现在和将来的形势,在发展中寻求新的突破。

四是立足现实矛盾创新。工作创新的目的就是要不断解决现实矛盾,使工作不断有一个发展,确保档案管理工作为社会发展服务。就我们铁路来讲,档案管理工作水平还不是很高,在铁路转变发展方式过程中,许多问题还不适应,档案工作服务职能还不到位。我们要立足于解决现实矛盾,运用新的管理理念,在做好目前工作基础上,尽快在科学管理、现代管理上求发展、求突破。

二、运用科技手段,在强化服务上创新

当前,科技发展日新月异,为我们不断提高档案管理水平和服务职能提供了重要手段。就铁路目前管理手段和人才配备上看,能够做好如下几项工作。

一是建立档案室网页,在一定程度和范围内开展网上服务。现在铁路站段查阅有关档案资料,主要还是依靠人工查阅,既费时费力,还容易出现差错。如果档案室利用铁路内部局域网的建立,干部管理和劳人部门制作出自己的档案网页,不但自己查寻资料方便快捷,而且在做好服务职工、搞好接访等工作上,也能提高效率和质量。

二是建立可视“电子档案数据库”。对于在政策范围内便于让干部职工查阅的有关档案数据,可以建立“电子档案数据库”,以便在关键时候让干部职工自己查阅,这样,对于落实有关政策和文件,能起到事半功倍的效果。该“电子档案数据库”设在企业档案室,使其成为企业信息资源共享的重要组成部分,其优点是覆盖面广,内容丰富,利用率高。

三是实现有关信息资料的自动上传。铁路每年都要接收大批大中专毕业生和退伍军人,给各单位建档工作增加大量任务。如果建立了内部信息网络,有些档案内容就可以直接从车间传到段,或从站段直传到路局,充分利用了现代科技手段,节省了人力物力。

四是有条件情况下,可以开展在线服务。随着社会的发展,干部职工的维权意识在不断增强,厂务公开已是人们十分关注的问题。为此,在可能的情况下,如果把有关档案管理内容纳入公开范围内,让干部职工在网上参加档案展览、阅读档案复制件或公布件。社会的全面信息化改变了人们工作、学习和生活的环境,使人们更注重信息的时效性。被动的、手工式的档案查阅方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。

三、拓展服务领域,在管理职能上创新

铁路不断深化改革,很多服务职能已经推向社会。那么,随着铁路的进一步改革,铁路一定会把管理退休干部职工档案的职能推向社会。所以,铁路站段一定要提前做好准备,在信息服务的社会化、多元化上提前下功夫,按着社会化、多元化管理要求,提前做好各项基础工作。

其次要要搞好横向联合,实现整体信息资源共享。铁路在深化改革过程中,机构重组、合并时有发生。为了加强信息沟通,提高工作效率,站段之间也要建立必要的联系网络,必须打破档案信息管理各自为政的局面,建立一个完整的铁路内部大环境信息系统,实行一体化管理,充分发挥整体优势。

第三是要注重信息“反馈”保密。在强调档案管理创新的同时,更要保证档案管理的原则性与保密性。只有在确保档案管理科学有序、安全可靠的情况下,档案管理工作创新才是有效的。

参考文献:

[1]余述文.档案管理工作手册[M].重庆出版社,2005

[2]章苏兰.档案管理现代化对档案管理者的素质要求[J].时代经贸(下旬刊),2007,3

[3]孙志翔,赵丽波.浅谈企业档案工作改革[J].黑龙江档案,2007,3