提高中职学校档案管理效率与质量的若干思考
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摘要：在中职学校档案工作中，学生档案管理工作是一个重要的分支。学生的档案也是学校对学生档案基本信息了解的主要途径，在中职学校档案管理效率方面也就提出了更高的要求，本文正是根据档案管理的效率与质量如何提高等方面展开的思考。
中图分类号：TP393.18 文献标识码：A 文章编号：1674-7712 （2012） 14-0186-01
中职学校的学生档案管理，是对学生在入学到毕业期满结业之间的生活、学习和社会实践等信息的记录，也是中职学校在今后就业与发展时重要的考核依据之一，更是每一个学生最终走向社会重要的人生履历之一。就目前就业方面的竞争压力，中职学校的学生的档案是毕业生从业的一项重要凭证，也起着非常重要的作用。目前中职学校的档案管理工作还有着很多弊端，对于这些弊端的出现，加强管理与改革是重要的解决方式，对学生档案管理有着重要的意义。本文正是从档案管理的效率与质量方面展开的研究，为问题的出现与解决提出了相关的解决办法。
一、存在的问题
中职学校的学生档案管理在目前的形势下，有着很多的问题。长期以来，由于很多的原因，使得中职学校的学生档案没有得到足够的重视，使得在资料的完整度与质量方面出现了严重的缺陷，从而使得对中职学校学生的反映也不能更加全面，甚至会出现档案丢失的现象。主要问题如下。
（一）管理体制不完善。学生档案作为学校档案管理工作中的重要的分支，往往不能得到中职学校管理者的总是，相比而言对教学和其他管理的档案较为重视，对于学生档案的管理工作还没有落实到位，也没有将其列到议事的日程中去，同样没有给相关的环节配备专职人员，没有必要的监督与指导人员，使得档案管理工作在档案管理部门失去了该有的效果，缺少一个完善的管理制度，加上对档案管理工作的不重视，使得档案管理工作的效率受到了严重的制约与限制。
（二）不规范的收集与整理。中职学校的档案管理工作在通常情况下，是由档案管理部门统一管理的，同时将学生档案交由各学院系完成。有相关的部门配备相关的技术人员与监督人员进行整理与处理。但是由于在这个环节上没有得到学校的重视，也就出现了不规范的收集与整理，缺乏相关的技术指导，规格不够统一，信息的不完整等严重的影响了学校档案的质量。
（三）查阅环节不完备。在档案收集完成之后，需要对其进行相关整理，但是在整理与服务的环节上不能得到有效的配合，使得学生档案在本质上成为一堆废纸，在查阅的时候不能有效的及时提供服务，使得老师管理人员对档案的了解程度大大降低，从而严重的影响了学校正常工作的顺利进行。
（四）档案传递管理不完善。就现在的形势来看，很多的中职学校对学生的档案管理，主要是在毕业的时候将档案移交给人才交流中心保管，成人档案依旧由学校管理，但是这两种方案本身都存在弊病，不能更好的实现档案管理的目的。
二、解决办法
（一）加强工作职责。中职学校的档案管理工作在具体的操作过程中，需要做到组织机构、人员、库房、等方面的工作的落实。通过相关的实践证明，要想将中职学校的学生档案管理工作做好，最重要的就是建立一个完善的管理体制。不管在现在中职学校采取什么样的管理模式，都需要根据学校具体的工作情况来选择，建立一个学生档案管理机构，不管档案放在哪里，都要安排专门的人员进行管理。其次要做的就是根据档案的数量来配备技术整理人员，确保质量的同时要保证档案管理的效率，最好的方式就是采取集中式管理。
（二）强化意识，扩大宣传。通过相关的学习与与宣传，可以在很大程度上提高学校对档案管理的认识，使其更加支持档案管理工作的进行。还可以让大家认识到档案管理在学校发展中起到的作用，学校重视的同时获得学生的支持才能更好的将档案管理工作推向一个正规化的平台，从而为档案管理工作的工作质量与效率提供有利的保障。
三、档案管理的现代化建设
（一）树立理念，提高认识。随着中职学校的教育该给不断的深入，档案管理工作也逐渐被重视。为了更好的适应新形势的发展要求，就需要对原始的思想有一个根本的转变。学校的领导充分的认识档案管理工作的价值，意识到档案管理工作的重要性，从而强化档案管理的工作理念，提出更加科学的管理方案。作为档案的工作人员，最重要的就是树立一个合理的工作理念，更好的服务，加强对档案信息的综合分析与利用，实现学校对档案的充分利用。
（二）加强信息化建设。在现在这个信息化社会，档案的管理工作离不开高新科技与信息的支持，加强档案信息化建设，也是档案作为现代化建设的重要因素。首先重要的就是观念信息化，也就要确立档案在学校中的地位，树立起作为重要信息的理念，制定一个完整的科学的运行机制。同时要加强对档案的信息化网络建设，实现档案信息的技术现代化。
（三）科学化管理与收集。学校的档案在领导正确处理决议的时候起着重要的理论依据，应该按照相关的立档原则将重要的资料准备齐全。及时的将各种资料加以处理，保证文件信息的完整与齐全，做好各种活动的整理工作，对有价值的文件与信息及时的整理归档，在管理档案的过程中要有一套合理的工作制度，做好对档案的编译、整理与保管是档案管理工作中的重要步骤。
（四）加速档案现代化建设。利用好现代的设备对档案进行整理，可以起到很好的效果，也可以提高档案管理工作的效率。利用计算机技术可以有效的避免人工可能出现的问题，同时避免因人工原因带来的不便，建立一个信息化的网络平台，可以实现档案的数字化管理，加快学校档案管理的现代化建设，有效便捷的实现档案资料的共享，确保档案资料的准确度。
（五）提高知识水平。对于专职的档案工作人员，在现在这个信息技术不断更新的时代，经济技术的飞速发展，新的行业与领域都需要不断的创新，对于档案的管理，也要不断的加强创新，提出更加高效便捷的工作方案，运用更加高效的管理机制。这就需要管理者不断的增加相关方面的知识，提高知识水平，掌握相关的技术，实现档案管理的全面改革。
四、总结
总而言之，在中职学校档案管理工作中，需要创新与改革的地方有很多，很多方面也存在着相应的缺陷，要想更好的提高档案管理工作的效率与质量，那就要切实的落实以上改革方案，在实际的操作工程中注意相关的问题，实现档案的高效高质管理。
参考文献：
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