浅谈学校档案资料的收集整理工作

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【摘要】本文论证了学校挡案资料的收集整理工作中应注意收集整理办学方面，学校师资队伍的建设，教育教学管理、教学质量等方面的文件或资料。

【关键词】学校档案资料;收集管理

通常我们所说的学校档案是指法人、其他组织以及个人从事教育教学及其有关的学校建设、财务等活动直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。加强学校档案的科学管理，是适应学校教育改革和发展的需要，也是学校常规管理的重要内容，更是撰写校史的主要资料依据。

随着社会对档案利用需求形势的变化以及档案工作重点的转移，各级档案部门都普遍开展或进一步加强了档案基础工作，进入21世纪后学校教育从应试教育转向素质教育，学校档案工作，要接受上级的“素质教育评估”“一级一类学校评估”等一系列的考核，为适应当前教育部门的改革，学校档案分类更加具体精细，要把全面加强学校档案资源建设作为档案工作的着力点和着眼点，努力提高服务水平和服务质量。根据近几年上级主管部门对学校工作进行检查、考核时要求校方提供各种档案佐证材料的实际情况，本人认为我们学校刚成立不久，档案工作才起步，因此，学校档案工作应加强以下四个方面文件材料的收集、整理、归档工作。

1 注意收集办学方向的文件材料 学校在贯彻教育方针，树立现代化教育观念时，根据学校具体的环境条件制定适合学校总体发展的规划，年度工作计划和专题工作总结，每年召开中层领导干部讨论研究学校教学发展方向及学校管理等形成的文件材料，学校组织教职员工，党政领导班子学习教育法律法规，依法治校的会议记录，专题材料，简报，还有各处、室依据学校的总体发展规划和年度工作计划制定的实施办法，工作细则等。有关办学方向的档案材料，体现了一个学校的办学水平和学校管理的总体能力，是上级对学校工作进行考核时，必查的档案资料，因而是学校档案工作中的一个重点，其表现在是不能按常规在学年结束后进行文件材料的收集，而应在学校重大活动结束后，随时收集，以保证归档文件材料的完整性、针对性和时效性。

2 加强收集学校队伍建设的文件材料 学校从应试教育转到素质教育后，学校教师队伍的素质在不断的探索中提高，不仅要求教师具备一定的专业知识水平，而且还要从各个环节充实提高自身的业务水准，首先以《中小学教师职业道德规范》严格要求自己，遵纪守法；其次在新课程改革大潮的驱动下，教师应大胆尝试着用新理念的教学方法去撰写教学反思，以作为教学中的第一手资料；加大教师培训计划，以“请进来，走出去”的思想观念来大大激励每一位教师。校领导建议每一位教职工每月写一篇关于师德、师风、教学管理及教学心得的论文，并汇编成册形成资料保存，以此鼓励鞭策大家。积极参加各类继续教育的学习，使其在教学工作实践中总结出有益的经验，鼓励教师撰写论文在区、市、省级及各类刊物上发表。教师队伍在提高自身素质过程中形成的有特色的教案、论文、年度考核材料，教师还积极指导学生参加各类竞赛活动的文件材料和获奖证书等，充分体现了一个学校的师资水平，这部分的档案材料是学校对教师进行培养、使用的重要参考资料。学校档案管理人员应加强这方面文件材料的收集，按教研组进行分门别类，以便提供利用。

3 学校常规管理文件材料是学校档案的重要组成部分 学校档案管理是学校常规管理的组成部分，学校常规管理的主要内容有：学校教师根据教学大纲，研究教材，编写教案，批改作业，组织测试，反馈学生的知识掌握情况，学生的健康状况，对后进生转化工作，每个教学阶段都要做教学质量分析；学校图书馆，教学设备使用情况，仪器设备购置利用后一般都要进行造册登记；学校进行基本建设和各种建筑物质量达标验收等过程中形成了专门的基本建设档案；学校进行财务管理，会计核算时形成的会计档案；安全工作是学校管理一个不可缺少的环节，每学期都制定了一系列安全管理制度，责任书等。

4 学校教学质量的文件材料是学校档案的主体 学校教学质量是学校档案卷宗至关重要的内容。学校档案管理应根据学校教学工作的规律。在学年结束后及时收集有关材料，按年段、班级进行分门别类，编制检索工具。不断提高学校档案管理水平，直接关系到学校的办学质量，完整齐全的档案材料并经系统整理的档案能科学地、系统地为学校各项工作服务，学校档案室要发挥前端调控功能，从立卷归档起，就注意有重点、有计划地收集，整理学校各门类的档案，把基础打牢，发挥学校档案资源建设的基础作用，把对学校有保存价值的档案集中管理，采取切实有效的措施，改进工作思路，拓展工作对象，创新工作手段，丰富学校档案资源，使档案信息有取之不尽，用之不竭的来源，确保档案资源开发利用工作的质量和效率。