基于高校基建档案管理的进一步思考

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摘 要 作为高校档案组成的重要部分之一，同高校的长期生存与发展有着密切联系，不仅真实地记录着高校从建校之初到现今的所有发展成就与众多的宝贵经验，还涉及到高校日常管理、教学与科研等众多方面，记录着高校发展的奋斗史，是高校精神的一种表达与传承。而现阶段，面临数字化信息时代的发展，为高校基建档案管理工作也带来了一定的挑战。文章阐述高校基建档案的内容和意义，并对其在高校发展过程中的现状进行分析，如何采用各种措施以做好高校基建档案管理工作展开初步探讨，以提高高校基建档案管理水平。

关键词 高校 基建档案管理 现状 措施

中图分类号：G710 文献标识码：A

Further Reflection on University Infrastructure File Management

ZHANG Zhiyong

（Asset and Logistics Management Department， Changshu Institute o Technology， Changshu， Jiangsu 215500）

Abstract As an important part of the composition of University Archives， with the long-term survival and development of universities are closely linked， not only a true record of the college from its early years to the development of today's all valuable experience with many achievements， but also to the daily management of universities many other aspects， teaching and research， a record of the history of struggle university development， is an expression of the spirit and heritage of the university. But at this stage， facing the development of the digital information age， file management for university infrastructure work has also brought some challenges. This article describes the content and meaning of the university infrastructure files， and analyze the current situation of universities in the development process， how to adopt various measures to do file management expand university infrastructure preliminary study in order to improve the level of university records management infrastructure.

Key words college; infrastructure file management; status; measures

1 高校基建档案的内容和意义

高校基建档案是指高等院校在基建管理和基建工程项目活动过程中直接而形成的，具有保存价值的文字、图表以及声像载体等材料，包含基建文件档案材料、施工文件档案材料以及竣工图纸档案材料。①

基建档案在高校建设过程中占据着十分重要意义。首先，可以在高校建设中多次反复利用，因为基建档案都是在工程的规划、设计、施工、使用和维护过程中逐渐形成的。②而高校的各种建筑规划、建设、管理、旧房改造以及新校区开发等都与基建档案密不可分。一份完整的参考档案，能够有效地为高校在各种扩建中指引明确的方向，而基建档案经过了施工的考验以及实践的检验，可以重复利用，不但可以加快工程的进度，还可以提高经济效益和效率。其次，可以作为一种历史凭证。因为高校基建档案是在建校开始的文件、图表、函件和记录过程收集和整理而形成的。大部分的依据性文件能够客观记载了当时的历史情况。基建档案作为历史凭证，对维护学校的权益和建设方面都显得尤为重要。最后，具有增值的作用。对于基建档案的有效利用，能够在生产实践过程中以及经济活动中直接或者间接地起到增值的作用，因此，在工程的扩建、改造以及破坏恢复中科学合理地利用基建档案，使其发生增值，具有重要的现实意义。

2 高校基建档案管理的现状

2.1 基建档案管理规定和制度不完善

高校基建项目一般情况下要经过立项、招投标、设计、施工以及竣工等，在各种文件材料的形成时间长，再加上一些较为专业技术方面的材料，加大了基建档案收集整理工作的难度。一方面，有些高校由于人员和经费的原因，没有建立基建档案管理部门，基建档案管理网络不健全，档案人员由其他管理人员兼职，没有设立专职的基建档案管理人员，导致基建档案的质量和安全得不到保障。③另一方面，有些高校在基建档案管理中没有制定严格的制度，导致档案工作不实，管理人员只是敷衍了事，各种归档不齐全等都会对以后的基建档案管理的完整性和准确性造成一定的影响。

2.2 基建档案管理信息化程度不高

目前，大多数的高校基建档案管理一直沿用着传统的档案管理手段，主要是采取纸质、胶片、音像等常规的载体进行归档，其工作的重点往往只是接收和保管。而落后的档案管理方式，再加上高校对档案的现代化、数字化建设的硬、软件设备的投入过少，而现有的设施不完善、不配套等严重制约着档案信息化的有效开展。然而基建档案的建立是为了能够有效进行各种检索和查阅，但是大部分的高校基建档案所提供的服务只是通过检索查找出相对应的档案原件，为使用者提供现场查阅和外借的复印。④可是，这种利用方式也存在一定的不足，比如原件外借如果发生遗失，是无法弥补的，因此，不能够保证档案的安全性，再者是如果频繁地外借和使用原件，很容易导致原件的破损和污染以及褪色等，所以说传统的管理方法已不能适应信息化社会发展的需要，如何加强基建档案信息化的管理引起学校领导的高度重视，同时也是适应国家信息化建设和档案事业发展的需要。

2.3 基建档案管理意识不强，归档不规范

目前，部分高校基建部门以及领导对基建档案管理工作的重要性认识程度不高，再加上“重质量、轻档案”的思想，出现少配或不配备的基建管理人员，部分人员流动过于频繁，甚至出现基建管理人员“在岗不负责，换岗不交接，人在资料在，人走资料灭”的现象。⑤严重影响到日常的归档工作。然而在实际的工作中，常常会出现部分工程项目资料的丢失，图物不相符合，还有些资料往往会分散在监理人和业主技术人员的手中，导致归档文件的内容质量不高;其次，有些归档的文件，由于纸张大小不统一，纸质褪色严重，再加上过于频繁的涂改，导致字迹模糊，影响了归档资料的质量。

3 加强高校基建档案管理措施

3.1 创新高校基建档案管理机制

机制的创新是档案管理工作实现全面创新的关键所在，而档案管理机制的创新又是档案管理工作实现创新的关键与核心，因此，高校基建档案管理工作要想跟上现代化的管理步伐，就必须对其档案的管理方式进行创新，具体内容则是扩大高校基建档案工作的范围;深化基建档案管理工作的内涵，即改变传统单一档案管理工作方式，并逐渐转变为信息集中式的档案管理。⑥加之基建档案工作本身所具有的管理复杂性与服务性的特点，使其必须建立起一套完善的工作机制，从而为其实现创新管理提供必要的保证。为此，高等院校必须构建出一套与之相适应的创新激励制度，如用人机制、奖励机制与分配机制等，在日常的管理中，将个人创新内容纳入到员工绩效考核体系中，并将之同劳动报酬与晋职挂钩，积极营造出一种鼓励员工创新发展的氛围与环境，最终从整体上推动高校基建档案管理工作实现良性发展循环。同时，还必须采取各种有效措施以不断加强对档案管理人员的继续教育与在职培训工作，在保证档案管理人员素质与能力提高的同时，从整体上提高基建档案管理工作效率与质量，最终促使高校档案管理朝着更加长远的方向发展。

3.2 强化信息化建设以提升基建档案管理的综合水平

如今，社会已经进入了网络化时代，几乎所有的信息都能借助网络实现快速传播，因此，新时期，高校基建档案管理工作的开展也须紧随时展脚步，以进一步实现网络化档案管理，更新管理设备以逐步提升技术水平。当前，众多高校在各项工作中都基本实现了网络化管理，为此，其基建档案管理也须与之相适应，实现数字化的改造，加之高校校园网的建成，更是为基建档案管理的现代化建设提供了有利条件。所以在实际工作中，档案管理员可通过借助各项多媒体技术来对基建档案材料中的相关文字、图表、声像载体材料等信息实施数字化的处理，并生成电子档案存储到档案信息数据库中，最终实现档案资源存储电子化与搜索的网络化。同时，依照“存量数字化”理念实现基建档案的数字化发展，改变传统纸质档案载体，并对其实施数字化处理，进而将其纳入到社会信息化系统中以充分发挥出档案的真实作用，并遵循“增量电子化”的工作思路来做好档案归档工作，进而对其规范化的管理，以确保基建档案的完整性。

3.3 注重培养基建档案管理工作队伍素质

只有培养出一支具有高素质的高校基建档案管理工作队伍，以充分发挥出其人才资源优势，才能为高校档案管理工作提供必要的动力与活力，最终实现高校的的长期发展。首先，积极构建吸引与稳定人才的环境与保障机制。一支队伍的建设前提条件就是人员的思想。因此，高校必须积极采取各种行之有效的措施与途径以逐步改善基建档案管理工作人员的办公环境，从而为档案管理人员提供一个良好的工作与学习的环境;而在晋职晋级与提拨人才方面，尽可能对档案管理人员予以优先考虑，并为其个体的发展创造良好的条件，从而使高校的其他干部领导充分认识到基建档案工作的重要性。其次，推进档案人员知识的更新与业务的拓展。伴随现代信息技术的不断发展，各种新科技、新知识在档案学领域中的应用也越来越广泛了，而这时基建档案人员知识与业务的更新与拓展就显得很有必要了。因此，新时期，基建档案人员在学习一些基本的档案理论与业务知识的基础上，还需主动学习财务管理、外语与文学等相关领域的知识，并切实地掌握网络、计算机与办公自动化等现代化的管理知识，提高自身的综合素质。最后，重视兼职档案人员队伍的建设。在高校基建档案工作中，兼职档案队伍作为主力军，对落实各项档案法规与具体的档案管理工作有着重要的作用。⑦然而，由于有些部门对兼职档案人员工作不重视，整个人员的流动性较大，从而使得档案工作陷入了难收集、难保管、难归档的泥潭中，故要想提高高校基建档案工作效率，就必须加大对兼职档案人员的教育与培养工作，逐步完善岗位责任机制，引入竞争激励机制，以稳定兼职档案人员的责任性，从整体上提高档案管理工作的水平。

4 结语

总而言之，高校基建档案管理的信息化建设工作只有不断进行创新，才能促使档案工作更加适应时代的发展，并服务于社会，紧随时代的发展脚步，以满足社会主义市场体制的发展需求。同时，高校基建档案管理部门，不论是在业务方面，还是管理方面，都需做到不断地创新，做到“人有我优，人优我新”，最终实现高校档案管理事业的可持续发展。

注释

① 许碧瑜.浅析如何加强高校基建档案管理[J].职业技术，2014（4）：98-98，99.

② 秦红梅.加强高校基建档案管理[J].档案管理，2011（5）：83-84.

③ 秦红梅.如何加强高校基建档案管理[J].档案管理，2011（4）：93-94.

④ 朱丽荣.对高校基建档案管理的分析[J].办公室业务，2013（11）：106.

⑤ 王浩.新形势下高校基建档案管理的思考[J].中华民居，2014（21）：167-167，168.

⑥ 秦奕.试论如何加强高校基建档案管理[J].城建档案，2013（1）：73-74.

⑦ 徐荣靖.高校基建档案管理存在的问题分析与对策建议[J].兰台世界，2013（29）：73-74.