虚拟办公室很实在

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拥有豪华的装修、宽阔的办公环境、高效率且高素质的员工，可能是每个企业都梦寐以求的理想状态。但是，5A写字楼的租金可是寸土寸金，而且优秀的人才所要求的薪金往往也都是“一流的”，“豪华而高效”的虚拟办公室则可以化解这些烦恼。

知识经济，互联网时代，孕育了一批批希望通过创业来实现自己价值的弄潮儿，不然马云、熊晓鸽、史玉柱这样的“牛人”也不会屈尊大驾，一期一期地为“赢在中国”节目做嘉宾了。

但是创业是何等艰难，没有资金要发愁。有了资金，可能又要为办公场所、员工等一系列问题发愁。

Kellermann夫妇创办了一家传媒公司，虽然员工只有他们两个人，但是在外人看来他们似乎在经营着一家规模很大的企业。

Kellermann说，“关键是我们充分利用了基于互联网的各种应用，无论是办公套件、日程表，还是能够与远程同事协同工作的协作工具，它们能完成日常的各项工作。而且我们使用的这些服务还是免费的，这一点特别关键。”

事实上，Kellerman夫妇除了拥有一间不大的、略显寒酸的办公室外，他们还拥有一间“豪华而高效”的虚拟办公室。“虚拟办公室的好处就是即使你离开了自己的座位，也没必要担心自己的数据或者软件留在了无人看管的电脑上。只要你连接在互联网上，当然现在也是有越来越多的在线应用程序提供离线访问功能，自有可以信赖的‘员工’在帮我完成各项工作。”Kellermann说。

Kellermann到底是怎样来组建和运行着自己的虚拟办公室的呢？

聘请虚拟接待员

即使是名副其实的“夫妻店”，但是只要有合适的互联网应用工具，就好比是给自己找到了一个高效且可靠的美女前台，外人更本不会发现“夫妻店”的事实。

Kellermann在和客户联系业务的时候，大都通过Skype来拨打电话。“虽然要下载该软件到电脑上，但电话簿和通话记录留在Skype的服务器上，通过任何连接互联网的电脑都能访问该服务器，所以在任何地方我都可以通过它来联系别人”。

通过Skype呼叫其他Skype用户是免费的，要接听非Skype用户的呼叫，就得购买SkypeIn号码。在美国这项服务的起价为每个月3美元（大约合人民币21元）。希望通过Skype呼叫固定电话或者移动电话，就得购买SkypeOut点数。通过Skype还可以设置免费的电话会议，最多可有另外9人参与，不过通话质量可能会参差不齐，具体情况完全取决于每个人的网络连接情况。

Kellermann还为自己的Skype安装了Pamela，这个插件可以记录呼入及呼出电话。免费版本有15分钟的录音功能，其他版本可提供没有时间限制的录音、存储语音和视频邮件、转发呼叫甚至更多功能，价格从13美元到37美元不等（大约合人民币90～260元）。

除了Skype，Kellermann还在使用谷歌公司的GrandCentral，这项免费服务可以让用户自动转发或者记录呼入电话，但是遗憾的是它无法记录呼出电话。通过GrandCentral可以为每个呼叫方设置独特的语音邮件问候语，如果不想接到某人的呼叫，也可以播放“该号码不在服务区”的录音。GrandCentral可以连续拨电话给最多三个电话号码，直至找到用户为止。它还可以直接把呼叫方转到语音邮件，那样用户就能在任何地方查收。

GrandCentral甚至让用户可以在个人博客或者eBay拍卖列表上“未列入电话簿”的号码。当有人访问站点后，只要点击按钮即可呼叫自己。但对方根本不知道他自己拨了哪个号码。惟一的问题是，目前这项服务限于封闭测试。谷歌没有表明何时会向大众开放GrandCentral，所以眼下必须要有现有用户邀请才能加入到使用这项功能的行列中。

使用网上办公套件

Kellermann认为，没必要随身携带笔记本电脑，也没必要通过邮件与同事来回发送同一文档的无数次修改内容。因为Google Docs和Zoho Office等应用程序已经把浏览器变成了文字处理程序、电子表格程序或者其他桌面软件。这样就可以把文档保存在网上，可以在任何地方来修改及共享。

Google Docs提供了文字处理程序、电子表格程序和演示程序; Zoho则提供了更多的功能，包括电子邮件、项目管理、维基、数据库构建程序、开票程序、网络会议及其他应用程序。

不得不承认的一点是，这类在线应用程序的功能目前还不如微软Office产品，甚至有时还不如OpenOffice提供的免费程序。不过如果用户不在电脑旁边，又需要访问文件，或者与横跨多个时区的人进行合作，它们的优势就显现出来了。

要是有谁改动了某个文件，Google Docs会通过电子邮件发送提醒信息。Google和Zoho都提供了离线访问功能，即便无法使用网络连接，也能打开之前创建的文件，然后等重新连接上网络后，也可以进行同步、备份。

当然还有很多应用可以提供类似服务，甚至服务项目更多，但是它们目前大多数要收费。

找个全自动助理

贴心且多才多艺的美女秘书绝对是物有所值的，但是她们的薪水也会让每个刚刚开始创业的老板皱眉。Kellermann说自己请不起行政助理，所以他在使用Highrise。

Highrise是37signals公司开发的智能Web应用程序，名义上它是一款在线CRM工具，实际上除了端咖啡、收晾干的衣服外，现实生活中私人秘书会干的它几乎都会。

Highrise会自动帮助用户来管理通讯录，它会把电子邮件内容密件抄送到一个特殊的“投件箱”（dropbox）地址，收件人的地址及其他联系方式就会自动添加到用户的联系人数据库。然后，用户只需在方便的时候，拷贝粘贴收件人的电话号码、物理地址及其他信息。

但Highrise的功能其实不仅仅限于为你安排办公生活、让你步入正轨。它还可以为每个项目创建一个“箱子”，把每个“箱子”与联系人关联起来，添加笔记及上传文档，与同事共享“箱子”，并为每个人添加要执行的任务。Highrise面向2个用户的版本是免费的，最多可存储250个联系人。收费的版本允许多个用户交互文件、共同创建箱子、共享数千个联系人，每月费用从24美元到99美元不等（约合人民币170～700元）。“这可比请一个秘书要划算多了！”

Kellermann在项目管理时，还使用了37signals的Basecamp，通过它可以设定项目里程碑，通过日程表查看里程碑，跟踪同一文档的连续版本以及进行更多的操作。

把日程表外包出去

Kellermann并不认为微软的Outlook在处理日程上有什么不好，但是他还是改用了谷歌的Calendar。“我为家庭中的每个人，包括我的孩子们，都设置了日程表，并且实现了共享。我只要点击一下，就可以在一个屏幕上查看每个人的约会情况。”

每当约会时间快要到时，Calendar会发送提醒信息到用户的电子邮箱和手机上，甚至还能通过GooSync这个免费的第三方程序，与某些智能电话上的日程表实现同步。

遗憾的是，Calendar还没有离线功能，一旦乘坐飞机旅行或者网络连接出现故障时，也就无法访问日程表。

不过，Kellermann找到了Scrybe这个出色的替代选择，它可以让用户离线时也能更新日程表。一旦网络重新连接后，它会自动进行同步。Scrybe还能够放大及缩小特定的日期或者时间段，并且提供了打印制作微型日程表的功能。

进行虚拟见面

面对面的交流与沟通对于商务运作显得格外重要，不但可以显示各自的诚意，而且代表了各自的实力，但是由此带来的时间、交通等问题也不可避免。

为了节省时间和成本，Kellermann和客户的会议大多是通过虚拟化方式进行的。“如果你只是偶尔要与外界来一次见面，那么FreeConference是一个合理的选择。标准的免费服务让你可以安排长达4个小时的电话情况介绍会，最多可以有150人参加。如果你需要会议录音功能，每月还要支付9美元（约合人民币63元）的费用。如果想要增加免费热线电话或者专用桥接线等服务，那么每分钟每个用户要花10美分（约合人民币0.7元）。FreeConference还免费提供SharePlus桌面共享测试版，来解决实时演示或者向观众展示PowerPoint幻灯片。”

Kellermann表示，现在还有许多工具可帮用户不离开办公桌就能搞一次盛大的见面活动，但大多数工具的开销超出了人们的心理价位。