高校档案信息资源建设研究

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[摘要]本文通过对高校档案信息资源建设的必要性及其质量控制内容的探讨，阐述了高校档案信息资源建设质量控制的原则及方法。

高校档案信息资源是一种重要的信息资源，是对高校教学、科研和管理实践活动中形成的具有保存和利用价值的各种文献资料系统真实的历史记录。它除了具有信息的一般特征外，还具有原始性、凭证性、技术性和广泛性，因此，具有重要的借鉴参考作用和史料研究价值。随着时代的发展，高校档案信息数量巨增，高校档案信息资源建设的内容与范围、开发手段等愈加复杂，整体质量的把握是非常必要的。因此，我们应借鉴管理科学中的质量管理理念，对高校档案信息资源建设进行质量控制。

一、高校档案信息资源建设的内容及必要性

(一)高校档案信息资源建设的内容包括内涵和外延。从内涵上讲就是将高校档案信息资源进行重组、加工及信息资源整合，最终形成结构合理、内容创新、方便检索利用的综合知识信息库，为高校组织决策、教学和科研等工作提供信息支持；从外延上讲就是应注重档案信息的资源发掘、信息渠道的拓展等。(二)高校档案信息资源建设的必要性1.高校档案信息资源建设是高校现代化档案馆建设的基础和核心。高校档案信息资源建设将使高校档案馆的价值充分体现出来，对高校档案馆建设的长远发展产生直接且深远的影响。2.高校档案信息资源建设将为学校建设提供优质服务。高校档案信息资源建设有利于开发利用档案信息资源。高校档案信息资源建设，借助现代化信息技术不断挖掘其深层次的价值，不断开发档案信息精品，为高校教学、科研、行政管理等活动提供优质的档案信息服务。3.高校档案信息资源建设将优化高校档案信息结构。目前，高校档案信息资源结构不合理，能够体现本校教学、科研、管理等各项工作特点的档案数量少、质量不高，馆藏档案缺乏科学、严格的鉴定。因此加强高校档案信息资源建设将有助于优化及拓展高校档案信息资源的范畴。4.高校档案信息资源建设有助于提升档案馆地位。高校档案信息具有较高的权威性和参考价值，高校档案信息资源建设可以最大限度地实现档案信息资源的有效利用和共享，充分发挥档案信息的增值作用，使人们增强对档案工作的认识，提升档案馆的地位。

二、影响高校档案信息资源建设质量的因素

(一)对高校档案信息资源建设认识不足。档案人员的观念没有跟上时代的发展，重保管、轻利用，没有把档案信息作为一种资源来认识和利用，这成为影响高校档案信息资源建设的内在因素。(二)档案人员素质参差不齐。目前高校档案人员素质及业务水平良莠不齐，对现代化管理技术的不适应表现较突出，现代化管理理论水平和实际操作能力较差，技术力量薄弱，无法保证高校档案信息资源建设的质量，这就直接影响到高校档案信息资源的开发和利用。(三)资金及配套设施不足。高校档案馆虽然大多配备了计算机，但由于资金不足，相应的配套设施不完备，致使开发手段落后。因此大多数高校档案馆还仅仅停留在使用计算机进行档案目录管理的阶段，无法进行其他深层次的信息开发，这成为影响高校档案信息资源建设的外在因素。

三、高校档案信息资源建设质量控制的内容

质量控制是质量管理的一个组成部分，其目的是使产品的固有特性能够达到规定的要求，所以质量控制是通过采取一系列技术和活动对产品形成的各个过程实施控制。质量控制虽然源自工业生产领域，但同样适用于高校档案信息资源建设，从某种意义上来说，高校档案信息资源就是档案部门生产的产品。因此高校档案信息资源建设质量控制就是对高校档案信息收集、整理、加工、利用等各个关键环节的质量进行监控，以保证档案信息资源的建设实现档案信息齐全、完整、准确及利用便捷、高效。质量控制的目标就是使档案馆所的档案信息资源的功能、使用价值、数据等各方面的质量达到我们的质量控制标准。

四、高校档案信息资源建设质量控制的原则

(一)整体性控制原则。在高校档案信息资源建设过程中，要充分认识其整体性和系统性，把它作为一个项目进行总体规划，对各个质量关键点进行监控，即确保信息资源收集、整理的齐全、完整、准确。(二)规范化控制原则。“没有规矩，不成方圆”，规范化控制原则是高校档案信息资源建设最为关键的准则，它直接关系到高校档案信息资源的质量。因此，在进行高校档案信息资源建设过程中，要严格执行和遵守档案管理的各种相关标准及法规。(三)适度性控制原则。高校档案信息资源有其特殊性，如有些档案信息需要保密，这就要求我们在进行档案信息资源建设时，把握好公布信息内容的审查及传播范围，采取措施对档案信息资源建设进行适度控制，处理好保密与利用的关系。

五、高校档案信息资源建设质量控制的方法

(一)构建质量管理体系。通过政府或行业组织对高校档案信息资源建设进行立法、行业规范与监督，建立健全质量控制管理体制，将政府或行业主管部门监管与信息建设单位负责相结合，构成高校档案信息资源建设的质量管理体系。(二)分阶段进行质量控制。信息资源收集阶段是高校档案信息资源建设的前提和基础，应保证向其他部门收集的档案信息资源的真实、可靠、完整；信息资源加工整理阶段应严格遵循相关的标准、规范，以保证高校档案信息资源建设的质量；信息资源利用阶段应加大宣传力度，最大限度地发挥档案信息资源的作用和效益。根据高校档案信息资源建设各阶段的特点，制定详细的计划及每一阶段的质量目标，对照流程中每一个步骤和任务，及时检查和反馈实施情况，确定项目质量是否失控，是否出现系统误差，是否需要采取纠偏措施等。新形势下高校档案工作正处在一个新的发展阶段，充分、高效、便捷地管理和利用档案信息资源是高校档案馆的立馆之本、强馆之基，这就要求高校档案管理部门应充分认识档案信息资源建设的重要性和紧迫性，努力探索高校档案信息资源建设的基本规律，通过质量控制等现代化管理手段，加强高校档案信息资源建设，以信息化建设促进档案工作现代化。

参考文献：

[1]张立新.高校档案网络信息资源建设的质量控制[J].长春师范学院学报(自然科学版)，2005，24(7)：152-154

[2]杨彩云等.知识创新与高校档案资源信息化建设[J].陶瓷研究与职业教育，2006(2)

[3]毕娟.具有高校特色的档案信息资源建设的理性思考[J].兰台世界，2009(6)

作者:张艳梅 刘少鹏 赵弘磊 单位:哈尔滨工业大学档案馆