民政档案信息化管理与利用问题探讨

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摘要：民政档案是记录民政工作历史、总结其相关经验的重要形式与重要信息载体。档案管理是民政部门的一项重要工作，是整个民政系统业务的核心内容之一。在新的历史背景下，随着国家加强对民政工作的管理和扶持，民政档案工作也受到越来越多的关注。本文结合工作实践，主要探讨了新时期民政系统档案管理信息化，以及信息化档案管理下的民政档案开发利用问题。

关键词：民政档案;信息化管理;档案管理

信息化档案管理是将信息技术与社会化服务紧密结合，从而创建一种更加便捷、实用的档案管理模式。民政系统作为政府重要的行政职能部门和社会服务窗口，在保障人民群众基本生活权益、维护社会稳定、促进经济社会发展与社会和谐进步等方面都发挥着重要作用。与传统的民政档案管理方法相比，信息化档案管理能轻松实现档案的网络快速查询与传递，同时对于相关信息的保存与修改流程也会变得更加简易。新时期民政档案信息化管理与利用工作将迎来全新的挑战，为了保障民政档案能够切实为民所用、造福社会，必须加大民政档案管理的信息化建设，使档案管理工作更加贴近实际需求。

一、民政档案的管理与利用

（一）民政档案的管理档案管理属于一项具有服务性质的管理工作。民政档案管理则是对过往民政工作的记录与总结，相关管理人员在民政档案管理过程中必须要维护民政档案的完整性与安全性。这里所说的完整性主要包括两个方面的含义，一是档案数量上的完整性，齐全、不残缺，从另一方面来说，档案的完整性则是指档案之间应保留其相应的联系性，单独的堆砌或是人为的割裂都是破坏其完整性的表现。同时，在进行民政档案管理工作时，档案的安全性也必须受到所有管理人员的高度重视，力求档案本身不受损坏，严防档案机密泄露是开展档案管理工作的基本所在。此外，档案管理工作不仅是国家文献信息保护部门工作的重要组成部分，更是反映过去的历史见证，因此，民政档案绝不容许任何任意篡改或修正的行为出现，只有这样，才能真正保持档案的历史性与还原性。

（二）民政档案的利用

对民政档案进行相应管理的根本目的在于便于档案资料的利用，单纯的档案管理工作只会将极具指导意义的历史资料变成“死档案”样式的存在，而民政档案的利用才能真正实现档案的作用与价值。随着时代的发展，各种各样的民生问题频繁出现，对于民政部门而言，其工作覆盖面也越来越广泛，作为民政工作的真实记录者，民政档案的涉及面也会随着民政工作的不断扩展而扩大。由此可见，将过往民政工作的实践经验进行整理、分类、归纳，最终加以利用，不仅有利于促进当前民政工作实际效率的显著提升，更有利于为民政档案管理工作指明其良性发展的方向。

二、民政档案信息化管理与利用的现实意义

从上文可知，民政档案涉及面较广、事件种类庞大且涵盖的领域不一，因此，在常规的民政档案管理工作中，通常需要投入巨大的人力以及物力资源。而随着科技信息技术的飞速发展，计算机应用技术也不断渗透到档案管理工作中，由此，电子政务管理模式开始兴起，而计算机技术的应用也为民政档案的管理工作带来了更加便捷、可观的管理成效。一方面，在实施民政档案信息化管理与利用的过程中，相关管理人员能够通过计算机本身所承载的强大检索功能轻松实现所要调取档案的查询与传递，且检索速度快、查询率准确、查全率高等优点是传统的手工检索模式无法比拟与超越的。如此一来，档案资料的查询、传递、开发等工作流程也会相应的简化，极大地节省了工作时间与工作效率。从另一方面来说，信息化的民政档案管理利用就是将纸质档案转化为永久数字档案，并建立起档案全文数据库这一庞大工程。当实现全面档案信息化档案管理后，管理人员在需要调取相应的档案资料时，就可以按照系统分类目录进行所查询资源的便捷检索，同时，在利用档案资源的时候能够完全保持原档案的完整性，最大程度地避免档案的缺损与丢失。对民政档案进行信息化管理与利用，不仅能够彻底改变传统的档案管理利用模式，弥补其弊端，为相关管理部门节省大量的人力与物力资源，还能轻松实现档案资源的轻松调取与查阅，突破了档案管理与利用的时间、空间限制，极大地提高了民政档案管理的利用效率。综上所述，对民政档案进行信息化管理利用具有较高的现实意义与实用价值。

三、信息化档案管理与利用工作中所存在的问题

（一）管理人员对档案信息化管理技术认识不到位

目前，大多民政部门对于信息化档案管理工作的认识均有提高，对于信息化建设也已经开始投入大量的人力与资金，但是，就实际的档案信息化管理与利用而言，管理人员的信息化管理意识依然薄弱，对于相应的信息化知识，如档案业务知识与网络法规等知识了解甚少，甚至于部分民政部门依旧沿用传统的手工操作来进行日常档案管理。其次，我国对于档案信息化管理目前尚未制定出相应的统一标准与规范办法，因此，部分工作人员因自身对于信息化管理系统不甚熟悉或操作不当而直接舍弃了计算机应用技术。

（二）缺乏完整的信息化档案管理的条件与设备

要想实现完整的民政档案信息化管理模式，信息化建设前期就需要投入大量的硬件设备，加之各种投入设备的后期维护成本较高，因此，建立健全信息化办公系统，创设完整的民政档案管理利用条件是一个漫长的投入过程。在当前各种环境设施与条件设备尚不完善的情况下，各地区的民政管理系统所采用的硬件设备不尽相同，加之用于运载管理工作内容的软件系统难以在短时间内实现统一，种种因素在一定程度上限制了民政档案信息化管理模式的推进。此外，从信息化人才建设的角度上说，部分档案工作人员不易接受新事物、缺乏相应的计算机技术应用意识，使得档案管理与利用的信息化工作不够深入，从而极大地影响了整体信息化系统的构建与完善。

（三）信息化民政档案利用程度偏低

民政档案本身具有一定的社会功能属性，在某种程度上还可直接作为民政业务开发与拓展的信息支撑，但目前的民政档案仅适用于相关部门之间的内部查阅，而并没有将部分能够公开的资源与信息化平台向广大民众公开，这是导致信息化民政档案利用程度偏低的最根本原因。此外，由于民政工作档案资源种类繁多、数量庞大，因此，相关管理人员在对民政档案进行信息化管理利用时仅是对其进行普通档案的管理，在实际管理利用工作中没有将民政档案本身所具备的社会特性与为民服务的特色体现出来。

四、新时期民政档案信息化管理利用策略

（一）提高思想重视，建立信息化管理规章

在进行民政档案信息化管理的过程中，各民政部门必须重视相关管理人员的信息化管理意识锻炼。同时，在档案信息化建设的过程中，要将信息化档案管理工作设置为管理人员的重要考核指标，从制度上鞭策管理人员不断学习相关的计算机应用技术，从而提高其自身的计算机信息化管理水平与实际工作效率。同时，为了促进民政档案信息化管理工作能够充分实现规范化、科学化与现代化，民政部门以及各地区相关部门之间可以共同制定出一整套健全的信息化管理的规章制度，从而使得管理人员在实际的管理工作中有所参考、有所制约。

（二）转变管理职能，创设全新的服务机制

为了适应新时期档案管理工作的时代要求，民政档案的管理与利用形式必须有所创新，从而确保当前的档案管理工作具有一定的先进性与创新性。为实现这一目的，管理人员必须克服以往被动的档案管理思想，积极转变民政档案信息化管理职能，创设全新的服务机制并主动为广大人民群众提供可公开的档案查询服务。

（三）完善相关设施，加强信息化人才建设

为了创建一个良好的、系统的民政档案管理与利用环境，信息化建设前期就需要投入大量的硬件设备，其中，相对重要的设备主要包括计算机、扫描机以及打印机等。政府部门以及相应的管理部门要将投入的资金落实到位，配置与档案管理相适应的软硬件设施，同时，创建全新的民政档案资源信息共享网络，从根本上消除档案管理工作中时常遭受到的时间与空间限制。

（四）利用信息化特点，突显民政档案工作的特色

计算机应用技术最大的特点就是资源共享，因此，民政档案管理人员应充分利用这一特点将民政档案工作特色彻底突显出来。从最基本的功能应用上说，管理人员在对各类型的档案管理进行扫描、转换与整合后，可以将部分可公开的档案资源公布在信息数据共享平台上，再通过具有服务性与开放性的信息化管理系统将其形成公开民政档案数据库。在此基础上，信息技术人员就可以在这一数据库中对特定的资料信息进行再次分类整理。这样一来，那些对于民政资料有查看需求的人群就可以直接通过网络或者手机端口进行相关资源的查询与获取。当这一功能实现后，信息化民政档案管理模式不仅解决了档案利用程度偏低的问题，更是极大地提升了民政档案的社会属性与应用价值，真正实现了为人民服务的根本目的。

五、结束语

在新的社会背景下，电子政务管理模式逐渐取代传统的手工档案管理方式。民政档案种类繁多，涉及领域宽泛，同时与人民群众的生活息息相关。在新时期，提高民政档案信息化管理技术不仅符合当前信息技术发展的趋势，同时也对促进我国档案管理工作的开展具有积极作用。

作者:田东鑫 单位:洮南市救助管理站

参考文献:

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