医院共青团档案管理工作规范化管理初探

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医院共青团档案是团组织在开展思想建设、组织建设、作风建设、制度建设、廉政建设等活动中所形成的具有查考和利用价值的图像、文字及其他各种形式的原始资料，是医院团组织团建工作的真实记录和活动印记，是团组织开展活动的重要平台，也是巩固和拓展团建工作成果的重要抓手。规范和完善共青团的档案管理是加强团员教育管理、强化团建工作力度、推动青年工作不断向前发展的重要手段。但是，对于某些医院，特别是一些中、小型医院，团建档案管理工作力度相对薄弱，水平较低以至于团建档案管理不规范、资料收集不完整，甚至遗失和散落等情况。为此，特提出以下对策建议：

一、加强分类管理，使之科学化

加强分类管理，要严格按照2006年12月18日国家档案局颁布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、《文书档案保管期限表》等作为归档的基本遵循。院团委应配合档案管理科，提出意见，制定好《档案保管期限表》，明确保管为永久、30年、10年期限的标准。一般来说，可将团建档案分为三类：

（1）基本组织类：包括医院共青团组织历史沿革，团组织设置的请示、批复文件，团组织换届的请示、批复文件，团组织架构图，团委书记、副书记、团委委员任职及分工的批复文件，团支部换届相关文件、团干部队伍名册及团员名册，团费收缴明细，团员个人情况、团委启用的印信、信笺等。

（2）基本活动类：包括团员政治理论学习思想教育及学习资料，“五四”纪念活动，团日活动，“3.5”学雷锋纪念活动，创先争优活动，“我们的节日”系列活动、“12.5”志愿服务活动，团干部培训活动，表彰奖励活动，争创“青年文明号、手”活动，“最美青工”评选表彰活动等。

（3）基本制度类。包括团建工作的各项规章制度、运行机制及督导执行情况的反馈记录等，如团委工作职责、团委书记职责、团委学习制度、团委推荐团员作党的发展对象工作细则、团委公示制、团委例会制、团委扩大会制度、青年志愿者服务工作管理制度、青年志愿者服务工作机制、团费收缴及管理制度、首问责任制、服务承诺制、限时办结制、信息管理安全制度、应急处突机制等。

二、加强组织领导，使之常态化

加强领导，当好后勤，搞好保障是做好一切工作的基础。共青团档案是医院文书档案的重要组成部分，团建档案工作的完成事关整个医院档案管理的水平，青年工作也关乎医院未来的发展。因此，医院要把共青团档案纳入重要议事日程，采取有力措施，不断提高管理水平。

（1）加强制度建设。制定并完善团建档案整理制度、团建档案收集制度、团建档案保管制度、团建档案利用制度、团建档案移交制度等，使档案管理工作有章可循、有规可行，更加制度化、规范化。同时，要建立奖惩制度。医院档案管理科每半年或每年对团建档案进行一次考核，不断提高团建档案工作的质量和管理水平，调动和激发工作人员的主动性、积极性和创造性。

（2）加大培训力度。团建档案需要系统、丰富的团的理论知识和较高的政策理论水平，必须牢固掌握团章、团史、团的会议精神以及党的路线方针政策、群团工作知识。必须坚持定期进行培训，加强继续教育和学习交流，不断更新档案学科的知识，建立兼职档案员队伍，调动和激发各团支部团干部的积极性，打造一支符合医院工作实际和队伍特点的高素质、复合型管理队伍。

（3）层层落实责任。成立共青团档案管理工作领导小组，分管共青团工作的院领导任组长，统筹推进团组织档案管理工作。团委书记是团建档案管理的第一责任人，团委兼职档案员狠抓落实。团委办公室要切实完成好医院共青团的文件收集和整理工作，并对团支部材料归集工作给予指导。

三、加强统一管理，使之规范化

档案资料的来源比较广泛而分散，而利用却要求实行统一管理。因此，原则上将共青团档案归入医院的年度文书档案管理体系，进行集中统一收集、整理和归档，避免出现团建档案流散于一线科室或团支部。团委办公室和档案科应加大管理力度，对各科室、团支部进行有效的指导、监督和控制，促使其按时、按质、按量对相关材料进行上交。对于以往团建档案分别在各科室保管的情况，有必要对历年来形成的团建档案进行一次全面、集中清理，查缺补漏，在整理规范、齐全后统一移交档案科，以此也将丰富档案科馆藏内容。对于团组织档案应做出明确制度要求：即最迟每年年中前，必须将上一年度形成的团建档案资料进行收集整理、分类组卷、规范装订、整理后移交档案科集中统一保管。对于团员个人的档案，原则上实行“一人一档”的办法，由各团支部先归集，再由团委负责组袋归档。要根据团员发展、流动、奖惩等情况，及时、全面、准确地对档案内容予以补充，并按时、按质归入个人人事档案。档案科应设立党建、团建档案专架，按照党建工作和团建工作顺序进行排列，使医院团建档案实现专门化和规范化管理，同时档案科应统一规范档案装具，做到一类一盒。

要做好团建管理工作，团委兼职档案员务必熟悉共青团工作流程和业务规范，以此做到对共青团工作及团的活动所产生的文件、声像、实物资料做到了如指掌、心中有数，积极主动全方位收集，确保归档材料完整齐全，高质量完成好医院安排布置的相关工作。

（作者单位云南省第一人民医院）