浅谈会计电算化对内部控制的影响及对策
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随着信息技术的发展，我国会计电算化系统实现了从记账凭证到会计报表编制全过程的自动化。在会计工作中以电子计算机代替手工方式对会计业务进行处理, 具有运算速度快、存储容量大、数据高度共享、检索查询速度简便、数据分析准确等特点。提高了会计工作效率和工作质量。内部控制是单位为提高会计信息质量,保护资产的安全和完整,确保有关法律法规和规章制度的贯彻执行而制定的一系列控制方法、措施和程序,在企业内部管理监控系统中起着举足轻重的作用。如何建立适应我国会计电算化发展的内部控制制度成为一项重要的会计研究课题。
1.内部控制形式的变化
传统手工记账规则规定日记账、总账要使用订本账册，明细账要使用活页式账册，通过若干个套账来实现相互牵制、相互核对。凭证、账本记录的错误之处要用划线法和红字更正法更正。电算化后，账务处理通常通过电脑软件来进行，只要输入的原始凭证是正确的。计算机可以迅速完成手工条件下的各种账务处理功能。手工会计下的账册核对功能在会计电算化条件下已由计算机代替，原手工操作下的一些内部控制措施在电算化后没有存在的必要性了，由于省去了分管会计审查复核编制记账凭证这一关键的审核步骤，使得不相容职务的监督能力降低。
2.内部控制内容发生改变
手工会计系统中，会计数据用可见的文字、符号直接记录在纸张之上，企业的每笔交易都有经办人签字，就连各不相同的笔迹也可以作为控制的手段。但是，会计电算化后，传统的凭证、单据部分消失，取而代之的是存有数据处理资料的磁盘、磁带、光盘等，这些存储在磁性介质上的信息是肉眼不可见的，很容易被删除或篡改，传统的控制程序在这里中断、消失，传统的控制方法，有的已不再适用。
3.内部控制的难度加大
会计电算化中数据的安全受到的威胁主要有:不可控制的自然灾害；非预期的、不正常的程序结束操作造成的故障；存储数据的磁性介质部分或全部遭到破坏；数据遭到破坏、篡改或泄露；使用、维护人员的错误或疏忽；利用计算机舞弊和犯罪；计算机病毒侵入等。加上计算机犯罪具有很高的智能性和很大的隐蔽性、危害性，因此，会计电算化系统中安全控制的难度较之手工会计系统更大。
二、我国会计电算化工作中面临的主要问题
1.观念有待于更新，内控制度要进一步落实
我国的会计电算化起步较晚,财政部在1994年相继颁布了(关于大力发展我国会计电算化事业的意见》、《会计电算化管理办法》、《商品化会计核算软件评审规则》、《会计核算软件基本功能规范》等文件，这标志着我国会计电算化工作已纳入法制化的轨道。但人们的思维观念还未充分认识到电算化内部控制的重大意义,没有意识到会计电算化所生成的会计信息系统对企业的重要性, 也没有意识到会计电算化的内部控制对会计信息失真的影响。目前我国的整体电算化程度虽然不高, 但 90%的行政事业单位、大中型企业集团都采用了电算化, 如果不建立和完善电算化的内部控制, 则会使大量的会计信息失真, 那么会计电算化所带来的高效率则是无效的。但有部分单位的会计人员根本就不知道这些法规的具体内容，在实际工作中有了违规行为后，也没有相应的部门去监管。对此，财政部门应加大指导和监督力度。同时，单位内部也应建立严格的管理制度，使国家的法规真正落到实处。
2.会计电算化系统人员岗位安全控制有待于加强
会计电算化后, 由于系统许多岗位可以合并, 许多手续合并到计算机中统一执行, 虽然会计人员大大减少, 但同时也使得一些不相容的岗位没有得到分离, 从而降低了工作人员相互之间牵制的效力。由于会计电算化实施时间短，经验不足，会计应用软件的使用普遍重功能、轻安全。利用计算机进行贪污、舞弊、诈骗等犯罪活动日益猖獗。并且计算机舞弊者多数为内部人员，他们对整个系统及控制措施比较了解，同时，系统内部人员也相互熟悉，往往不能严格执行一些安全保密措施。如有些会计人员既负责数据的输入, 又负责数据的报送, 这样就使得他们可能在未得到批准的情况下直接对使用中的数据和程序进行修改操作, 因此会计数据的准确性及安全性就受到了威胁, 也会给那些不法分子提供更大的做假舞弊的机会。
3.会计电算化系统信息安全控制有待于改进
在手工会计环境下,企业的经济业务发生均记录于纸张之上,纸张上的书面数据形成会计人员所熟悉的会计证据原件,这些纸质原件的数据若被修改,则容易辨别出修改的线索和痕迹,这也是传统纸质原件的一个基本特征。但是,电算化系统下原来纸质的会计数据被直接记录在磁盘或光盘上,是肉眼不可见的,很容易被删除或篡改,由于在技术上对电子数据非法修改可做到不留痕迹,这样就很难辨别哪一个是业务记录的“原 件”。一旦这些磁性介质受高温、受潮、受磨损等而出现损坏, 则其保存的数据将无法读取。假使没有做好相应的备份, 将会严重影响到企业的会计工作。而且该磁性介质是以磁信号存储会计信息的, 若数据被人为恶意修改而没被及时发现, 那么其所提供的会计信息就失去了意义。另外，各种各样的计算机病毒也对安全系统造成威胁，甚至会导致计算机系统的瘫痪。
4.伴随网络技术的普遍应用出现新难题有待于解决
会计信息可以通过物理通信线路传输到网络上, 会计信息的传输存在安全隐患。如, 网络信息在传输过程中很可能被非法拦截或被人篡改、复制、销毁, 特别是网络中“黑客”的侵袭更会给会计电算化的信息系统带来极大的潜在威胁, 这个问题的解决在目前来说仍是一大难题。
以上这些问题是会计电算化进程中其内部控制的及时解决。将极大促进我国会计电算化向更深层次发展, 最大程度地提高会计工作水平和会计信息的质量, 提升企、事业单位现代化管理水平和提高经济服务效率
三、健全、完善会计电算化环境下的内部控制制度
1.提高思想认识深度，规范系统控制制度
我们必须认识到会计电算化不仅改变了会计核算方式、数据存储形式、数据处理程序和会计数据领域, 提高了会计信息质量, 而且改变和方便了企业的财务分析和经营决策等, 是会计理论和会计技术的进一步发展、完善, 促进了会计电算化内部控制制度的改革, 是整个会计理论研究与实务运用的根本性变革。思想是动力, 只有思想上认识到位,才更有利于促进会计电算化的推广、发展和完善。规范日常操作管理控制。系统操作控制主要表现为操作权限控制和操作规程控制两个方面。操作权限控制是指每个岗位的人员只能按照所授予的权限对系统进行作业，不得超越权限接触系统;操作规程控制是指系统操作必须遵循一定的标准操作规程进行，明确职责、操作程序和注意事项，并形成一套电算化系统文件。
2.建立内部人员岗位安全控制制度
健全建立恰当的组织机构和职责分工制度包括对部门的设置、人员的分工、权限的划分以及相应的岗位职责制度，其基本目标是建立,以达到相互牵制、相互制约、防止或减少舞弊发生的目的，基本会计岗位可包括: 会计主管、出纳、会计核算、稽核、会计档案管理等工作岗位; 电算化会计岗位包括: 直接管理、操作、维修计算机及会计软件系统等工作岗位。机构调整必须同组织控制相结合, 以实现职权分离, 有效地限制和及时发现错误或违法行为。例如, 规定系统开发人员和维护人员不能兼任系统操作员和管理人员; 数据输入职务与审核记账职务不能相容等。同时, 还应建立起职务轮岗制度。建立健全系统操作与管理控制制度来规范每一个操作人员的行为以及各自之间的权限限制。
3.建立健全会计电算化系统的安全控制制度
实行会计电算化以后, 应设立计算机机房, 给计算机设备创造一个良好的运行环境, 保护机器设备, 防止其他无关人员进入机房, 保护程序和数据的安全。如规定交接手续和登记运行日志, 数据备份及机器的使用规范, 软盘专用及防病毒感染。系统维护包括硬件维护和软件维护, 硬件维护主要包括:定期检查并做好记录; 及时进行故障分析并做好记录。专机专用, 还有财务操作人员不得在财务专用机子上上网、插入外来的软盘和光盘, 以防止病毒侵入破坏计算机, 并且要定期对计算机进行查毒、杀毒等工作。并且要对在使用的财务软件进行定期的维护,防范于未然, 确保财务软件运行的安全、平稳、高效, 并对其所存在的不足不断地给予修正, 而且要对所选用的财务软件进行不断的升级。
参考文献:
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