相似数据别混乱,EXCeI有效性设置来站岗

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阿涛在速食店工作，是个Excel高手，常帮同事解决各种问题。这天，订单录入员B哥向阿涛诉苦。B哥：唉，刚刚被财务退货，说我录的订单明细表中客户名前后不一致，无法统计，排序都排不到一块。比如“北京市百合素食”，公司名竟有四个版本。每天那么多订单，我哪有时间一个个检查?那么多客户，我哪记得他们的全称?真头痛l阿涛，这好办，用“数据有效性”就能解决难题，事前防错，事后纠错，准确又高效。

下拉列表，无效录入通不过

第一步：先准备好一份完整无误的“客户名一览表”(见图1)。点击“插入一名称一定义”(2007版和21310版中点击“公式一名称管理器一新建”)，在“名称”中输入“客户名称”，在“引用位置”中选择CZ到C136单元格区域，确定。这样“客户名称”就定义好了(见图2)。

第二步：切换到“订单明细录入”表，选择日列，点击“数据一十有效性一设置”，在“允许”中选择“序列”，在“来源”中输入刚才定义的名称“客户名称”，并选中两项，“提供下拉箭头”、“忽略空值”(作用是忽略设置了数据有效性的区域中录入的空值。本例选择后在A列中就允许输入空值，因为双击任意单元格excei就认为你输入了空值)，确定(见图3)。这样“数据有效性”就设置完毕了。把鼠标放在A列中的任意单元格，都可以看到一个下拉箭头，点击它，就出现一个可以直接选择的下拉列表(见图4)。

B哥：太好了!有了下拉列表，今后录客户名称就又快又准确了!

同涛：数据有效性可以根据你事先制定的规则，自动判断录入的数据是否有效。符合规则的为有效数据，才允许录入。如果企图录入“客户名一览表”中没有的名称(比如“北京百合素食”)，就会弹出错误提示(见图5)。不过如果数据是以复制、填充方式录入的则不会弹出错误提示，需要注意。

跨表引用难?定义名称做“桥梁”

B哥：刚才设“数据有效性”时，为什么不直接选“客户名一览表”中的单元格区域，而要用“：客户名称”呢?

阿涛：因为数据有效性的设置不允许跨表引用。所以要利用“名称”这个“桥梁”，先把要引用的内容定义成一个名称，再在数据有效性设置中引用名称。

B哥：明白了。那如果以后客户增加了怎么办?

阿涛：更改名称的引用范围就行。假设客户名从C136增加到C138，只需再次点击“插入一名称一定义”(2007和2010版中点击“公式一名称管理器”)，选中“客户名称”这个名称，在“引用位置”中，重新选择单元格区域即可。

如果想一劳永逸，还可以把名称定义成动态的。只要在引用位置中，录入公式“0FFS ET(客户名一览表jSCS2，0.0.COUNTFI客户名一览表SCSC”，点击“确定”即可。设成动态名称，今后再增加客户，Excel就会自动扩展名称“客户名称”的单元格区域，不用你手工改动了，很方便!

纠错，无效数据没处躲

B哥：早点请教你就好啦!唉，之前也不知道录错了多少，要查起来很费劲呀。

阿涛：“数据有效性”的本事大着呢!它不仅能够事前防错，还能结合“公式审核”功能，事后纠错。

切换到你那张“原订单录入明细”表，对R列同样地设置数据有效性“=客户名称”。然后进入“工具一公式审核一显示公式审核工具栏”(2007和2010版中点击“公式一名称管理器”)，点击“公式审核”中的“圈释无效数据”图标(见图6右方，在E×cel 2007和2010中，单击“数据一数据有效性一圈释无效数据”)。这时，A列中的无效数据，被标出来了，不用一个个去核对(见图6左方)。