高职院校档案管理工作中常见问题分析

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【摘 要】高职院校的档案管理工作其首要任务就是为了高职院校的教学、管理与科研等学校工作提供服务信息，为高职院校的事业发展奠定了基础。本文主要研究的内容是高职院校的档案管理的现状，从档案管理的认识角度出发，对管理制度和信息的建设等内容进行分析和评价，并且针对高职院校的档案管理工作的改进工作进行探讨。

【关键词】高职院校；档案管理；常见问题

高职院校档案管理是指高等院校在教育教学、后勤服务和科研管理的活动组织中形成一定的考查价值，并且进行归档、保存和文件资料的统一管理，这是高等院校的总结经验和科研成果的推广，以及教学质量的提高与管理服务水平方面具有重要影响力。为了实现高职院校的档案管理规范化与科学化目标，提高档案管理工作的质量，需要更好的利用档案管理工作加强教育教学的服务功能，推进高职院校教育的稳步发展进程。

1 高等院校档案管理价值意义

1.1 历史面貌记录形式

高职院校的档案管理是历史面貌的反映形式，是一种推进学校发展历史的见证材料。高等院校的档案形成是高等院校多年积累下的教学实践活动的材料，具有很高的教育价值，也是对于高等院校工作综合性的反映。档案中有教育教学中的各个方面实践经验，是推动高职院校发展的重要条件。

1.2 科研成果和教学成果的表现

档案是高职院校和科研成果的集合，是教学教学中的知识学习的鲜活的教材。高职院校的职责是传播知识和学习能力的培养基地，是教学和科研中心。所以，在高职院校的教学与科研实践中需要推进创新教育，以及科研成果，并且这些重要的教育经验和科研成果进行存档，可供学生和教师的阅读和学习，弥补了书籍的出版周期较长，影响知识的传播速度的问题。

2 高职院校档案管理工作现状

2.1 对档案管理工作重视度不够

高职院校的规模化和跨越式发展进程的加快，相继出现各种大型、重要会议活动、科研项目、改革活动和试验实训的建设的加强，因此，高职院校的档案管理工作重要性也在逐渐加强。但是由于长期的传统观念的影响作用，档案管理工作仍然相对滞后，认识度也比较低，档案管理工作在大多数人眼里依然是技术含量低、简单的劳动层次的一种功能存储资料室，因此发展相对缓慢。

2.2 档案工作队伍建设水平不高

由于专业化和高水平高职院校的档案管理队伍建设好没有完全落实，导致档案管理建设不是很完善，知识停留在传统意义上。档案管理工作在高职院校中属于一种政策性和业务性的工作，但是由于专职负责档案管理的工作人员的数量不充足，进行档案管理工作的相关人员的专业结构补强，其整体业务水平较低。

2.3 档案管理制度不完善

档案管理制度越完善，档案工作保障性越强，但是高职院校档案管理工作中存储的资料大多数是有关法律、文件学习和法规的不到位，需要严格执行档案的操作流程，这样导致了高职院校的档案工作人员的档案工作出现严重的随意性。

2.4 档案管理工作方式较为落后

科技化和信息化高速发展，传统的档案管理工作不能够适应现代化的信息管理。但是高职院校在档案管理工作中投入经费不足，在一些高职院校档案管理工作部门汇总信息化的建设设备和馆舍等基础性的设施不健全，并且其信息化的程度不高，计算机的管理功能没有充分的发挥，导致在高职院校中的档案管理存在信息检索问题，伴随着体系建立问题也相继出现。

2.5 档案资料利用效率比较低

在长期的档案管理工作中，其管理的指导思想一直到实际行动的落实都在受传统的观念影响作用着，主要是重视保管，轻视利用的特征，片面追求保管与收集，但是其档案的利用却在次要地位，对于档案管理工作的运行造成了一定的阻碍。

3 高职院校档案管理工作问题的解决措施

3.1 通过现代化手段开发档案资源

在高职院校的档案管理中积极使用现代化的搜索方式，强化搜索工具性能，根据档案信息编制出适合现阶段高职院校的改革与发展档案的编制资料。首先，强化档案信息化管理的基础设施的建设。其次，档案信息资源建设与管理的有效推进。最后，档案目录的数据库的建设和强化，以及档案全文数据库与多媒体数据库的建设等。

3.2 强化档案管理制度，提高管理水平

为了适合现代化档案管理工作，需要强化档案管理制度。首先，档案的交接工作需要写到各个部门议事日程、规章制度和工作程序中。其次，档案管理工作人员在离职之前需要做好交接工作，保障下一个档案管理工作的顺利进行。

4 结束语：

由于高职院校的快速发展，其档案管理工作需要适应高职院校发展进程，使档案资源的信息化建设与档案资料深层次的开发创造有利条件，提高高职院校现代化建设与工作研究水平。

参考文献：

[1] 杨丹. 高职院校档案管理工作的几点思考[J]. 商丘职业技术学院学报. 2008（08-26）.

[2] 于咏莉. 高职院校档案管理工作中存在的问题及对策[J]. 太原城市职业技术学院学报. 2011（07-28）.

[3] 洪芙蓉. 浅谈高职院校档案管理存在的问题与对策[J]. 今日南国（理论创新版）. 2008（08-25）.