基于工作流的合同管理系统的研究与设计

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摘 要 在合同管理系统中，合同需要各相关部门协同完成。通过对工作流的研究，创建不同的工作流类型，规定各部门的操作权限和操作次序，实现合同在不同部门间传递。在中实现工作流在合同管理系统中的应用，实现企业办公自动化。

关键词 合同管理；工作流；；办公自动化

中图分类号C93 文献标识码A 文章编号 1674-6708（2011）55-0022-02

Research and Design of the Contract Management Based on Workflow

Abstract In the contract management system, the contract need the all related departments to finish. Through the research of workflow, Create different workflow type, the operation of the department regulations permissions and operation order, To realize the contract relay between the different departments. To realize the workflow used in the contract Management System at , so as to realize the Enterprise office Automation.

Keywords Contract Management；Workflow；；Office Automation

0 引言

随着公司管理的不断精细化，公司各部门协同完成合同已突显的越来越重要。在工作实际中，各种合同要经过不同的部门之间协同来共同完成，不同的部门对合同具有不同的操作权限。通过工作流的方法来控制合同的中转流程，使得合同能够按照工作流中定义的步骤来完成。

工作流管理技术作为一种过程管理的核心技术，不仅强调某个环节的完成情况，而且还要求从整个流程的角度来看待该环节的事务管理过程，把完成最终的服务管理目标作为流程管理的目标。工作流技术还可以将信任服务、授权服务和公文流转、信息共享等业务流程有机、紧密地结合在一起，构成安全的工作流业务系统，为不同业务系统集成提供实现的技术手段。

1 系统结构与分析

系统采用基于.NET平台的B/S（（Browser/Server，浏览器/服务器）模式来实现，在合同管理模块将工作流机制运用其中。

工作流起源于生产企业和办公自动化领域，工作流是针对现今计算机环境下实现经营过程集成与自动化而建立的可由工作流管理系统执行的业务模型。工作流技术通过将业务流程分解成良好定义的活动、角色和过程规则来实施流程管理、分析和再造，进而实现把人、各种计算机系统和各种应用工具相互组织协调起来，自动完成某项工作。

在本系统中应用工作流技术，就可以制订相应的工作流，指定参与到此工作流的部门及各部门处理的次序，还包括各部门对此类合同的管理权限等。在合同运行期间，合同按照其所属的工作流自动提交给相应的部门，该部门根据工作流中所规定的权限来处理此合同，并将此合同转交给工作流规定的下一个处理部门来处理，依次反复，直到此合同的最终完成。

2工作流管理模型设计

在合同管理系统设计中，其工作流管理模型包含如下与合同管理相关的对象：过程、活动、转换、活动参与者、工作流有关数据、被调用第三方应用程序。合同的创建、中转和完成的每个过程由这个合同管理的活动组成，形成一个活动网络。这个活动由数据准备者设置过程的活动数、负责活动任务的角色和具体用户，其中活动数是可变的，数据准备者输入需审批的数据，然后启动流程，系统自动将文档发送到下一流程环节。此环节审批员对文档进行审批后，系统根据处理结果决定文档的流向，同时自动调整文档状态和字段设置，直到整个审批活动完成，已审批的文档归档。在整个流程中，由指定的角色完成活动，文档的流转历程、在活动中的处理情况和修改记录均记录归档，审批者都有自己的空间，并进行数字签名，审批者意见的信息安全得以保障。

在本系统中，有关合同管理中工作流的建立如图1所示。

3系统设计

合同管理系统主要由用户管理、部门管理、工作流管理和合同信息管理四个部分组成。其中用户管理和部门管理主要完成的是用户和部门的添加、修改和删除操作。工作流管理主要是系统管理员对工作流的管理，根据业务需要创建不同的工作流类型，再结合Ajax技术实现通过鼠标的拖拽来选择不同的部门、本部门处理权限的设置。根据前期的需求分析，管理员可以创建一个工作流取名“一般合同工作流”，首先设置部门“销售部”具有创建合同信息和上传合同文件权限，其次设置下一个处理部门“技术质检部”具有查看合同文件、上传生产图纸的权限，再设置下一处理部门“生产部”具有查看生产图纸、上传已用材料清单的权限，再设置下一处理部门“财务室”具有查看材料清单、上传成本核算表的权限，最后再设置“销售部”具有完成合同权限。合同信息管理是整个系统的管理核心，每个部门都对合同信息进行不断的补充和完善，通过在工作流中查找本部的权限，获得相应的权限，以此来进行本部门的相关操作。在数据库设计时，合同信息表里面可以设置字段current_flow，该字段默认值为1，在每个部门完成后自增1，用来标识此工作流的当前处理部门，若当前处理部门要退回上一部门处理，只要将current_flow字段的值减1即可。以上述的“一般合同工作流”为例，销售部在查询“一般合同工作流”后，就可以创建一个属于“一般合同工作流”的合同信息，并获得了在此合同信息上添加一个合同文件的权限，完成操作后，将current_flow字段值加1。技术质检部的用户在登录系统后，分别查询工作流和合同信息这两个表，就可以得出本部门待处理的合同信息和对该合同信息的处理权限，再按照指定的权限完成本部门的相关操作。通过此种方式，即可完成整个合同信息的处理。

4 结论

合同管理系统是基于工作流的一种设计，通过工作流的控制，合同可以从不同的部门之间进行传递，各部门用户可以从工作流中查找相应的操作权限来完成相应的处理。管理员根据企业自身制订不同的工作流，就可以完成企业合同管理的自动化。

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