教务秘书综合能力探析

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[摘要] 教务秘书是高校教学管理的具体实施者,教务秘书的工作服务于教学,教学管理是高校管理的重要环节。教务秘书需明确工作职责,不断提高自身综合素质,以便更好地完善教务工作。

[关键词] 高校 教务秘书 综合能力

教务秘书的工作服务于教学,教学管理是高校管理的重要环节。教务秘书是教学管理的直接参与者,对教学各个环节都必须熟悉,才能高效、有序地做好管理工作。因此,做好教务秘书工作非常重要和必要,对教务秘书的工作提出了高要求。

一、教务秘书的工作职责

1.教学计划的落实与执行

严格按照教学计划确认每学期的教学任务,由系主任安排任课教师后,教务秘书编制课表;课表排好后,要维护其严肃性和稳定性,如有特殊情况,应按照相关规定为教师办理停、调课手续;收集好教学进度表并协助系主任组织好教学检查工作。

2.考务事宜与学生成绩管理

及时安排期末考试,并通知到任课教师和学生,如有补考、重修,要按规定办理相关手续;按时收齐登有成绩的试卷以及试卷分析表。做好成绩登录工作,及时向学生公布成绩。

3.学生学籍管理

每学年和每学期进行学年、学期学生学籍审查和处理,如有休学、退学、转学、处分等情况变动,应办理相关手续上报教务处审批,随时更新学生人数变动情况。对应届毕业生进行毕业资格审定。编制毕、结业生成绩汇总表,送教务处审核。

4.档案资料管理

分门别类,将学生的实习报告、实结、毕业论文、试卷等数据资料做好保存及管理工作。另外,做好教师、课程等档案的管理工作,包括教学大纲、授课计划、教师课表、试卷样卷及标准答案等。同时,还要做好数据统计和整理工作。如有重要教研活动、教学研究项目和成果、教学工作总结、各项教学经验、教学活动记录等都应纳入档案管理内。

二、教务秘书必须具备的能力

1.口头表达能力和书面表达能力

首先,教务秘书要求准确无误的口头表达,包括时间、地点、人员、事件等。其次,教务秘书要对所要陈述的事情言简意赅的表达,如会议精神、来文事项、任务要求、 各类通知、电话内容等。良好的口头和书面表达能力是完成教务工作的基本要求。

2.沟通和协调能力

教务秘书在日常教学管理中,经常需要与多个部门沟通协调,比如,补课过程中涉及的时间确定以及借用教室,需要任课教师、学生都有空余时间的情况下,将时间、人数确认无误后,向多媒体管理中心协调教室事宜。教务秘书在教师、学生以及教务处之间起到一个桥梁、纽带的作用,在各部门之间沟通协调,促成事件的完满解决,满足各方面所需。另外,还有非常重要的一点是做好领导与教师之间的沟通,让彼此理解,使上情下达和下情上传都变得顺畅。良好的沟通和协调能力在教务工作中能起到事半功倍的作用。

3.操作电脑和利用网络的能力

教务秘书的很多日常事务工作,都是在电脑上操作完成,基本转向“无纸化”办公,如教务系统软件的开发和应用后,排课、学籍管理、教学计划修订等很多工作都可经由该系统操作完成,教务软件的应用,使教务工作变得更为快捷,更有条理,真正实现了办公自动化,大大地提高了教务人员的工作效率。这就要求教务秘书必须熟练使用计算机,包括制作文档、处理表格、使用软件,实现办公管理自动化。

4.处理信息资料和资料整合的能力

信息资料包括文件、电话、会议等,这些资料能够保证教学工作的顺利进行。很多信息还具有很强的时效性,需要教务秘书具备迅速、准确地作出处理的能力,同时还要客观、全面的向有关领导报告,以进一步执行决策或调整补充、完善决策,这将直接影响到领导的科学决策。

5.心理承受能力

教务工作中,教务人员需应对各种繁杂的事务,需与各方面的人打交道,包括领导、教师、学生等。难免遇到不顺心的事,甚至需要承受来自各方面的压力。大量的工作,花了很大的精力和努力,不见成效,甚至不被理解,很容易影响到工作心情和工作热情。这就要求教务人员必须具备良好的心理素质、足够的心理承受能力,克服困难、增强信心,尽最大的努力,一如既往的保持良好的工作心情和工作热情。

三、教务队伍中存在的问题及建议

(一)教务队伍存在的问题

1.文化素质参差不齐

现有教务人员队伍中,很多一部分人员是因安置家属工作而来到教务岗位,其中年龄较大的人员大多学历偏低,文化素养也不高。在完成日常紧张繁忙的工作时,就显得力不从心。使工作效率大打折扣。再者,教务队伍中的人员,多数没有系统地学习过教学管理理论,他们所学的专业与教务工作关系并不紧密,这些都导致工作中遇到突况时缺乏应变能力。因缺乏较高理论水平和业务能力,使得学校教学管理的发展与建设受到了影响。再加之,缺乏学习、不注重培养是教务工作队伍素质不高的主要原因。

2.人员流动性大

目前,高校教务岗位人员更换较频繁。熟悉业务的人员离岗了,新任的人员还没有马上衔接上,很容易出现教学差错,甚至出现教学事故,这些都非常不利于教学工作的顺利进行与稳定发展。原因有很多方面,其中最显著的原因就是教务工作的繁杂,还要承担重大的责任。而导致教务工作的繁杂的主要原因是分工不明确,一些不属于教务工作范畴的事情,如教学进度表只上交电子稿,纸质稿交由教务秘书打印等工作,大大增加了教务人员的工作量,降低了工作效率。教务工作中,来不得半点差错,任何事情都要求百分之百的准确,一旦出现了差错,其产生的负面影响会很大,而面对如此繁杂的工作,谁也无法保证不出任何差错。这就致使教务人员承受了巨大的工作压力,导致很多教务工作者萌生去意,不愿留在教务岗位。

3.工作热情有待激发

教务人员经常担心工作中出现漏洞,大多小心谨慎。不求有功,但求无过。这种消极的情绪,毫无工作热情可言,更不利于学院教学工作的进行。另外,教务工作虽然忙碌,可是却看不到具体的成绩。学校对教务工作也没有引起足够的重视。领导对教务工作者缺乏人性化关怀,不注重解决他们的工资和待遇及职称晋升等问题。

(二)对教务工作的建议

1.教务工作者需不断学习,提高素质

教务秘书要注重提高自身文学修养,要加强教育学、管理学等各科知识的学习,用知识武装自己的头脑。让目标变得更明确,思路变得更清晰。提高工作认识,树立奉献精神。另外,要多参加针对教务工作者的培训。可外出学习、进修,可参观、访问,借鉴同行的工作经验,也可本校教务工作者互相研讨,相互交流、取长补短。

2.学校需加强人性化管理,激发教务秘书的工作热情

学校应对教务秘书工作予以认可与重视。多些人文关怀,多换位思考。上级要主动关心下级在工作中遇到的难处并给予相应的指导帮助。对教务工作者的工作量化绩效考核需公平、公正,解决好他们的职称、工资、待遇等问题。另外,学校还应加大投入,为教务工作者的培训和知识更新提供切实可行的政策与经费保障。

参考文献:

[1]黄朝阳,易晓燕.湖南医科大学学报(社会科学版),2008,10(6):191.

[2]曾云燕.中国成人教育.2008.