华能糯扎渡水电工程档案资料过程管理经验
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摘要：工程档案资料的优劣由过程资料的形成和整编所决定，过程资料控制不到位，将易出现归档时资料不符合规范要求的情况大量出现，使得归档工作极其被动。糯扎渡水电工程高度重视工程档案资料的过程管控，力求在过程中逐步实现资料的准确、齐全、规范。通过建立健全的资料管理体系、加强队伍建设、规范项目划分和验收程序、完善资料审查流程、多重的考核评比模式，使得糯扎渡工程的已归、在归工程资料总体水平得到了各级领导、专家的肯定。本文浅谈糯扎渡水电工程过程资料管理中的一些实践经验，为其它大型工程的在归资料过程管控提供浅略的参考。
关键词：糯扎渡；水电工程；档案资料；管理经验
一 引言
华能糯扎渡水电工程是我国已建、在建的第四大水电站，工程设计技术指标高、地质条件复杂，大坝、溢洪道、地下厂房等多项技术指标均名列国内外前茅，掺砾黏土直心墙堆石坝坝高在同坝型中属亚洲第一、世界第三；地下厂房是目前国内规模较大的地下厂房之一；开敞式溢洪道规模亚洲第一，泄洪功率和流速居世界第一。该工程自1986年开始勘测规划，2006年1月导流洞开工，2008年11月大江截流，2012年9月首台机组投产，计划2014年工程全部结束，建设总工期9.5年。糯扎渡水电工程建设目标为：“建流域一流工程，争创国家优质工程金奖，争创世界级精品工程”。档案资料管理的好坏，将直接影响工程能否最终达到预期建设目标，而工程档案管理的难点在于资料的过程控制，资料形成的准确性、规范性、齐全性将决定项目资料归档的质量。
糯扎渡水电工程的档案管理总体按工程档案和文书档案两大类进行管理，工程档案主要指在工程建设过程中所涉及的设计、监理、施工、科研等方面的建设档案，是跟随施工进度由各参建单位形成和整编的；文书档案主要指单位与单位之间的往来文件、通知、便函等，由各单位各部门内部公文处理文书进行收集整编，移交档案部门。本文主要阐述工程档案在资料过程管控环节的一些实践经验。
二 糯扎渡水电工程档案过程管理难点
参建单位众多：主体工程共分为七个标段，五个施工单位，两个监理单位，一个设计单位；辅助工程有数个施工单位和三个监理单位。参建单位数量多给工程的档案管理带来了较大的难度。
项目划分多：主体工程共有心墙堆石坝工程、溢洪道工程、引水发电系统、地下厂房工程、尾水系统工程、升压变电工程、左右岸泄洪洞、五个导流洞工程等主体工程以及砂石加工系统、交通、管理、环保等辅企工程。对工程档案管理的系统性和程序化操作提出了较高的要求。
存在跨标段施工项目：部分分部工程因现场工程进度的统筹安排，由多家施工单位共同完成，有的同时存在两家监理单位监理的情况。
复合型档案管理队伍参差不齐：部分单位的档案管理人员专业素质较弱，档案管理业务知识有所欠缺，与工程建设要求尚存在差距。
综上，糯扎渡水电工程档案资料过程管理具有参建单位众多、项目划分多、跨标段施工项目、档案管理队伍参差不齐等方面，面临水电工程档案管理普遍存在的典型难点。
三 糯扎渡水电工程档案过程管理措施
（一）档案管理体系的建立
糯扎渡水电工程建设管理局（以下简称“建管局”）作为华能澜沧江公司在糯扎渡水电工程的现场管理单位，自工程建设伊始，成立了现场档案管理办公室，归口于建管局综合办公室，并随着工程的进展，成立了竣工验收办公室，归口于建管局安全质量环保部。
依据各自的职责分工的差异，建管局竣工办负责编制《糯扎渡水电工程项目划分实施细则》、《糯扎渡水电工程验收管理办法》，以规范和指导工区各施工标段的工程资料分卷划分，验收程序和竣工验收资料。建管局档案室负责编制《糯扎渡水电工程项目文件材料编制、归档要求及档案整理办法》、《糯扎渡水电站工程档案分类表》、《糯扎渡水电工程文书档案归档办法》，统一规范了资料归档环节的各项内容。总体形成了三级资料审查模式，即以项目工程师负责资料初审，保证资料的准确性；竣工验收办公室负责资料复审，主抓过程资料收集和技术性审查；档案室负责资料终审，主抓工程资料归档保存和规范性审查。针对参建单位众多的管理难点，工区各单位也按照建管局的工程档案资料管理模式，各自成立了相应的档案室和竣工办，配置具有档案管理资质的专职档案管理人员和具有丰富现场施工经验的兼职档案管理人员。
为了在过程中掌控体系制度运转的有效性，建管局组织参建各方对档案资料的过程整编情况开展月度集中普查、半年期专项检查、年终总结性抽查，并对存在问题及时组织答疑和整改。
（二）档案管理队伍的建设
管理队伍的建设是每个大型工程共同面临的难题，糯扎渡在档案管理队伍建设方面，针对资料的准确、齐全、规范性要求，开展了针对性培训，在队伍建设之初，加大过程资料检查密度，由项目工程师负责把好资料准确关，竣工办管理人员负责把好资料齐全关，档案管理人员参与过程检查，对在资料整编的规范性方面存在的问题，提出具体的整改要求。使得培训与过程资料存在的问题密切结合，抛开了以往教科书式的培训模式，在整改中提高整体队伍的资料管理水平。
同时，建管局多次邀请中电建协达标投产和省档案局专家到现场开展专项培训和咨询答疑，并要求各参建单位档案管理人员外出参加国家档案局档案管理培训，通过采取“请进来、送出去”的培训模式，为规范糯扎渡工程档案管理工作和提高管理队伍建设起到了积极的促进作用。
（三）项目划分结构的优化
为了确保项目划分与实际建筑物的一致性及归档资料的统一性，建管局竣工办制定了《华能澜沧江糯扎渡水电工程项目划分表》，要求各参建单位按分部工程及时对分项、单元工程进行划分及编码。
单位工程、分部工程划分注重建筑物结构的完整性和功能特性，突出阶段性及使用性，不考虑施工标段的划分。有些分部工程包含多部位、多类型项目，为便于统计评价和资料整编归档，引入分项工程，分项工程对应归并同部位、同类型单元工程进行统计评价，按分项（工序）归并逐个统计评价各项的质量水平（即分项工程不作为一工程项目级别，也不作质量等级评定）。单元工程依工程类别、施工方法等按层、块、段、台套等划分。此外，中间产品的单元工程划分，如：混凝土拌合物按同一座拌合楼同一品种混凝土每月为一单元工程；在混凝土工程的分部工程中，同一品种的混凝土拌合物作为一个单元工程，所有品种混凝土拌合物单元工程归并为一个分项，并作为其主要分项评定分部工程的质量等级；混凝土预制构件按生产批和件（大型构件）划分；金属结构制作则按部件和节段（大型）划分。
（四）完善的验收程序
糯扎渡水电工程是由若干个不同规模、不同工期的合同项目工程组成。为了明确糯扎渡水电工程各层次项目验收工作的验收组织、验收程序，规范各种验收表格，统一验收文件编写深度、提供验收文件及备查文件目录和提出验收资料归档管理的具体要求，使合同项目工程验收规程更具可操作性，建管局竣工办负责编制了《糯扎渡水电工程验收管理办法》。验收内容包括有：单元工程验收、工程中间验收，分部工程验收、单位工程验收、工程阶段验收和合同项目工程完工验收。每个单元工程形成套表格式，并要求增加“验收资料清单”。
由于工程项目特点，对一些分部工程范围较大，工期较长，需要分阶段提前对部分项目进行专项验收。为了与《水电站基本建设工程验收规程》中“阶段验收”概念有所区分，引入了分部工程中间验收一项内容，同时这也较好的解决了跨标段施工项目的验收问题。分部工程中间验收程序按照各监理单位监管部位（范围），由各监理单位分别组织分部工程中间验收，形成签证书。待满足分部工程验收条件时，由建管局组织，所涉及的相关各设计、监理、施工单位参加，依据中间验收结论，结合现场情况，进行整个分部工程的验收评价，形成验收鉴定书，而中间验收签证书作为其支撑材料之一。
（五）闭环的资料审查流程
工程资料整编完毕后，先由施工单位竣工办按资料清单自检资料整编齐全性，报送监理单位竣工办复检，监理针对报送材料的齐全性、规范性提出整改意见，并在资料审查流水单上注明修改内容及整改期限，返回上一层施工单位落实整改，待整改完毕并经监理复审后，报送建管局竣工办审查，竣工办审查完毕后方可移交档案室，由建管局档案室审查并归档。使得资料审查全过程有组织可问责、有层次可管理、有记录可查询、有总结可改进，从而保证在归档案的全程闭环管控。
（六）多重考核评比模式
为了起到树立榜样，以点带面的作用，建管局大力推行样板内业评比工作，由施工单位将季度整编完成的在归档案资料报送至监理单位，由两家监理单位按照建管局已发《糯扎渡水电工程样板评比管理办法》的标准，逐条核对，筛选出满足标准的单元、分部工程资料，报送建管局竣工办进行复审，评选出季度样板内业并予以奖励。通过样板创建及考核评比，促进了档案资料控制的规范化、标准化，发挥了样板的示范效应和辐射作用，推动了档案管理水平的整体提升，形成各标段争创样板、各单位“比、学、赶、超”的良好氛围。
同时，糯扎渡建管局于2009年第四季度正式启动了达标投产工作，建管局及各参建单位均分别成立了达标投产办公室及安健环、土建、金结、机电、档案、综合各专业共八个考核组。其中，档案管理专业考核组由档案室牵头，制定了考核细则，按照达标投产考核评价系统，由档案专业考核组具体组织开展施工月度自检、监理季度复检和建管局半年期、年终阶段性的对标考核，结合考核评分项，逐条评价，及时发现与达标投产标准相悖的扣分项，并限期整改，将达标投产工作与档案管理实现日常化、过程化控制。
四 结语
通过以上一系列针对性措施，基本解决了在归、已归档案过程管理出现的难点问题，采用事前控制及早预防、事中控制及时纠正、事后控制总结经验，事前、事中、事后互相衔接、严格把关，使得糯扎渡工程档案资料在控、受控。中电建协达标投产专家组和澜沧江公司达标投产检查组分别多次对糯扎渡水电工程达标投产及资料管理工作进行了现场检查，对糯扎渡工程在归档案资料管理水平模式给予了肯定。
鉴于糯扎渡工程本身固有的复杂性，新问题、新挑战会不断出现，档案的过程管理需要不断总结、不断完善、不断创新、不断提高，以保证项目资料最终按期、按规范顺利归档，圆满实现工程建设目标。
参考资料
[1] 《提高档案管理科学化水平的路径选择》，《山东社会科学》，李国兰，2011
[2] 《从竣工资料归档谈竣工资料的过程管理控制》，《机电兵船档案》，张宝珍，2009
作者简介：
陈东（1985-），男，福建泰宁人，助理工程师，学士，主要从事水电工程从事质量监督、达标投产、竣工验收及工程资料等方面的管理工作；