浅谈如何做好工程施工资料管理员

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摘要：工程施工资料的管理，需保证质量的完整性、准确性，而作为建筑施工单位的一名资料管理员，需要充分的认识到资料管理的重要性，做好工程资料的收集与分类的工作，并对各项专业技术进行了解，跟随工程进度及时的记录，这样才能成为称职的资料管理人员。

关键词：工程施工 资料管理 资料收集

一、工程资料的认识与理解

建筑施工单位技术资料分为工程管理资料、工程质量控制资料、工程竣工验收资料、工程安全验收资料。从工程开工到竣工再到验收这整个过程中都是由工程技术资料管理工作进行贯穿的，而在每个环节的资料管理中也是不可缺少的。例如工程管理资料所反映的是整个承建单位的技术能力与水平，也是承建单位信誉的保证和施工的指导方针；工程质量控制资料指承建单位需根据国家管理条例与相关法律进行工程施工，反映了在建筑施工中所使用的材料是否符合设计及规范要求，每道工序交接是否规范，施工质量是否得到建设单位、勘察单位、设计单位、监理单位的认可，而这项资料也是跟随施工进度进行记录，是不可缺少的资料。工程安全和功能检验资料则是对承建单位是否按照设计图纸及有关规范进行防火、防水、主体结构等项目施工的反映，也是建筑结构有无安全性和功能是否满足需求的体现。工程竣工资料则体现承建单位是否按照施工合同完成所有项目的施工，在确保质量合格的同时，各项使用功能正常的情况下，具备竣工验收条件。而作为现场施工资料的管理员，对每个环节和施工阶段的资料都必须认识到其重要性。工程资料管理明确则是保障承建单位的信誉与发展，更是监督施工进展根据要求进行施工的有利证据。

二、工程资料收集、填写、分类的工作

做好施工资料管理员的重要一点，就是要做好资料的收集、填写、分类整理归档工作。可从以下几点进行分析。

1、资料收集

对于资料的收集，必须要了解资料的时间和施工过程资料的区分。每个施工阶段都相应的有工程管理资料和工程质量控制资料，清楚每个阶段的资料都有哪一级别的单位组成。如，前期所需的准备资料，由勘察单位、建设单位、设计单位、施工单位所形成的。建设单位所包含的有土地的使用、工程勘察设计、建设的规划、施工许可证、施工设计图审查等等。监理单位则由监理大纲、规划、实施等组成。施工单位则由施工组织设计、施工准备、工程定位放线、开工报审、施工单位资质及人员资质等组成。而资料管理员要做好收集、整理每个阶段的资料，以保证工程顺利的进行，及建筑的使用、质量的保证。

2、资料的填写，保证准确性与及时性

在施工过程中跟踪施工进度进行资料的填写，称为承建单位的工程资料填写。资料更新包含原材料、施工设备的检测报告、各施工试验检验以及现场工序验收报告等资料。施工过程中，资料管理员要做到手勤、嘴勤、脚勤，以保证工程资料紧跟工程的进度和准确性。腿勤则指资料管理员勤跑施工现场，及时的了解材料的进场、设备的使用、使用规格型号、产地以及数量、检验报告等。工程施工进行到哪个节点，需要填写哪些资料，并跟随工程进度与监理、甲方以及技术负责人、质检员对建筑进行验收，对验收建筑的质量与标准进行核对，验收结果可以与标准数值有一点的偏差。嘴勤，则为资料管理员多与设计单位、监理单位、建设单位等领导进行沟通，掌握各级领导对工程进度的要求与规定。也与现场技术人员多进行沟通联系，对工程进度的变化情况进行详细了解，使所记录的资料准确真实。手勤，则是把所了解到的各种信息及时地记录下来。避免在填写报验时有所疏漏，以保证资料的完整性。而在资料填写时，必须按照当地政府相关部门统一规定的格式进行填写。所填写资料中原材料，必须写明材料名称、规格型号、产地、进场数量以及材料进场时所附有的生产厂家合格证、检验报告、生产许可证、质量证明文件等等，在进场后需进行复试，复试需及时填写复试委托单，与现场监理工程师一起进行现场取样和复试，复试合格的材料才能使用于工程中。工程建设过程中需进行检验批报审，要写明工程名称、部位外，主控项目要逐条审核是否符合验收规范条款规定，一般项目必须写清楚现场记录的真实数据偏差，不能随意填写。所填写的资料必须保证真实有效性。

3、资料分类归档整理

施工资料需按照土建、节能、采暖、电气、消防等专业进行区分。要按管理资料、质量控制资料、安全和功能检验资料、环保节能、工程竣工验收资料等分类整理。从原材料、各施工工序验收、施工、竣工、工程交验等跟随施工进度进行资料的整理。各专业需按照归档的要求清点份数进行汇总。资料需根据专业进行分类，并一一列出资料归档的目录，便于资料竣工进行验收审核。整理的资料需跟随工程实体一起进行验收，验收合格后需各职能部门管理和本单位保管的资料交于相应保管部门进行保存。

三、工程文件收发及管理规定

工程资料的收发管理，理顺资料传递关系加强。按照工程进度做好工程资料的准确性，方便资料的查阅。

1、工程资料的接收。

各工程部门所提供的资料，由资料管理部门进行统一的接收。而行政方面的文件则由办公室进行接收。工程部门或者个人从外带回或者通过其他途径接收的资料，则需交由资料管理室统一接收。设备的使用，需进行验收后，及时的立卷归档，设备的资料则由资料管理室进行接收，并发放给相关单位。资料室所接收的工程资料，必须进行数量和外观质量检查，一旦发现问题需及时的通知寄发单位进行补发。记录完毕的资料，及时进行整理，保存归档份数后，应按工程部领导审定的工程文件分发给有关部门。对接收的密级文件资料，要严格按保密规定妥善收存，并认真执行密级文件资料的借阅规定。

2、工程资料的发放

对于工程资料对外单位进行分发则由档案资料室统一进行办理。上级单位的工程资料则由工程部领导确定发放单位和数量。档案资料室按工程部领导审定的施工图分发表、设备资料分发表分发工程文件资料（当工程施工图、设备资料份数有限时），档案资料室仅提供施工单位一套或二套文件，不足部分施工单位可委托档案资料室向设计院提出增加施工图供应数量；设备资料文件不足部分，由施工单位自行联系复制，复制的设备资料应加盖“复制件”印章。在资料的分发过程中，为了避免出现发错的现象，指定人员进行领取资料，并对资料室进行书面通知。

总之，作为施工资料的管理人员，必须做到资料的准确性，完整性，对资料的管理要严格的按照规章制度进行，从而保证工程施工的顺利发展。

作者简介：何波 女 1980.08 工作单位：江苏建成建筑安装工程有限公司 职称：助理工程师 职务：资料档案管理员 邮政编码是：215625