协同软件中的在场状态探测与识别
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在协同软件中协作成员的场况――在场状态――是协作能否有效进行的决定性因素。协作分析家们认为,正是由于在场状态探测与识别技术的发展和服务的提供,导致了协同的升级由协同1.0升级为协同2.0(Collaboration 2.0)。
虚拟环境中的场况识别
场况是指虚拟环境中有多少人及每个人的在场、在线、动作状况和标志情况。在场状况是指成员注册登记、登录状况,也包含每个成员的登入时间、频度、时长及其统计讯息。好友列表、分组以及各个成员的级别、权限和资料信息情况均属于协同沟通系统中成员的场况信息。
场况信息分为两类。一类是成员自己设定和填写的,虚拟性和匿名性得到尊重,其真实性由登入者自行裁量决定,因而系统环境不能保证。另一类是由系统探测识别并按照一定的规则计算统计生成的,其真实性由系统环境按一定规则保证。比如成员的级别和权限以及线上行为统计等信息。
系统在技术上可以保证探测到成员的在离线状态,但为保证成员匿名的需要,特别允许成员设定“显示为脱机”和“隐身”。在线是指每个成员是否登入的实时状态。成员在线时,动态标志用来指示该成员的在线活动状况。MSN系统中是有空、忙碌、离开、显示为脱机等状态。在腾讯QQ中则表示为我在线上、忙碌、邀请(Q我吧)、(短时)离开、离线、请勿打扰、隐身以及音、视频设备的可用状况。在线信息也可以称作线况信息,对于他人(可能是被协作者(参与者和旁观者)也可能是协作发起者)而言线况信息的作用是很大的,决定了协作行为的发起、持续、拓展、限制和终止。如果说它决定着协同的效率应该不算过分。
场况信息和线况信息以英文Presence & Status来表示。在中文似乎还没有找到更好的表示方式。这些信息对于系统是有意义的,用来协调和管理的意义不言而喻。但更重要的是对于组织的意义,对企业管理特别是信息化的企业管理意义非常重大。
最明显的意义在于通过信息和信息行为的管理实现组织行为管理。企业行为管理一直以来都是管理的难题,特别是成员行为管理。这些信息的方便取得,使得组织可以实现对成员信息行为的识别和评价,进而可以实现合理程度的管控。当然,管控仅仅是一个方面,甚至是比较小的一个方面。大的方面是成员间协同效率会因此而得到极大的提高。整个企业组织的效率瓶颈实际上一直是信息不对称,从决策到运营,直至行动的效率都系于此。组织中的每一个成员的场况、线况信息以及交互过程中传送、存储、处理的信息,综合起来就极大地解决了这个问题。
数据在场技术的作用
数据(信息)在场技术是协作技术的一大进步,其意义重大但没有得到很好的阐释。比如,IM即时通讯一开始只是一种瞬时(及时)信息沟通工具,留言功能的增设意义是重大的。大家应该还记得当时的情形,腾讯的QQ已经具备了好友不在线时的留言功能,而当时微软的MSN还不支持好友离线时的留言功能,只是提供了“发邮件给不在线的好友”的替代方案。这让用户感觉很不方便,许多用户因此而被腾讯QQ“黏住”。
随后,即时通讯(IM)进步就是数据(信息)在场技术的另一个进展,发送离线文件。这标志着即时通讯系统为系统使用者之间维持了一个短时的(由系统设定时间不能太长)协同信息区,该区间存放数个文档。文档可以是各种格式――文本、图片、音频文件、视频文件等。
目前,大家喜欢用即时通讯系统来传送文件而不是使用电子邮件,特别是大文件就更加体现出优势。电子邮件系统是受到服务器存储空间限制,不允许附带大容量的附件。虽然目前很多邮件服务商都增大了允许的附件大小,但还是难以满足客户传送超大容量附件的要求。另外,电子邮件系统的非实时性使得及时性传送需求不能保证。顺便提一句,电子邮件系统的最大问题就是它的协同离线性――发送信息一方无法预知对方何时会收到信息,甚至不知道能不能收到,收信的一方是否在场、是否在线一概不知。在即时通讯系统里,至少对方的在场状态信息是由系统提供并有技术保证的(比如至少在列表中可以看见并可见其一些资料)。数据信息在场技术的革命性进步是在即时通讯系统中维持一个不限时长的协同工作区,它的首个商用形式出现在中国――王志东的点击科技公司推出的竞开协同之星GK-Star。
实际上,我们如今讨论的协同技术和协同软件都是基于计算机网络的,其基本工具便是基于计算借网络媒介的沟通系统,如电子邮件、讨论组、即时通讯等。考察这些技术你会发现它们具有很强的个人―社会化特征,它是个人之间的社会化的应用,行为是个人的,场景是社会化的。自发、自组织性是其基本特点。在这个意义上,它对于组织或企业的缺点就很明显,自愿、自发的协同很难有效实现组织目标,因此,组织协同――对协作行为的导向、规范、管理是组织(或企业)协同所必不可少。竞开协同之星把个人间的社会化协同沟通架构于企业组织中,使其具备了组织管理的可能,使后继协同软件厂商如致远软件能够在其基础之上实现组织级协同管理平台开发。而GK-Star在客户端和服务器端维持的不限时长的协同工作区则实现了团队(组织)数据信息的在场,只要组织(团队)成员能上线,无论是PC机、智能手机或者其他终端,那么他就拥有了他工作和业务管理所需的所有信息――在场、在线,包括成员场况――有谁、有多少、在线、离线还是忙碌等等。可以说到了GK-Star作为协同软件中的基础构件――沟通引擎就基本上成形了。
在协同软件平台中,与沟通引擎同等重要的是工作流程引擎。在一般的OA、项目管理等管理平台中,都使用了工作流引擎。工作流引擎早已发展得相当成熟,已经成为标准化的程序构件,通常已经不需要应用系统软件开发商自行研制,只需使用商品化的标准工作流中间件即可。在大多数应用系统中的情况就是如此,可以根据应用环境的不同和业务性质的不同来定制工作流的属性,基本上可以满足各种场景下的业务流程操作和管理。在以组织协同为目的的协同管理软件平台中,问题有些不同。为了协同的目的,流程和操作必须有所调整以适应协作的需要。调整的依据是什么?其中很重要的部分便是场况、线况信息,是参与协作的团队(在很多情况下是动态的团队和虚拟的团队)和个人的场况和线况。为此,必须构建能够实现这种调整的机制。这就意味着协同管理平台软件厂商不能满足于使用标准的工作流中间件,而是必须对标准的工作流进行改进。比如,致远软件就研制开发了自己独有的二元化工作流程引擎。仅此一项创造就使得致远软件的工作流操作和管理具备了无可比拟的优势,该公司推出的协同办公系统软件在市场上销售处于领先地位,连续六年位居全国第一。
组织级管理软件中场况信息的应用
在组织级管理软件中,场况、线况信息的情况更为复杂。在个人―社会化的协作和沟通过程中,所谓场况、线况都是个人的。在MSN、QQ及Blog、Wiki、Sns等Web2.0技术和应用中其管理和开发应用的发展已经非常成熟。而在组织(企业)中,每一个成员都被赋予了固定的和动态的岗位职责,具有相应的组织中的位置和角色。这些情况必须被一并考虑并得到有效的处理和管理。这些信息演变为每一个成员的场况、线况信息的重要且刚性的组成部分,这在处理上由于前述的场况、线况信息存在极大的不同,而不能采用同样的机制来处理。
领先的协同技术开发商如致远软件是将管理模型嵌入到工作流程的方式来解决问题的。从本质上来考察组织级协同,其基本要素是流程、规则、状态和信息。每一个成员只要能够随时随地的能够存取和操作这些信息和数据,协作的前提和条件就完全具备了。
从这个层面看问题,PC机、笔记本电脑的具体形态已经不是必需的,完全可以是任何形态的信息终端。这样我们就不难理解为什么思科(CISCO)要推出嵌入WebEx解决方案的终端设备了。我们可以预期这类终端将会发展成熟,并极大地改变人们的信息设备应用状况。也许我们可以预期在企业应用环境下,这类终端会想胸牌电话一样成为标配。至少在信息化程度最高的组织中,这种情况可能很快就会到来。