电子邮箱信息管理问题分析
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电子邮箱是早期互联网的主要应用内容，至今使用率仍很高，目前电子邮箱正朝着大容量、大附件的方向发展，邮箱的管理功能也越来越丰富。虽然电子邮箱最初仅是为方便人们的通讯而设计的，但由于它具有一种类似于“信息导管”的功能（可用于传送文档、幻灯片、联系人、日程安排、音频、视频等信息），人们开始越来越多地使用电子邮箱，而且随着时间的推移，电子邮箱的功能已从最初的个人通讯逐步扩展到个人信息管理（PIM），比如很多电子邮箱都有记事本、任务表、相册等功能，甚至与网络社区相关联。尤其是各服务商提供的电子邮箱的容量越来越大，比如网易3G、新浪2G、QQ邮箱存储无限量，这意味着电子邮箱已经成为一种重要的PIM工具。
2、电子邮箱在用于个人信息管理中存在的问题
尽管电子邮箱活动已很普及，成为人们日常生活、工作和学习、娱乐等活动的重要组成部分，但这丝毫不意味着我们每个人都能有效地使用和管理电子邮箱，实际上人们越来越发现因为对电子邮箱管理不善而浪费了很多的时间，降低了工作效率。目前，电子邮箱活动中存在的主要问题归纳如下：（1）忽视电子邮箱的信息管理功能电子邮箱是通过网络电子邮局为网络客户提供的网络交流电子信息空间，具有收发、存储、管理电子信息的功能。而多使用电子邮箱进行个人信息管理存在的问题及对策研究文／刘帅谢笑数人只关注到它的收发信息功能，对于存储，仅仅是被动的，更不用提管理了。多数人在打开电子邮箱之后只是写信、收信，从未使用过附件中心、记事本、日历、网盘等功能，造成资源的极大浪费。（2）对电子邮箱中的信息疏于管理由于各电子邮箱服务商都提供了大容量的存储空间，用户疏于对其中的信息进行管理，邮件得不到合理的归档、整理、删除，重要邮件和垃圾邮件混淆在一起，造成信息过载。而且往往垃圾邮件的数目过多，使得重要邮件被淹没。（3）使用多个电子邮箱导致信息分散许多人拥有多个电子邮件账户，原因有很多：将工作信息与个人信息分开管理，满足自己的多种需求（如加入社区、网上购物时注册之需），满足不同的环境要求（如Gmail信箱更适合与外国人通信，而QQ邮箱便于及时管理邮件），信息获取行为发生变化或是忘记了申请过的邮箱账号和密码。使用多个邮箱导致信息分散，使管理个人信息的负担日趋加重。（4）数字环境改变导致信息丢失电子邮箱的数字环境是指发送人、发送时间、附件等，附件包括文本、音频、视频、网络链接等信息。由于电子信箱的容量有限，电子邮箱中附加的电子文档，用户一般在收到下载后就会将其删除，尤其对信息量大的文件；而且由于网页有有效期，通常为44天，有时邮件虽在但其附件中的网页链接可能已经失效，因此一些信息不及时保存可能会丢失。（5）不能有效地管理邮件账户目前虽然许多人拥有多个电子邮箱账户，但是常常是疏于管理和维护。很多人仅靠电子邮箱账户本身的存档功能将信息留在收件箱中，而不对信息进行备份。一旦供应商突然停止提供该业务，那么用户也就无法再利用该账户中的信息了。
3、完善电子邮箱在个人信息管理方面的若干对策
作为人们日常个人信息管理的基本活动，电子邮箱活动直接关系到人们的工作效率、生活质量的提高，如何提高电子邮箱在个人信息管理方面的作用，本文认为可以采取下述措施：
（1）过滤垃圾邮件
对大多数用户来说，垃圾邮件是目前电子邮箱管理中的主要问题之一。本文认为处理垃圾邮件的方式主要有三种：一、在电子信箱中创建列表，将朋友、家人和客户的地址加入到该列表中，拒绝该列表之外的陌生地址发来的邮件，如同人们拒接手机上的陌生来电一样；二、对那些发送大量邮件的因特网服务提供商（ISP）收取一定的费用，当发送垃圾邮件的成本大于收益时，他们就会停止发送垃圾邮件，或者将其设置为用户阅读后要求发送方付费，也能在一定程度上遏制垃圾邮件发送方的行为。
（2）定期管理电子邮箱
多数用户可能每天都会打开邮箱阅读新邮件，但不会每天都管理邮箱。这不仅是因为时间有限，更是由于不能确定邮件的重要性而难以立即做出处理决定，也有很多用户因为觉得电子邮箱的存储空间很大，不需要删除也可以装下所有的信息，但是若长期不管理邮箱，尤其是不对垃圾邮件进行大扫除，就会导致信息过载，重要信息被垃圾邮件所淹没。正确的做法是将垃圾邮件和已经没有价值的邮件进行删除，将需要保留的邮件进行存档归类，有些文件还需要备份到其它存储设备上。
（3）使用合适的PIM工具或软件
使用合适的PIM工具或软件，能够帮助人们更好地管理个人信息。比如Outlook、Foxmail、Gmail等免费的在线邮件处理系统。Outlook是一个基于Windows操作系统的管理电子邮件的PIM工具，它可以收发电子邮件、管理联系人信息、记日记、安排日程、分配任务。Foxmail邮件客户端软件，是中国最著名的软件产品之一，它具有强大的邮件管理功能，比如垃圾邮件过滤，除了贝叶斯过滤法，Foxmail还提供"黑名单"、"白名单"、"规则法过滤"等过滤技术。在Foxmail中，由于每一个帐户的数据都被保存在一个独立的文件夹下，所以备份邮件非常方便。Gmail提供了目前仍在不断增加中的大容量存储空间，可以长期保留用户的邮件。与其它电子邮箱应用程序不同，它具有四个特点：一、用存档代替删除。用户在整理自己的收件箱时无需删除任何邮件，因为它有良好的搜索功能，用户需要时可以通过内置的搜索引擎使用关键字、标签、日期等搜索所需的信息，或在“所有邮件”中进行查找；二、具有视频聊天功能。可以通过内置摄像头与他人进行面对面的聊天；三、用标签替代文件夹。该功能的优势在于用户以给一封电子邮箱添加多个标签，但在归档时通常只能将其归档到一个文件夹中。用户可以通过点击标签来寻找邮件，也可以在Gmail中搜索邮件；四、提供会话模式。Gmail将用户的电子邮箱及其回复在收件箱中进行了分类，与特定主题相关的邮件都归在一起，所以用户在会话模式中也可以查看邮件。
4、结语
本文较为系统地探讨了面向PIM的个人电子邮箱管理问题，指出目前人们不仅将电子邮箱用于通讯，也用于管理个人信息。但是，在实际使用过程中，它还存在诸如信息分散、信息过载等问题。基于此，本文从PIM的角度提出了完善电子邮箱管理的若干对策。虽然目前已有Taskmaster、Gmail等较好的电子邮箱工具，但是今后仍要针对用户管理个人信息的不同需求，以已有的电子邮箱应用程序或其它相关软件为基础，开发出更好的PIM工具。
作者：刘帅谢笑工作单位：安徽工商职业学院武汉大学