提高高校兼职档案员素质刍议

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[提要] 本文论述高校兼职档案员应具备的素质和提高高校兼职档案员素质的途径。

关键词：高校；档案员；素质

中图分类号：G271.6 文献标识码：A

高校兼职档案员是高校档案人员队伍中的重要组成部分。近些年，随着高校各类档案的逐年增多、高校档案管理中部门立卷制度的逐步推广，兼职档案员发挥的作用愈来愈大。这支队伍的素质如何，将直接影响高校档案事业的发展。为此，应积极采取措施，提高高校兼职档案员的素质。

一、高校兼职档案员应具备的素质

（一）良好的政治素质。档案工作是维护党和国家历史面貌的重要事业，是一项政治性很强的工作，它要求档案管理人员必须有较高的政治思想素质。档案人员政治素质如何，直接关系到社会主义现代化建设和我国档案事业的发展。所以，要求档案管理人员要积极参加政治学习，坚决拥护党的领导和社会主义制度，积极投身改革开放事业。高校兼职档案员具体负责各基层部门文件材料的归档和立卷，没有较高的政治素质，没有强烈的责任感，是无法担此重任的。因此，高校兼职档案员应具有较高的政治素质，能够坚持正确的政治方向和政治立场、具有高度的责任感和事业心。

（二）较强的档案意识。兼职档案员档案意识的强弱，关系到文件材料能否及时、有效、完整地收集归档。由于兼职档案员都是部门的文秘人员，他们担负着部门来往文件的收发、登记、传阅、转送、催办、归档等文书处理工作，熟悉文件材料的形成过程，把握着文件进出的大关，控制着文件材料的运转和走向。每年在兼职档案员向档案部门移交归档文件材料时，档案部门总会发现归档文件不完整的情况。如有的文件只有“请示”，没有“批复”；有的重要文件原件找不到了，只好用复印件代替，严重影响了档案的质量。因此，兼职档案员一定要提高档案意识，强化档案意识，及时、有效地收集各类文件材料，提高档案管理水平。

（三）较高的专业技能。业务素质是兼职档案员必须具备的综合文化知识和熟练的业务技能，这要求兼职档案人员应具有较深的专业知识、坚实的基础知识、较高的人文素质、较强的情报意识和熟练的信息技术；应具有经济、法律、外语等学科的文化知识，收集、处理、传播信息的能力，熟练地掌握现代信息技术的能力以及管理知识的能力。高校每年产生的档案种类繁多，数量很大，要将各基层部门产生的所有档案材料都齐全完整地收集起来，并经过系统地整理和立卷，需要各部门的兼职档案员具有较高的熟悉、了解档案学及其相关学科的基本知识，需要兼职档案工作者要掌握多种技能，比如能熟练使用计算机，并能懂得一些计算机管理的知识，以及电子档案存贮的安全性，档案资料的复制和备份，提高计算机管理档案的水平，培养具有一专多能的兼职档案管理工作人员，以适应专业性、综合性强的档案工作的需要。

（四）良好的职业道德。首先，兼职档案人员与专职档案人员一样，应自觉遵循档案职业所要求的“爱岗敬业，诚实守信、办事公道、服务群众、奉献社会”的道德规范和准则，对工作认真负责；对业务刻苦钻研；对材料爱护备至；对同事宽以待人；对外部精诚合作。其次，档案是自然形成的、客观的、令人信服的记录历史的历史证据，这种特点决定了兼职档案员在遵守职业道德的同时还要具有更高尚的职业操守：第一，据实整理，维护史实。兼职档案人员在工作中要实事求是地收集整理档案材料，不许任何人损毁、涂改、伪造档案材料，以维护历史的真实面貌；第二，严守纪律，严守机密。兼职档案人员要树立严格的保密观念，严守组织纪律和工作纪律，不该透露的绝不透露，不该提供的绝不提供。

另外，高校兼职档案员还应对所在部门的文件资料档案的保存方面多动脑子，想方设法做好兼职档案工作，经常总结工作方法，提高档案工作效率。比如，把每天收发的文件按文件的种类、发文单位、标题、文号输入电脑，这样需要调用什么文件时，只要在电脑里一查，就很快查找出所需的文件来；再如，所拟文件资料，笔者除了把文件资料分门别类存放在文件盒里外，还要把文件资料分门别类地在电脑里保存，而且在电脑里保存的文件资料不保存在硬盘系统的分区里，而是保存在系统区外的其他分区中。而且为了便于保存文件资料，还采取录光盘保存和保存在U盘中。总之，高校兼职档案员要经常总结工作方法，使档案工作科学化、制度化、规范化，确保所在部门的文件资料安全。

二、提高兼职档案工作者素质的途径

（一）做好兼职档案工作必须进一步理顺管理体制。进一步理顺兼职档案工作的管理体制是做好档案工作者的前提和基础。档案馆要对兼职档案人员定期举办师资培训和各类交流，检查、督促各学院（部）、各部门档案建设，建立责任制、督查制和激励机制，加强对兼职档案工作的监督指导。从档案形成部门的源头抓起，加大二级档案管理工作力度，使高校档案管理的建设纳入规范化、科学化、制度化的管理轨道。只有把兼职档案工作的管理体制理顺了，运行机制完善了，管理制度健全了，基础管理夯实了，学校档案工作才会更加科学、有序、高效，兼职档案工作才能与时俱进，不断适应建设生态大学和国内知名的教学研究型大学的需要。

（二）做好兼职档案工作必须建立健全兼职档案工作自评自建长效机制。这是做好兼职档案工作的重要保障。要以评估，尤其是以2007年5月份教育部本科教学工作水平评估所带来的强有力的推力以及随后形成的经验共识，来促进整顿、改革和建设，提高管理效能，并逐步形成一种周期性的自查、自评、整改和自建的长效机制，以此为档案管理日常运行机制提供质量上的监控与保证。这种周期性的自评机制能够成为档案工作自我驱动的动力，推动档案工作在反思总结、扬长补短的过程中与时俱进，持续发展。

（三）做好兼职档案工作必须加强对高校兼职档案人员的继续教育。随着知识、技术发展日新月异，高校档案工作对于档案人员“一专多能”的要求，继续教育对于高校档案工作者极为重要。高校档案管理部门和有关领导要在单位内部营造良好的学习气氛，创造“尊重知识、尊重人才”的内部环境，尽可能地为兼职档案工作人员提供接受继续教育、终身教育的机会，调动他们刻苦学习和钻研业务的积极性，在高校兼职档案工作岗位上建功立业。当然，高校兼职档案工作人员在争取、珍惜继续教育机会的同时，通过自学和互学交流以及其他多种方式不断丰富、更新自己的知识结构，全面提高自己的综合素质，适应时代对高校档案工作者的要求。另外，还需要学校在今后的建设发展中逐步建立科学的兼职档案员考核制度，提高兼职档案员的工作积极性和主动性。

主要参考文献：

[1]胡慧.论新时期高校兼职档案员的素质要求与培养对策[J].企业家天地，2009.4.

[2]孙桂英.提高高校兼职档案员素质的有效途径[J].黑龙江档案，2005.6.