Word宏应用,自动存文档

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在编辑word文档时,如果在没有保存工作成果的情况下就关闭Word窗口,则会弹出一个对话框,询问是否保存更改。这时,你当然是应该单击对话框中的“是”按钮,可有时在匆忙之中。你却误击了“否”按钮。于是,你辛辛苦苦的工作顷刻间化为乌有。为了防止这种意外的发生,笔者想到了自动宏,于是有了下述的方法,让大家有备无患(操作以Word2007为例)。

认识宏和自动宏

在Word2007中,可以通过创建宏自动执行频繁使用的任务。宏是一系列命令和指令的组合,可以作为单个命令执行来自动完成某项任务。可以使用宏录制器来录制一系列操作,也可以通过在Visual Basic编辑器中输入Visual Basic for Applications代码来从头开始创建宏。创建宏时,通过为一个宏赋予某个特殊的名称,就可在执行某项操作(例如启动Word或打开文档)时自动运行宏。Word将下表中的名称识别为自动宏,或称“auto”宏。

显示“开发工具”选项卡

若要在Word2007中使用宏,需要先显示“开发工具”选项卡,操作步骤如下:

1　单击“Microsoft Office按钮”,然后单击“Word选项”。

2　单击“常用”,然后在“使用Word时采用的首选项”之下选中“在功能区显示‘开发工具’选项卡”复选框。

3　单击“确定”按钮。

此时,功能区中就会出现一个名为“开发工具”的选项卡。

创建关闭时保存文档宏

由上表可知,AutoClose宏在关闭Word文档时会自动运行,那么只要赋予该宏保存文档的功能,则当关闭Word时,该宏将被自动执行,也就说是在关闭Word前,Word会自动执行了“保存”命令。创建该AutoClose宏的操作步骤如下:

1　启动Word2007并打开一篇已有文档,然后在“开发工具”选项卡上的“代码”组中,单击“录制宏”。

2　在“宏名”框中,键入宏名称,在此请键入“AutoClose”。如果键入的新宏的名称与Word2007中的内置宏名称相同,则新宏操作将替换内置宏。若要查看内置宏列表,请在“开发工具”选项卡的“代码”组中单击“宏”,在“宏的位置”列表中,单击“Word命令”。

3　在“将宏保存在”框中,单击要将宏保存在其中的模板或文档,为了使该宏对所有文档有效,请单击“所有文档(Normal.dotm)”。

4　单击“确定”按钮开始录制宏。如果AutoClose宏已经存在,单击“确定”按钮后,Word将弹出一对话框,询问“是否替换已有的宏?”。如果选择了“是”按钮,则开始录制该宏,新录制的操作将代替原宏中已有的操作。如果不想以新录制的宏替换原有宏,请看下面的“四、编辑已有的AutoClose宏”。

5　执行要包含在宏中的操作。对该实例而言,请单击快速访问工具栏中的“保存”按钮。如果是一篇新Word文档,在单击“保存”按钮后,会打开“另存为”对话框,以便用户对文档进行命名。这也是我们在步骤1中打开一篇已有Word文档的原因所在。

6　在“开发工具”选项卡上的“代码”组中,单击“停止录制”,以结束录制操作。

经过以上操作后,当你编辑完成Word文档后,没有保存即退出Word时,Word将会运行AutoClose宏,执行保存文档的操作。如果是新建文档,会弹出“另存为”对话框。

如果Word中已有AutoClose宏,在不想以新录制的宏替换原有宏的情况下,只需对原有的该宏进行编辑,增加相应的指令即可。编辑AutoClose宏的操作步骤如下:

1　在“开发工具”选项卡上的“代码”组中,单击“宏”。

2　在“宏的位置”框中,选择“所有的活动模板和文档”,在“宏名”框中,单击“AutoClose”,然后单击“编辑”按钮,打开“Microsoft VistudBasic”编辑窗口。如果不需要某个宏了,可以选择该宏后,单击“删除”按钮将其删除。

3　在“代码”窗口的AutoClose宏中,加入如下一行指令:ActiveDocument.Save。

4　在“文件”菜单中,单击“保存Normal”,然后单击“关闭并返回到MicrosoR Word”命令,关闭“MicrosoftVisual Basic”编辑窗口,返回到Word编辑窗口。

笔者以上所述旨在以实例说明如何使用Word的自动宏。你可根据自己的喜好和需要,选用Word提供的5个自动宏,为自己定制其他的自动服务,以提高工作效率和质量。

王　霞