浅谈计划生育档案数字化管理的问题与方法

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摘要：计划生育档案在管理过程中要经过不断的完善和创新，才能适应档案管理现代化的进程，只有这样，才能更多地回报社会。本文首先对坚持发展计划生育档案管理的数字化道路的意义进行了介绍，着重分析了现阶段计生档案数字化管理中存在的问题和现代管理方法，在计算机的辅助之下，建立一个完善、科学的计划生育档案管理体系，为我国计划生育政策的实施奠定良好的基础。

关键词：计划生育档案；数字化管理；问题；方法

中图分类号：G718文献标识码：B文章编号：1672-1578（2013）09-0298-01

1.坚持发展计划生育档案管理数字化道路的意义

1.1符合档案信息化管理的要求。为了让档案信息化跟随时代步伐，在其管理过程中需要融入数字化、网络化等高效的管理手段。使档案信息网络化可以让计划生育档案工作开辟出更为便捷的路线，并把该工作推向了一个更加崭新的高度，让整个计划生育过程可以保持一个良性的循环模式。档案数字管理化可以让工作人员用更加理智、方便、合理的态度规划流程，具体表现在档案的归档、保存和查询等方面。

1.2计划生育档案信息数字化是未来发展的必然结果。未来信息数字化会大量应用于计生管理当中，辅助计划生育工作，可以查询和建立该地区内全部的群众档案和户籍档案，计算机网络化管理的不断成熟，在计生档案管理过程中创建一个高科技的工作环境，并以这种方式不断发展和壮大，最终面向全社会普及。

2.在计划生育档案管理中应用数字化和网络化存在的问题

2.1在辅助管理中存在不足。针对现如今以计算机为主要管理模式的计划生育档案工作而言，主要是在传统人工操作的基础上，很多管理模式并没有根本性改变，而是继续沿用以往的管理模式，这是制约我国计划生育档案管理的首要原因，我们应该以档案信息管理为主要的管理模式，将其视为核心内容。制约我国计生档案发展的原因在于，长时间发展以来工作对象的改变，从原有的以纸张的书写形式的对象转变成使用计算机保存档案信息，两者之间发展过于迅速，不能及时有效地进行调节。

2.2在计生档案网络化建设过程中存在不足

2.2.1管理机制过于分散。在对计划生育档案管理人员进行管理的过程中缺乏统一性，没有固定的管理机构作出相应的控制手段，很多工作人员在没有经过专业技能培训就直接走向工作岗位，档案收集意识和理念比较弱，没有给予档案管理足够的重视，对档案需要的日常材料不能进行妥善处理，例如：档案处理的整个过程，包括收集、整理、归档以及收集等。

2.2.2档案标准化管理水平低下。现在我国计划生育标准化管理水平较低，并且各个部门之间联系甚少，制约了管理水平的提高。很多档案管理人员没有成熟的职业技能，并不是该专业出身，同样导致了计划生育档案管理表面生硬、内部不细腻的情况发生，很容易造成工作当中的失误，而且面对大量的档案信息资料，很容易出现内容不清、相互混淆等恶劣事态。

2.2.3计生档案管理中数据库建设滞后影响档案网络化发展。计生档案管理经过快速的发展，我国很多地区的计划生育管理部门都建立了规模大小不同的数据库，但是缺少针对数据库进行应用和管理的专属软件，在档案管理过程中依然面临很多问题，在查阅档案信息的时候，还是要使用人工查找的方式，在很大程度上降低了工作效率。

3.建立现代化计划生育档案管理的方法

3.1数据管理先进化。档案管理本质上是对人员信息数据的管理，不断推进档案信息化管理，并找寻与之相符合的程序和工作方式，使其不断完善、科学和规范。我们可以通过网络化手段将分散的计算机相互连接起来，使其以不同的功能职责进行分类，实现既分散又统一的系统处理方式，最终实现整体的应用合并。

3.2效率的工作方式。随着人口的不断增长，档案信息量也在逐渐增加，应该通过计算机管理，将信息资料以重要性、价值、使用程度等情况不同进行统一的管理和整理，提高工作效率的工作方式基本分为以下三方面：首先针对开放性的档案和使用几率较大的档案进行优先处理，以此来提高档案管理的工作效率；另外档案管理过程中也可以根据案卷类型不同，通过档案的中心内容和潜在特征将其著录，不但可以减少著录和录入的条目，而且更加节约了时间、人力、物力和财力，大大提高了工作效率；还有对于那些有较高案卷基础的档案，在著录的过程中，可以在全引目录中进行分类标引，对于具有特殊意义和形式的档案，可以通过姓名、地址和时间等直接录入到计算机当中，之后作出相应的分类号。保证所有的录入过程都可以使用原有的档案目录，这样可以相应的减少著录过程中，提高了整体著录效率。

3.3不断提高工作人员专业素质。在计生档案管理过程中，工作人员的整体素质和职业技能直接影响到工作质量。计生档案管理人员应该不断学习和掌握专业的档案管理知识，在提高工作效率的基础上追求高质量，对计生档案进行科学化的管理。现代化的计生档案管理要求工作人员具备扎实的计算机技术，可以熟练地使用计算机进行信息数据的录入、数据库的维护和管理、网络管理能力等。

3.4要求工作人员具有认真的工作态度。计划生育政策需要长时间的发展，因此其档案管理也需要持续性和细致性，从对材料的收集、整理、归档和保存使用，每一个内容都需要认真仔细的工作态度，在其中任何一个环节发生错误都会引起连锁反应，对计生档案管理工作带来不便。

4.结束语

综上所述，计划生育档案管理数字化是档案管理未来发展的必经之路，也是解决大量信息资料快速增长所带来问题的首要方式，在面对诸多不足的情况下，如何加强对计划生育档案管理是每一个管理部门和领导需要关注的事情，在科学、合理的解决办法之下，让我国计划生育档案管理走向一个新的高度，加快我国经济建设，沿着可持续化发展道路快速前行。

参考文献

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