Excel空格问题不用愁

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由于工作需要，经常要用excel处理各单位上报的电子版数据表格，这些表格中的姓名项总是有很多多余的空格，且空格的位置不确定，数量也不确定，导致表格不整齐，甚至在查询个人信息时会出现找不到此人的情况，而一个一个调整又非常麻烦，那有没有更好的方法呢？答案是肯定的。下面，我就以亲身体验从两方面入手，与大家一起分享。

一、防患于未然，把好输入关

如果在数据录入过程中，让系统自动提醒用户输入的数据中是否含有空格，从而排除空格误输入的可能性，那将会起到事半功倍的效果。

第1步 打开需要分发到各单位的样表，选定工作表标题区域，单击“格式”菜单中的“单元格”命令，如图1。

第2步 弹出“单元格格式”对话框，切换到“对齐”选项卡，在“文本控制”选项中取消选择“合并单元格”（为了保持表格标题美观，可在第5步设置完成后再次合并标题单元格并居中；当然如果没有设置已合并单元格的标题，可省略第1、2步），如图2。

第3步 选定姓名项所在列C列，单击“数据”菜单中的“有效性”命令，如图3。

第4步 弹出“数据有效性”对话框，在“设置”选项卡中将允许的有效性条件设为“自定义”，在其下方的“公式”框中输入公式“=COUNTIF(C1,"* *")=0”（英文半角输入，两个“*”之间有一空格），如图4。

第5步 切换到“出错警告”选项卡，点选“输入无效数据时显示出错警告”（默认为选择），将样式设为“警告”，在“标题”框中输入“出错警告！”，在“错误信息”框中输入“您输入的文本含有空格，请确认后重新输入！”，设置完成后，单击“确定”按钮退出，（如图5）。

随后在输入姓名的过程中，系统会自动验证当前单元格中是否含有空格，如果有，就会弹出如图6所示的警告信息啦。

如果只是不允许在单元格的开始输入空格，只要将公式改为“=COUNTIF(C1," *")=0”（*号前有一空格）；如果只是不允许在单元格的最后输入空格，只要将公式改为“=COUNTIF(C1,"* ")=0”（*号后有一空格）即可。

二、亡羊补牢，后期数据处理

对于已经上报的含有空格的数据表格，可以采用替换法来删除表格数据中的空格。

第1步 选定姓名项所在列C列，单击“编辑”菜单中的“替换”命令，如图7。

第2步 打开“替换”对话框，在“查找内容”框中输入一个空格，在“替换为”框中不输入任何内容，单击“全部替换”按钮就可以了，如图8、图9。

小提示

姓名有的是三个汉字，有的是两个汉字，打印出来很不美观，要使姓名是两个字的与三个字的左右对齐，可以选中已经删除完空格的姓名项所在列，单击“格式单元格”，在打开的“单元格格式”对话框中的水平对齐方式中选择“分散对齐（缩进）”选项，确定退出后即可使姓名用字左右对齐。

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