WPS文字2010轻松汇编员工记录表

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企业中经常需要汇编全部员工记录表、XX活动报名人员记录表、XX方案调查员工意见汇总表、行风评议表汇总之类的汇总表格。通常编制这类汇总表时，都得先设计、打印统一的表格让大家填写，再录入电脑进行汇总。其实配合常用的QQ和wps文字2010，这类记录表的汇编工作完全可以轻松搞定。

以汇编公司员工记录总表来说，你只要把用WPS文字2010制作好的“员工登记表.doc”文件上传到单位的QQ群共享中，让大家下载填写，然后以自己的姓名再上传到QQ群共享。汇编人员再从QQ共享中把它们批量下载，按每个登记表内容以一行记录的方式进行汇总生成人员登记总表就行了。这样做就很轻松了吧，唯一比较棘手的就只有把登记表文档汇总生成登记录总表的工作而已。

1.合并登记表文件

我们收到的个人情况登记表事实上就是数十上百个文档，得先把这文档中的所有表格都集中到同一文件中才能进行汇总处理。在WPS文字中这很容易实现。先把所有登记表文件集中保存在同一文件夹中，例如D:\员工登记表。打开WPS文字2010新建一个文档，单击“插入”菜单选择“文件…”，在“插入文件”窗口中打开“D:\员工登记表”文件夹，按“Ctrl+A”键选中所有的个人登记表文件，单击“插入”按钮，即可把所有文件中的表格都汇集到当前文档中（如图1）。

2.消除分段

后面的汇总操作我们需要以段落标记来区分各单元格数据，所以此前我们必须先消除表格内外的所有分段，以免影响后面的操作。单击“编辑”菜单，选择“替换”，打开“查找和替换”窗口。把光标定位到“查找内容”输入框中，单击“高级”按钮展开高级选项，再单击“特殊字符”按钮，选择“段落标记”，输入查找内容为“^p”。在“替换为”中不输入，单击“全部替换”即可删除所有分段。替换后表格内外的所有分段会全部被删除，表格上的标题、题注等所有文字则会合并入表格的第一个单元格中。此外，删除分段后所有表格会全部连在一起变成一个超长表格（如图2），这样下面转换文本时就方便多了。

3.提取表格中的文本

按“Ctrl+A”键全选所有文字和表格，单击“表格”菜单选择“转换/表格转换成文本”，在“将表格转换成文本”窗口中选中“段落标记”单选项和“转换嵌套表格”复选项（如图3），按“确定”完成转换。现在可以看到表格全部消失，只剩下表格中的文本，以每一单元格的内容独占一段的方式显示，空单元格也会占用一个空行。转换后各段文本的对齐方式会有些差别，有的在中间有的在左边，不过这不影响后面操作，就不用管它了。现在先选中第一张表格的全部文本（包括总标题），单击“工具”菜单选择“字数统计”，在“字数统计”窗口中即可看到选中内容的段落数为40（如图4），这是下面转换汇总表时需要用到的列数。

4.汇总表格记录

由于要把一个表格中的所有数据汇总到一行记录中，使得汇总后的表格需要有相当大的页面宽度来显示，因此生成汇总表前得先把纸张调到最宽。单击“文件”菜单选择“页面设置”，在“页面设置”窗口的“纸张”选项卡下输入纸张宽度为最大值558毫米。确定完成设置后，就可以开始汇总了。

按“Ctrl+A”键全选所有文本，单击“表格”菜单选择“转换/文本转换成表格”。在“将文本转换成表格”窗口中输入上一步骤算出的列数40,文字分隔位置选择“段落标记”，单击“确定”完成转换。OK，现在你已经可以看到每张表格的数据独占一行的记录总表雏形了（如图5）。

5.整理生成记录总表

现在汇总表已经有了，我们只要再删除那些无关的列，添加标题行，并重新高调一下列宽字号、页面设置即可。把鼠标指向表格第1列的上侧，当光标变成向下的箭头时，单击左键选中第1列表格。右击选中的第1列表格，在右键菜单中选择“删除列”即可删除第1列。重复这一步把汇总表中不需要的3、5、7、9等列逐一删除。然后需要根据单元格内容适当调整好各列表格的列宽、对齐方式和字号等等，并按记录表的要求重新设置好纸张尺寸页边距，这些操作相信大家都很清楚，就不细说了。再来是在表格第一行中右击选择“插入/行（在上方）”，在表格最上面插入一行空表，并在其中输入各列的标题文字。最后把输入光标定位到第1行第1个单元格内的标题文字前，回车在表格上方插入一个空行，输入表格的总标题。至此一张人员资料记录表已经完成（如图6），最后记得把当前文件保存为“人员记录总表.DOC”就大功告成了。

按以上操作，在汇总成记录表后各单元格中的段落会完全消失，比如本例中个人简历中的几段记录就会连在一起合并变成一段。当然有时我们还是希望能在最终得到的记录表中保有原始单元格中的分段，因此最后介绍一下在汇编中保留分段的方法:

在步骤2消除分段时把操作改成查找“^p”替换成“AAA”。等最后生成记录表后再单击“编辑/替换”打开“查找和替换”窗口，单击“高级”按钮，选中“使用通配符”复选项。先查找“AAA”替换为空，单击“全部替换”即可消除所有单元格内容后的AAA。然后取消“使用通配符”复选项，再查找“AAA”替换为段落标记“^p”，即可恢复原单元格中的分段。替换中使用的AAA可以换成任意一串英文字母或汉字，前提是要确保这一串文字在原表格内容中绝不会出现。

注：本文中所涉及到的图表、注解、公式等内容请以PDF格式阅读原文