成本分摊遏制存储浪费

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公司可以向使用存储的内部用户“收费”吗？只要方法合适，就会让公司明智地使用IT资源，控制成本，增加收入。

许多公司面临这种形势：存储数据量急剧增加，IT成本却不断压缩，存储及其他关键技术都未得到充分利用。这类“浪费”问题该如何解决？

其中一个解决办法就是借助成本分摊（chargeback）。成本分摊是一种有效的方法，可以影响用户的决策，同时更好地支持用户明智地使用IT资源。这样公司就能够向内部客户“收费”，有助于公司遏制成本，增加收入。但它也会带来几个常见的挑战，如：用户抵制、复杂性以及与其他财务流程缺少集成等。

最近，一家领先的金融服务公司实施了IT成本分摊项目，以便存储需求与实际业务需要相一致，这已经大大削减了成本。过去，该公司的业务部门担心存储容量不够，于是不停地增加存储容量。遗憾的是，这种做法导致存储利用率非常低，资本资产也没得到充分管理。

无论成本分摊的目标是收回成本还是创造收入，IT人员要想运用自如就要有销售信息服务给客户那样的心态。对任何成功的公司而言，重要的是，客户认为得到的价值与他们为此付出的成本相匹配。

影响成功的因素

决定利用成本分摊的公司面临着几个常见的挑战。首先，只提出使用成本分摊可能会引起争执，因为各业务部门会认为，任何成本分摊都是不公正的。一旦用户要为过去免费的东西付费，公司用户与IT部门之间的关系就会从合作关系变成敌对关系。所以，得到CIO的支持是大多数成本分摊项目的重要成功因素。

IT部门内部也有可能会抵制这种改变，因此得到CIO的积极干预显得更为重要。因为成本分摊使各业务部门能够看到IT成本，所以它们会与第三方IT服务的成本进行比较。这种比较会使IT部门在市场上具有竞争力。公司用户需要知道自己的IT部门与市场行情相一致，成本也与服务价值相一致。

引入成本分摊并传达给用户的方式是成功的基础。如果成本分摊的流程过于复杂或者过于仓促，用户往往不清楚收取的费用就会更加抵制变革。一条最佳实践经验就是，确定初始的转型期。在此期间，密切关注数量有限的存储参数，并向用户寄去发票，仅作参考之用。这种方法被称为“备忘回执（memo-back）”。一旦用户熟悉了这个流程，就可以添加额外的存储参数，寄去实际发票。

最后，成本分摊项目失败的原因往往是由于这种流程与其他IT财务管理流程分离。据调研公司Gartner声称，十有八九，公司实施的是基于电子表格的独立的成本分摊系统。许多项目会失败，是由于公司很难在成本分摊流程与规划、预算编制等其他财务管理流程之间建立必要的联系，也很难与IT服务等级、配置、变革、版本及性能管理等流程之间建立必要的联系。要有明确定义的系统以及符合IT基础设施库（ITIL）的流程来支持每个方面，成本分摊项目成功的可能性就会大大提高。

几个重要的流程如下：

1. 明确目标

成功实施成本分摊项目的公司采用了一套明确的方法，它们一般都从定义解答下面这些问题入手：自己希望达到怎样的目标？如何简单、准确、公正地做到这一步？上述例子中的金融服务公司需要消除存储资源过度配置的现象，并且让用户意识到没有利用的存储容量所带来的成本。于是，它决定把利用率作为成本分摊项目的惟一重心。

2. 准确评估成本

成本分摊小组必须制订准确的成本模型，评估要转变成财务成本的实际使用量。如果无法准确评估成本，就会有损于IT在用户当中的可信度，从而对其他相互依赖的财务管理流程（如容量规划）带来不利的连锁反应。成本模型可能包括：人力资源、设备、IT基础设施、软件、硬件和软件等成本。包括哪些实际成本，这取决于成本分摊项目的目标以及相关的细节程度，还应当确保模型中的成本没有重复计算。

3. 分配成本

公司要确定如何分配给各业务部门的成本，并且考虑目标以及受影响用户的感受。方法有好多种，既有非常简单的：根据规模（员工数量和服务器数量等）划分存储总成本；也有比较复杂的：根据实际使用量来分配，这样可以更有效地把用户使用量与成本联系起来。

而更准确的一种方法就是建立服务等级目录。根据在特定服务等级下使用的服务量确定向用户收取多少费用。这种方案对促进与公司用户之间的对话很有帮助，因为它使用了对方能明白的术语。这会促使用户只选择真正重要的服务，或者选择成本与价值相一致的服务。

4. 发票清晰

最后一步就是设计向用户表明成本的发票。发票内容清楚与否对用户是否接受极为重要，因为用户不会购买自己不知道的东西。用户必须清楚地知道自己的行动与成本有着怎样的直接关系、如何控制这些成本。

最成功的公司在制作发票时会认真考虑成本分摊目标。一条最佳实践就是对具体产生影响的资源使用情况引起对方注意。上述那家金融服务公司使用成本分摊发票，重点突出利用率低下的哪几种情况是要竭力避免的。

设计成本分摊发票非常重要，这需要深入了解最终用户的问题和成本分摊的目标。那家跨国技术服务公司需要非常有效、可靠的成本分摊发票，以便向用户准确计费。

5. 确保准确

许多成功的公司已经实施了存储管理软件工具，用于跟踪及报告存储资源的利用率。虽然许多公司拥有这些工具已有一段时间，但不少公司还没有充分利用软件的全部功能。成功实施成本分摊项目的公司常常利用现有软件来获取准确的使用量数据。这种软件对收集、存储及管理所需的成本分摊数据来说非常重要。使用软件工具针对多家厂商的存储系统做出资产和利用率方面的综合报告，这有助于如何判断存储的使用率和用于成本分摊的可能性，还可以更充分地利用现有的软件。（沈建苗编译）

链接:成本分摊的几个要素

成功完成的成本分摊项目表明了以下几个常见因素至关重要。

首先，成本分摊项目应得到公司主管的有力支持。CIO的支持可以最大限度地减少用户的抵制。

其次，具备财务技能的人员应当参与到成本分摊的实施中。如果IT人员利用财务术语与业务部门进行沟通，而不是讨论技术方案，就能更有效地帮助用户知道具体的经济效益，从而知道成本分摊实施的理由。能够利用见多识广、经验丰富的财务人员可以大大增加这种理解。

第三，为评估成本而建立的成本分摊财务模型更可能得出代表实际成本的数据，因为成本分摊流程与其他财务流程之间的相互关系在系统中得到了体现。此外，成本分摊模型会更加直接地把用户行动与成本联系起来，帮助用户知道如何控制成本。