浅谈信息化促进档案业务现代化的发展

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摘要：随着现代社会的发展，信息与信息技术在国民经济和社会发展中扮演了越来越重要的角色。信息化已成为当今社会发展的一个重要标志。档案作为人们社会实践活动的产物，必将随着社会的发展和进步而不断发展和进步。长期以来纸质文件为基础建立的传统档案管理思想、管理原则、管理方法等将受到严峻的挑战，但同时信息化也为档案工作、档案事业的发展带来了前所未有的发展机遇。本文现就信息化促进档案业务现代化的发展做简要分析与谈论。

关键词：档案管理　电子文件　信息化　交互性

所谓信息化，是指社会经济的发展从以物质与能量为经济结构的重心，向以信息与知识为经济结构的重心转变的过程。在这个过程中，不断地采用现代信息技术装备国民经济各部门和社会各领域，从而极大地提高社会劳动生产力。所谓信息技术，是关于信息的产生、发送、传输、接收、变换、识别、控制等应用技术的总成，其主要支柱是通信技术、计算机技术和控制技术。档案作为国家信息资源的一个组成部分，档案工作是一项实践性、操作性很强的管理工作，现代信息技术运用于档案工作，将极大地促使档案业务的现代化。

一、档案管理对象的数字化

随着现代信息技术的广泛应用，电子文件大量出现。并日益显示其重要性，它在文件和档案管理中所占的地位和比重也迅速上升。电子文件作为一种新型的记录形式，异于传统的纸质文件。电子文件既具有与其他种类文件一样的本质属性，又具有截然不同的技术特性。在信息时代背景下，文件与档案工作的管理对象发生了巨大变化，管理对象呈现出数字化的特点。

1、档案载体及存储方式的改变。

现代信息技术的广泛运用为档案信息提供了全新的载体及存储形式。正式是由于信贷额载体及存储形式的出现，打破了档案信息与其他信息之间实现信息交换的壁垒。

传统档案信息主要是以纸张为存储载体，具有存储载体与内容的不可分割性、档案载体的原始性和唯一性、档案信息的物理结构和内容结构的固定性、人工可识读的记录符号等特点。而数字化档案信息的存储与以往其他各种载体有许多不同的特点：

（1）信息的非人工直接识读性。数字化档案信息的记录方式是将文字转换成二进制数字编码在磁介质和光介质上进行记录，人们无法直接阅读，只有借助计算机特定的程序解码，才能转换成人们可识读的信息。

（2）信息对系统的依赖性。数字化档案信息从其前身电子文件的形成、处理与传输，到归档后的管理等都是在计算机软硬件平台支持下完成的，计算机硬件、软件的性能对文件处理、档案管理的质量和效率都具有直接影响。

（3）信息与特定载体之间的可分离性。数字化档案信息其信息内容与载体是相对独立的，信息可在不同的载体上同时存在或相互转换，也可以根据需要进行扩展、压缩和改变存储空间。

（4）信息的易变性。信息的易变性主要表现在，数字化档案的内容与载体的可分离性使电子档案心底易于更改且不留痕迹；电子档案载体性能的额不稳定性，这有可能造成文件中信息的改变。

（5）信息存储的高密度性。数字档案信息的存储载体无论是磁盘、光盘还是磁带，其存储密度大大高于过去的任何信息介质，特别是光盘，有“海量存储：之称，随着技术的进步，电子档案介质的存储密度还将继续增大。

（6）多种信息媒体的集成性。直至档案主要承载文字和图形信息，而同一份电子档案可以将图文信息、音频信号、视频图像等各种不同的媒体形式加以有机组合，形成“多媒体文件”，达到声像并茂。

（7）信息的可交互性。以前信息的流动是单向的，随着网络和其他基于计算机技术的传播媒介的发展，信息单向交流已被打破，人们可以与计算机进行对话，相互传递信息。

二、档案管理对象的数字化

在现代信息技术高度发展的今天，档案管理对象以数字形式记录、传输、利用。目前，数字档案信息有两个来源。一是传统档案资源的数字化，这是历史发展的必然。目前全国各级各类档案馆所藏档案主要是以纸张、胶片、磁带等为记录载体的档案，这也是目前信息量最大、内容最丰富、利用率最高的档案。由于传统的纸质、找平、声像等档案本身的属性，造成了档案信息利用率不高，档案信息资源得不到很好的开发和利用，现代信息技术为档案工作突破传统管理的桎梏，为充分利用档案信息提供了条件和手段。另一个是在电子政务、电子商务等环境下必然产生的各种电子文件。随着科学技术的发展，办公自动化、计算机辅助设计、制造以及互联网的应用，电子文件越来越为信息的主要记录形式。

无论是馆藏档案数字化还是目前办公自动化环境下产生的电子公文，都属于数字信息，相对于传统纸质等载体的信息的管理方法与手段，数字信息的管理方法手段必将发生相应的变革。

1、档案管理的现代化。

知识经济社会快速发展，需要大量的信息为其支撑，档案管理如何才能达到将人类社会知识的积累和作为科技成果的信息的档案快速准确地提供给社会服务的目的，唯一的办法就是充分运用现代技术手段科学地管理档案。为了适应现代社会发展的需要，档案部门正积极地将各种现代信息技术运用于档案管理工作中。

2、管理手段的现代化。

现代信息技术运用于档案管理工作，在传统的档案工作的各个环节中，现代档案管理手段代替了传统管理手段。

利用计算机完成文档一体化管理，计算机辅助立卷，档案文件的全文和档案内容信息的存储与检索，档案自动标引、编目、统计、借阅，档案库房管理等，并且在进行管理时，计算机可以不分各个业务管理环节的先后顺序，使传统档案管理的有时间先后的各个业务环节实现了无缝衔接，从而提高了档案工作的效率和质量。

运用多媒体技术将静态图像、图形、手稿、照片、文字、录音、录像等各种不同载体的档案以数字形式存入计算机，对档案进行综合处理，是利用者能随时查阅文字、照片、声音、影响等多种形式的档案信息。从而改变了传统档案都是平面的、文字、图像、声音等不同载体的信息相互分离存储，难以有机地结合起来的局限，促进了档案信息处理效率的提高。利用多媒体技术实现多种类型档案信息的综合性管理。

网络化是档案工作步入现代化的最好的技术手段。网络技术和虚拟技术的运用，改变了传统档案馆档案收集、归档和信息利用的方式。

自动控制技术的运用在档案管理中尤其是在对库房进行自动化管理中发挥重大的作用，比如自动监控库房温湿度，记录分析空气清洁度，自动控制防火、警卫等。条码技术运用于档案库房管理，摆脱了由落后的手工操作带来的档案放错位置、缺档的问题，提高了工作效率。

三、结束语

传统纸质档案信息的保密比较简单，只要载体不受损坏，档案管理人员遵守职业道德严守档案机密，就能使档案信息的安全性得到保证。而电子档案由于其自身的特点，保护好载体不受损坏仅是最基本的要求，电子档案信息的保密需要采取多种现代技术方法和手段来实施。