高校图书馆读者活动引入项目招标管理制的创新性研究
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【摘 要】本文在反思当前高校图书馆开展读者活动现状的基础上，阐述将项目招标管理制引入读者活动管理中的积极意义，以广西机电职业技术学院图书馆为例介绍读者活动项目招标管理制的流程，以及实施过程中应注意把握的一些关键性问题。
【关键词】高校 图书馆 读者活动 项目招标管理制 创新性
【中图分类号】G 【文献标识码】A
【文章编号】0450-9889（2017）03C-0123-03
高校图书馆读者活动是一项具有鲜明活动特征和科学知识体系的教育活动，也是校园文化的组成部分，它对深化与拓展学校图书馆的育人功能，促进学生、馆员和图书馆事业的共同发展有着极其重要的作用。将项目招标管理制引入高校图书馆读者活动中，对进一步推动校园文化建设，创新读者活动模式，培养大学生的实践能力和创新能力，增强校园文化教育工作的实效有着积极的意义。
一、高校图书馆读者活动的现状与反思
（一）活动的内容和形式较为单一，缺乏创新性。当前各高校所开展的读者活动，归纳起来主要有讲座、报告会、展览、书评、竞赛等几种系列，给人以主题单调、形式老套、内容枯燥、流程简单的印象，活动策划缺乏亮点、缺乏创意，很难唤起读者参与活动的热情。
（二）活动缺乏真正的读者基础。很多图书馆在举办活动过程中都会存在观众过少的问题，多数情况下是由学校团委或者各系部以下达任务的方式，要求学生或者各学生组织参加活动。从表面上看，活动场面轰轰烈烈，效果不错。但实际上，这些读者难以成为图书馆扎实的读者基础。长此以往，将会导致恶性循环，图书馆开展的活动将更难以得到读者的认可。
（三）活动评价缺乏实效。活动评价缺乏实效性，活动效果的评价过于强调参加人数多少、场面是否宏大壮观、参与人数是否众多、发放材料是否海量、媒体记者是否云集等这些表面指标，甚至以此作为评价活动成败的关键性因素，使得活动的评价忽略服务对象的特征和需求。因此，整个活动过程体现的是“图书馆想要读者了解什么”，而不是“读者需要了解什么”，活动的效果往往不尽如人意。
二、引进项目招标制创新图书馆读者活动的积极意义
招标是市场经济商务活动中利用价格竞争的一种手段，是市场运作项目的一种常用方法，多用于建筑行业。通过“招标”运作组织形式承办读者活动，对创新高校活动的承办模式、实现“活动育人”效应“最大化”的目的具有积极的推动意义。主要表现在以下几个方面：一是竞标机制的引进，一改图书馆以往搞活动是上旨下派、闭门造车的做法。在读者活动中引进招标机制既是对图书馆活动运行机制的改革，也是落实高等学校“尊重教育”思想的具体体现。二是突出读者的主体地位。将招标机制引进读者活樱实际上是把活动的设计权、承办权、参与权交给读者，突出学生在活动中的主体意识和主观能动性，给予大学生创造展现自我的机会，满足当代大学生追求独立的选择愿望，充分激发学生的创新能力。
三、高校图书馆读者活动实施项目招标管理的实践研究
近年来，广西机电职业技术学院图书馆对读者活动实施项目化管理模式做了一些尝试，如由图书馆牵头组织的校园文化品牌活动“书香文化节”及各类大型主题读者活动就是运用项目招标管理的成功案例。在这些活动中，广西机电职业技术学院图书馆将目标导向、过程控制、效果评估等项目管理的专业理论运用到实践活动当中，充分调配多方资源，增强了活动实效。基本做法如下：
（一）建立完善的项目管理体系。建立完善的项目管理体系可以实现活动项目过程的科学管理，有利于活动过程管理形成制度化、体系化和规范化。而高校图书馆读者活动项目管理体系必须结合活动的特点，确定适当的体系要素，才能使管理具有操作性、适用性。高校图书馆读者活动项目管理体系分别由决策层、评审层、管理层、执行层几个要素组成，各层组分工不同，具体情况如下：
1.决策层。决策层由图书馆根据招标活动情况，会同有关部门如团委、学工处、宣传部等组成，其职能是确定活动目的、经费等重要事项，对整个活动项目进行宏观调控。
2.评审层。由图书馆组织有关专家组成“招标活动审定委员会”，其职能是审批、指导竞标活动。
3.管理层。是决策层的下属机构。根据读者活动项目管理的特点和性质，负责落实招标的各项工作，负责协调招标工作的内外部关系，完成招标管理中各种事务性工作。
4.执行层。执行层可由图书馆、团委、学生代表组成。其职能是宣传读者活动招标管理制度、发动全校学生积极参与招标活动；组织活动的实施开展并协调各方面关系；依照合同对活动过程实施监控，指导和控制活动的正常运行。
（二）高校图书馆读者活动项目招标范围。根据招标项目原创性程度的不同，将图书馆读者活动招标内容划分为A、B两个不同层次。具体内容如下：
项目级别 项目范围 项目要求
A级项目 A级活动即自发活动，是指无主题限制，此类活动由学生组织或者个人自行提出的，此类活动由申请方拟订活动方案后提交有关部门评审，凡是符合高校图书馆工作特点的活动待项目评标、评审通过后方可进行。 1.活动具有鲜明的特色，体现创新原则。
2.活动具有前瞻性、先进性、实践性和延续性。
3.活动必须充分体现大学文化内涵，适合图书馆服务工作需要。
B级项目 B级项目，是指由图书馆指定主题、活动时间，由项目申请方围绕主题制订活动方案并实施的活动。 1.活动具有推广意义和可持续发展性，且活动覆盖范围广。
2.活动对拓展素质教育领域具有较强的先导性，对学校图书馆工作新方法、新思路的开拓有积极借鉴和推动意义。
（三）高校图书馆读者活动实施项目招标管理制的流程。具体见图1。
（四）高校图书馆读者活动项目竞标运作过程。具体如下：
1.项目准备阶段。项目准备阶段主要是通过活动前期的总体构思来预设整个活动的基调，它是整个活动的先决条件，因此，此阶段的作用尤为重要。首先，应建立项目管理体系，由决策层经过广泛调研，提出活动总体构想，并就项目活动目的、活动形式等方面给出指导性意见。这些指导性文件须经决策层进行反复推敲后，才能够予以。
2.项目初审阶段。竞标初审阶段包括酝酿期、材料准备、项目初审、材料修改四个环节。酝酿期是指竞标学生个体（或者团体）在研究图书馆所的项目指导性文件基础上，根据自身的特点、优势、兴趣、参与性、可行性等进行权衡和论证后，有针对性地选择申请竞标项目。竞标申请材料准备环节，即活动项目确定后，竞标方即进入申请材料（标书）的准备工作，材料（标书）的内容应该包含承办活动的宗旨或主题、项目操作思路、注意事项，经费预算、赛程安排、奖励办法等。项目初审环节，即由招标方图书馆组织专家对申请材料进行初审，此阶段主要目的在于通过材料的审核及时发现项目在申请初期出现的问题，并给出指导性意见，目的在于确保项目申报质量。这一阶段也是读者活动实施项目招标制管理与商业化的招标管理的重要的区别所在。材料修改环节，即由申请方根据专家初审意见进一步修改和调整原方案。
3.竞标复审阶段。此阶段，项目招标方图书馆组织申请方对申请方案进行现场竞标讲解，在审批环节中，由评审组对所有活动项目计划书的可行性、影响力、内容、活动形式等方面进行全面审核，保证审批过程的“公开、公正、公平”，择优立项。
4.项目实施阶段。根据读者活动实际的情况，此阶段可分为项目实施与监控、项目验收与评价两个阶段进行。
（1）项目实施与监控。这个阶段是读者活动项目招标管理制的主体部分。通过审核立项的活动项目，由活动主要负责人与图书馆签订活动立项合同，以确保活动任务有效落实。活动实施阶段中，执行层应对活动项目的开展情况进行不定期抽查及督导，检查项目主要涉及项目主要负责人（活动组织者）是否按照计划组织开展，活动进度是否与预定的计划相符、活动经费是否得到合理使用等。如发现未按计划开展活动、原定活动方案执行难度过大、活动经费使用不合理的现象，图书馆应及时指导承办方对活动项目原定方案进行调整，而对于项目实施过程存在严重违反合同的违规现象，则作出撤销立项或停止拨款的处理。
（2）项目验收与评价。实施项目招标管理制与传统活动管理方式的最大区别在于活动项目的验收与评价环节。活动结束之后，活动项目负责人应做好活动项目的工作总结，总结侧重于成功之处以及存在的不足。总结材料不应局限于文字总结材料，可以文本、图片、视频等多种形式呈现。此外，图书馆还应组织专家对活动项目进行全面的评审和反馈，并根据活动项目的开展情况、活动效果等综合情况，对活动给予评价定级，评价级别科可分为精品项目、优秀项目、合格项目以及不合格项目几个等次，被评为精品项目（或优秀项目）应给予奖励，并予以推广。
四、高校图书馆读者活动引入项目招标管理模式需要把握的几个关键性问题
（一）活动要充分体现出读者的主体地位。将项目招标管理制引入图书馆读者活动中，目的在于充分发挥学生的主观能动性和创造性，给予更加自由的空间。因此，在活动的具体实施过程中，必须强调学生是社会实践活动的主体。那么，强调学生的自主性，是不是在活动过程中老师就可以做“甩手掌柜”，任由学生“自编自导”了呢？事实上，老师的悉心指导在活动中的重要性是不可替代的。因大学生尚处于学习阶段，知识结构、管理经验、社会阅历有限，活动过程还是非常需要在有经验的老师指点下进行。老师在学生活动中应该扮演的是引导者、合作者身份。
（二）加强监督，强化过程管理。在活动项目化管理过程中，监督是项目目标顺利实现的重要保障。在实施图书馆活动项目招标管理过程中，应坚持过程监督原则。活动中的每一个环节都应给予重视和监督，任何一个环节的完成情况都可能影响到其他环节的完成，进而导致整个活动项目无法按时保质完成。项目管理部门应定期或不定期地对所有立项活动（下转第141页）（上接第124页）项目的实施情况进行抽查和督导，与活动项目团队进行有效沟通，直观了解项目的实施情况，发现问题，及时提出建议意见，协助解决问题。
（三）成果要拓展。图书馆活动成果进行评估后，还应最大限度地对活动的成果进行拓展。如可将活动成果汇编成册下发给学生，扩大其在学生中的影响力；通过座谈会、报告会、成果展等宣传形式让参加活动的学会谈体会和感受，从而让更多的学生体验到图书馆开展活动项目招标管理制的意义。
总之，高校D书馆实行读者活动项目招标管理制，既有利于优化图书馆读者活动的管理和活动质量的提高，又能充分调动学生组织活动的积极性。但是，就目前而言，图书馆读者活动在实施项目招标管理的过程中，还存在许多有待于需要改进和完善的地方。相信经过不断地探索和努力，图书馆的读者活动定能朝着常态化、多元化、系列化、规模化、品牌化方向发展。
【参考文献】
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【作者简介】黄 红（1966― ），女，广西机电职业技术学院图书馆馆员。
（责编 黎 原）