探讨城建档案的信息化管理

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摘要: 信息化使城建档案的管理面临了很大的挑战，加强建设信息网络，提供优良的网络化服务，推进城建档案的信息化建设。本文分析了城建档案信息化建设的必然性，提出了相应的措施来建设城建档案的信息化。

关键词：城建档案；信息化管理；网络化服务

1、城建档案信息化的必然性

城建档案的工作，是上个世纪八十年代在改革大潮当中所兴起的事业，短短十几年的时间从无到有，从小到大已经形成了全国规模的体系，改变了过去建设事故屡屡发生问题的状态，让城建档案资料能够妥善得到保管，而且在城市建设当中起到了很重要的作用，城建档案管理工作正在走向科学管理的道路。在上个世纪九十年代末城建档案的管理工作开始迈向现代化以及信息化的管理。不如二十一世纪后，城建档案管理的数字化和信息化成为了城建档案建设的重要目标，人们的讨论也很激烈，通过积极的探索以及不断实践，逐渐认识到城建档案管理工作数字化以及信息化的建设是很复杂的工程，而且需要一步步实现。当前，城建档案管理改进工作方式，改善管理模式，引入信息技术成为了一种必然，那么如何来指导城建档案工作的信息化建设，是管理部门应该重点思考的。为了顺应时代的发展，发挥档案管理工作在城市管理工作当中的重要性。城建档案管理工作是国家档案事业的重点内容，作为城市规划、城市建设以及城市管理工作当中的信息资源的支持的保障，应该把现代信息技术与档案管理的方法结合到一起，启动信息化建设工程。

城建档案能够真实记录城市规划、城市建设以及城市管理工作，有丰富的信息资源，这些资源涉及到城市规划、城市建设以及城市管理中的各个部门，主要形式有文字、图标、磁盘以及录音、录像等等。城市管理工作具有多样性和综合性的特点，做好城建档案管理的工作能够有效促进城市的建设，促使档案管理工作要能够开发档案信息的资源，从而为城市文化建设来服务，通过档案的资源来反映城市的面貌，扩大城市的知名度，增强城市市民的使命感。档案管理的工作要以城市为中心，开拓新的服务领域，收集各种技术以及管理方面的资料来编写不同的参考资料；要选择、分析以及汇总信息资源，提供各种档案管理的工作，扩大服务的范围以及服务的对象，提高城市文化建设的形象。城建档案的信息化能够有效发挥城建档案的价值，传统的档案的载体是录音和录像等等形式，这些档案的维护成本很高，而且查阅起来不够方便，不能够适应现代社会的发展，随着计算机技术和网络技术的快速发展，产生了各种电子文件，很多档案资料都以数字化的形式保存在电子文件当中，然而如何进行保管以及有效利用也是一个很值得探究的问题。录音以及录像等物质容易受到自然环境的影响，影响使用的寿命，所以，把录音以及录像所保存的资料通过计算机转化为电子文件，延长使用寿命是一种必然趋势。新的管理模式采用高科技手段对城建档案进行收集和整理，整合档案信息，优化信息资源，实现档案管理工作的规范化、标准化，合理配置档案资源，方便了网上的传输，为社会提供了全新的交流城建档案信息的方式，让城建档案工作更好的为城市的现代化建设服务。

2、加强城建档案管理信息化建设的建议

社会的进步要求城建档案管理工作要能够进行变革，如果不跟进信息化建设的步伐，城建档案管理工作就会错失发展的机会，所以，城建档案部门要与时俱进，开拓创新。

加强城建档案部门的硬件建设，当前我国城建档案部门的硬件很落后，严重阻碍了我国城建档案管理工作的信息化建设。基础设施的建设是城建档案信息化建设的重要内容，是城建档案信息资源开发和利用的基础。所以，首先要把档案馆的改建工作做好，必须要有一个安全保管的场所来有效保护重要的档案资料。要配备好相应的设施，实施档案管理环境工程等等。加强城建档案管理部门的软件建设，提升城建档案管理的信息化水平。要以各级档案部门的内部局域网以及联结各机关的外部网建设作为基础，加强城建档案管理现代化软件基础设施的建设。要提高信息化的水平，因为城建档案记录的是城市规划、城市建设以及城市管理工作的历史内容，有很强的专业性，所以所应用的软件的信息处理技术就必须能够兼容各种形式的文档，甚至是多媒体文件预览的功能。还要以人才建设为支撑来强化城建档案管理的保障。应加强对现有档案工作者信息化意识的培养,提高档案人员处理信息的能力,熟练运用信息资源管理理论和信息技术手段,对档案信息资源实施科学管理与有效开发利用。要制定切实可行的培养计划,鼓励专、兼职档案人员通过在职培训,学习与档案信息化相关的计算机应用基础知识、网络技术知识、现代水利管理技术知识、外语知识等,提高档案工作者掌握和运用信息技术的能力,以适应档案信息化的发展。

数字化档案馆的建设工作在开发以及应用过程当中应该坚持统筹规划、循序渐进以及安全保密等原则，保证档案信息化建设与全社会信息化同步发展，促进国民经济以及社会的发展。