事业单位人事档案管理的信息化建设研究
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摘要：进入21世纪之后，随着科学技术的日益发展，人事档案管理信息化成为一种必然趋势。传统的人事档案管理工作面临着极大的挑战。本文分析了事业单位人事档案管理信息化建设中存在的问题，探讨了推动人事档案管理信息化的有效策略，旨在提高工作效率，使人才更好地为单位服务。
关键词：事业单位 人事档案 信息化 高效管理
一、研究背景
人事档案记录了人才信息，通过人事档案，可以了解组织内部人事的背景、履历，以及德才、工作业绩和奖惩等重要信息。科学的人事档案管理有利于人事信息的应用与利用，人才的开发和使用也会变得合理有效。对任何组织而言，人事档案管理都是十分重要的，事业单位也不例外，其对提高事业单位工作效率作用明显，同时对事业单位的发展也有着巨大的推动作用。然而，传统的档案管理已经不适应如今信息化时代的要求。传统的人事工作的重要组成部分就是人事档案，计算机只是辅助人事档案信息的记录。但是，在数字信息化越来越成熟的今天，人事档案数字信息化管理是时展的必然趋势。人事档案数字信息化后，档案管理变得简单方便，计算机、扫描仪、互联网络等等一些现代专业设备和技术，把人事档案资料变成虚拟文字、图片以及音频等电子数据，有利于对档案信息分类、提取、分析、加工。另外电子数据更容易保存，时间也长，尤其是可以通过互联网络，使查询、修改变得更加方便。既准确方便，又可以解决传统人事档案管理的成本高这一问题。事业单位想要了解人事档案资料，可以在计算机上检索已经录入的信息，系统中存在的资料数据可以根据人们所需要的条件快速的查询，尤其是利用网络通信技术，可以将单一的脱机、联机检索变成智能网络检索，进一步提高人事档案工作效率。
二、人事档案信息化建设中存在的问题
（一）事业单位人事档案管理软、硬件基础参差不齐
不同组织对人事档案管理信息化的要求不一样，这就导致了各组织人事档案管理软件的开发存在许多不同之处，差异巨大。如此一来，各地开发的软件不一样，互通就是一件困难的事情。尽管人事档案信息化所需要的现代设备事业单位已经较为完备，但是，在管理模式上仍然采用“手动为主，计算机为辅”，这样从一定程度上限制事业单位人事档案管理信息化的启动。
（二）缺乏规范的信息化管理标准
作为事业单位人事档案管理信息化建设的前提，规范化和标准化是信息化建设高质量和高效率的保证。然而，在如今的事业单位中，各个组织的人事档案管理工作都是根据自己的需求和利益来拟定管理标准的。虽然这样对组织内人事档案信息的利用更具针对性，但是由于在事业单位人事档案管理的框架上存在差异，因而不好统一管理，也就是说，事业单位内部彼此之间没有形成一个既统一又规范的人事档案管理标准，所以也就没有办法实现档案数据共享，在实际操作中有些困难。
（三）人事档案管理人员素质参差不齐
如今在事业单位从事人事档案管理的人员大多数是身兼数职，这就导致了其在人事档案管理这份工作上的精力、时间投入就十分有限了。一些事业单位人事档案管理者学历不高，年龄也大，对于新接触的东西理解慢，接受慢，新知识、新业务的使用很困难，他们当中有相当一部分管理人员并没有受到过专业的培训，缺乏专业知识，或对专业知识了解得并不深刻。尽管事业单位也有些从事人事管理工作多年，积累了大量的工作经验，但他们对档案的管理一般都是利用传统的方法管理，这种工作手段已经在他们的脑海里根深蒂固，使得这些管理人员对于新兴的人事档案管理数字信息化接受度低，他们往往缺乏足够的认识，故步自封。此外，一些事业单位从事人事档案管理的人员变动频繁，新来的工作人员对业务又往往不清楚，造成这项工作的困难。
（四）资金的投入有限，推进工作困难
事业单位要实现人事档案管理数字信息化，就必须要具备必须的软硬件设施，用于信息化建设的资金是一笔不小的开销。档案管理信息化不是说有两台电脑，几台扫描仪就能解决的，它需要全面的、系统的信息化设备。这些设备的完善需要资金投入，并且在配置完这些设备之后，还需要专业的人员来维护。后期培养能够胜任人事档案管理信息化的人员，也需要投入一笔经费。而这些花费开销只能由单位自行筹集，但是基层单位开展的工作里，档案管理工作多处于从属地位，资金的筹措不是一件简单的任务，这是事业单位人事档案管理信息化建设不容忽视的一大阻力。
三、推动人事档案管理信息化的思路
（一）要引进先进理念，提高管理人员的素质
毋庸置疑，档案管理的核心在于“人”，管理人员的素质从很大程度上影响着人事档案管理信息化的建设，因而，对管理人员档案管理信息化意识的培养就不能忽视。虽然现在的信息技术发展迅速，但是人们旧有的观念仍然禁锢一些管理者的思想，所以引进档案管理先进理念十分重要。只有从思想上提高认识，重视、明确信息化建设，才能从根本上提升事业单位人事档案管理的信息化程度。事业单位要想做好档案管理信息化，就需要培养出一批高素质、稳定、专业化的档案管理人员。随着信息技术的发展越来越快，对管理人员的专业素质上的要求也必将越来越高。要求档案管理人员不仅仅懂得档案管理、懂得信息化的管理技术，而且由于人事档案管理工作具有特殊性，其中涉及了个人的信息资料，为防止这些数据外漏，还需要工作人员良好的品德素质。所以，对档案工作人员的综合业务能力培养、职业道德教育和思想品德教育都不可忽视，管理者具有了综合业务能力、良好的思想政治觉悟和良好的职业道德才能让档案管理信息化建设顺利施行。
（二）做好人事档案管理信息化的数据库建设与安全防护
人事档案信息入库前一定要做好鉴别工作，管理人员需要处理好“方便利用”和“档案入库成本”之间的关系。工作人员要严格遵守人事档案行政管理部门有关建立档案数据库的各种规定条律，认真负责的建立起准确的、科学的、规范的事业单位人事档案数据库。需要强调的是信息技术为档案管理提供了高效、快捷的手段和方法，但也给档案管理带来了安全隐患。确保人事档案信息的安全是事业单位人事档案管理信息化建设不得不重视的问题。首先，要建立人事档案信息化管理的法规和安全标准，不断完善信息安全的保障体系。在管理工作中，人事档案数据要进行备份，管理系统要有恢复机制，以此来保证档案信息数据的保存安全；其次，要规范事业单位人事档案信息的借阅机制，以此来保证档案信息数据的使用安全。再者，档案管理人员要有职业操守。要加强人事档案信息化管理工作人员的职业操守教育和安全技术培训，以增强他们的保密意识及安全使用技能。最后，应将数据档案与纸质档案分开存储，在使用过程中，如果有条件数字档案的存储与使用也应尽量分开，确保档案资料的完整安全。
（三）整合资源，解决资金问题
旧有的人事档案管理模式是相对的集中管理，人事档案管理大多数是由基层单位或者是上级主管单位来进行管理。资金投入的多少取决于事业单位的管理规模。所以说，基层单位数量较少的人事档案，如果要求配备专业设备和专职人员，然后去建立档案管理数字信息化是不太现实的。人事档案管理工作并不像其他的工作那样容易取得成绩，也不可能直接创造经济效益，所以人事档案管理工作很难引起上级领导的注意，这也就导致了事业单位很难投入比较多的资金来发展档案管理数字信息化。那么，如果改变现有的管理模式，把档案管理工作的规模变大，从原有的人事档案相对集中的管理发展为绝对集中管理，成立专门的机构来进行人事档案管理，就有可能实现信息化管理。各个事业单位基层的少量人事档案集中到一起，由少变多统一管理，使之成为大数量的人事档案。这样一来，档案管理工作的地位就会上升，管理规模变大后，也足够引起上级领导的注意，逐步争取资金的投入，就可以配备专职人员以及专门的设备了。不仅如此，如果单位内部统一管理也有利于形成一个既统一又规范的人事档案管理标准，对提高信息化建设的质量和效率也大有益处。
（四）健全管理机制，规范事业单位档案管理工作
对于记录在档的人事资料管理，应当先从人事管理的需要入手，查漏补缺，完善管理工作程序，切实建立起人事档案信息化的管理制度。档案管理体制上遵循“统一领导、统一制度、统一管理”的原则，逐步形成档案部门为主实施，各职能部门分工明确、各负其责的档案工作管理体制和工作机制，促进档案工作全面开展。随着信息技术的迅猛发展，档案管理部门一定要及时改革创新管理制度，确保人事档案管理信息化的有效实用。
事业单位人事档案管理的信息化建设对于事业单位体制改革创新和实现人事档案管理社会化服务有很深远的影响和重大的现实意义。当前我国事业单位的改革步伐加速前进，这对人事档案管理带来了很大的挑战。由于事业单位人员的流动不断增加导致人事档案数量和复杂度逐渐增大，所以对人事档案管理工作提出了更高的要求。利用现代的科学技术和迅猛发展的信息技术来不断加强人事档案管理的信息化建设，已经是事业单位人事档案管理的主要趋势。事业单位档案部门要积极创造条件，尽快实现人事档案管理的信息化，推进事业单位档案管理工作的快速发展。
参考文献：
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