让幻灯片和Word文档转换自如
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参加各种培训、聆听各类讲座时，常常都要和PowerPoint演示文稿打交道。对于讲授者而言，为投影所讲的主要内容制作投影，需要提前将很多文字内容插入到幻灯片当中，有时制作一个讲座的PPT文件，可能需要花费很长时间。对于学员和听众而言，为了提高学习效果，往往还需要将演示文稿打印出来。直接通过PowerPoint的讲义方式打印，虽然能在每一张纸上打印多张幻灯片内容，但如果每一张幻灯片都包含图片和文字段落格式，相邻幻灯片之间又会自动保留一定的间距，如果碰到文字内容比较多的幻灯片，打印后的阅读效果常常不能令人满意（如图1）。其实，可以利用演示文稿和word文档之间的相互转换功能，提高幻灯片的制作速度，改善演示文稿内容的打印效果。
轻松提取幻灯片中的文字
对于没有备注内容的幻灯片文件，借助PowerPoint本身提供的文件转存功能，将幻灯片转存为RTF格式的文本文件，稍加排版之后再打印，就可以显著地改善阅读效果。这里以PowerPoint 2007为例，首先打开要提取文字的幻灯片文件， 例如“经典故事.ppt”,执行“Office/另存为”命令,在“保存类型”的下拉列表中选择“大纲/RTF文件（*.rtf）”文件格式选项，单击“保存”按钮，即可将幻灯片文件转存为RTF格式的文本文件（如图2）。双击转存后的RTF文件，系统默认会启动Word软件来打开文件，再进行排版打印就很方便了。
通过幻灯片文件转存RTF文件的方法，只能提取幻灯片正文大纲页面中的文字，如果幻灯片中还包含许多备注文字，则需要借助“幻灯片文字提取程序”这款绿色小软件。具体操作方法如下：同时打开Word 2007和PowerPoint 2007软件，然后运行“幻灯片文字提取程序”，将目标幻灯片文件拖到主程序窗口的转换框当中，单击“开始”按钮，软件就会自动打开每一页幻灯片，依次复制文本框和备注中的文字内容，并按原来顺序粘贴到Word文档窗口当中。通常只需要一两分钟就可以完成提取工作并自动退出程序，最终形成一个名为“×××.ppt.Convertor.doc”的Word文档，其中“ ×××.ppt”为原来的幻灯片的文件名称（如图3）。对该文档稍加编辑,同样可以得到我们真正需要的文本内容。
快速将Word文档转换成幻灯片
在制作演示文稿的过程中，常常需要将Word文档中的文字内容依次复制粘贴到PowerPoint当中。如果文字内容较多，插入样式又比较接近，就可以使用Word 2003提供的文件发送功能，将Word文档内容直接发送到PowerPoint幻灯片当中，从而节省下大量复制粘贴的繁琐操作时间。
这里以上例提取Word文档中的经典故事的发送操作为例。首先运行Word 2003，打开对应的文档,一手按住键盘上的Ctrl键不放，一手按住鼠标左键，依次拖动选中不连续的故事内容，然后执行“格式/项目符号和编号”命令，选择任意一种项目符号，单击“确定”按钮。如果文档内容较多，还可以分批选中每个小故事的内容，分别执行上述命令，插入同一种项目符号（如图4）。
接下来，执行“文件/发送/Microsoft Office PowerPoint”命令，系统会自动打开PowerPoint，将每一个故事单独放置在一张幻灯片中，故事名称在标题文本框中，宋体44磅，居中对齐；故事正文在内容文本框中，宋体32磅，左对齐，如果故事内容太多，常常会超出内容文本框的显示范围，还需要对幻灯片进行必要的编辑修改操作。
由于PowerPoint自动版式模板中有两个文本框，系统会以回车换行符号（直接按回车键，又称段落符号），作为文本框的分隔符号，设置了项目符号的文本内容，会自动插入内容文本框，否则就插入到标题文本框。如果文本内容包含多个段落，可以将回车换行符号替换为人工换行符号（同时按下Shift键和回车键），对文本内容进行人工换行操作（如图5）。
最后，回到PowerPoint 2003，对自动生成的幻灯片进行编辑操作。首先执行“格式/幻灯片设计”命令，选择一种合适的幻灯片设计模版，并应用于所有的幻灯片。然后执行“视图/母版/幻灯片母版”命令，通过母版视图设计界面，对自动版式标题和内容区的文本框进行必要的格式设置，如字体、字号、对齐方式等。最后单击“关闭母版视图”按钮，母版视图修改操作就可以生效。对于个别文本内容特别多的幻灯片，可能还需要根据实际情况，手工改变文字大小。经过上述Word文档发送和PowerPoint文档编辑修改等操作，很容易就可以把样式比较一致的大量文本内容迅速地插入到幻灯片当中（如图6），节省下大量宝贵的工作时间。
上述幻灯片的编辑修改操作在PowerPoint2003/2007中都可以实现，但是文本发送操作却只能在Word 2003中实现，因为在Word 2007当中，根本找不到类似的文档发送选项，实在令人遗憾。