档案业务口径管理意见
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（一）综合档案馆馆藏档案分类问题
1、文书档案为一个大类，大类内按全宗管理；
2、专门档案为一个大类，原属科技档案的建设项目档案、设备档案、科研档案等放入专门档案内，分别作为其中的一类，不再使用“科技档案”类别名称；
3、名人档案作为一个大类，大类下按人头管理。
（二）有关馆藏
计算公式的问题
档案馆工作标准中的二.（二）．1中的“馆藏计算公式”是指该馆文书档案的收集总数。二．（三）．1中的“馆藏档案”是指文书档案的总数。二.（七）.1的“鉴定”，包含开放档案的鉴定。
二、关于“单件归档”方法问题
（一）单件归档方法的适用范围问题
学校中的教学文件材料，企业的党群、行政管理、经营管理、生产技术文件材料等，能采用单件归档的方法归档的，建议都采用新的方法归档。
（二）对已实行文件材料归档方法改革的单位，其归档质量原则上按《关于实施文件材料归档改革的主要做法》的要求进行检查。
（三）会议记录必须编制页码。
（四）关于转发件的归档
1、转发件按“转发件正本—转发件定稿—被转发件”的顺序排列。
2、转发件正本中所含的被转发件的复制（眷印）件，可归档或不予归档。
（五）单份文件装订方法，允许采用不锈钢钉的方法装订，但须确保不锈钢钉的质量；短期档案可以保留原装订材料不变；除《关于实施文件材料归档改革的主要做法》提出的装订方法外，各区还可以探索采用其他方法装订文件。
（六）关于文件处理单的归档
收、发文的文件处理单均应保存；其排列位置视处理文件时的实际情况而定，可排在文件的前面，也可排在文件的后面；处理单应计入文件总页数中；处理单的幅面小于16开的，也可不要求托裱。
（七）关于归档文件目录
如已采用规范的档案管理软件，以计算机为主要检索手段的，文件盒内不要求放置归档文件目录。
（八）关于盒号的问题
原则上不要求编制档案盒的盒号。
三、机关单位档案工作问题
关于编制书本式专题目录的问题：
如机关档案管理已使用经过国家档案局测评的优秀软件，将全部党政工团档案或主要专门档案以文件级条目录入电脑，同时专职（或专责）档案人员会使用该软件，可不做书本式的专题目录。
四、科技档案工作问题
（一）科技档案的分类问题
1、与工程项目关系密切的管理性文件的类别归属
申请立项的报告与批复、列入基建年度计划的请示与批复、征地拆迁材料等，原件原则上应归入科技档案整理。
2、负责基建项目管理临时机构文件材料的类别归属
负责基建项目管理临时机构如指挥部、基建办等，在行政管理（含党、政、工、团）工作中形成的文件材料，归入本单位的文书档案。从筹建、报建、征地、施工管理、到设计变更、竣工验收等文件，则归入该项目的基建档案。
（二）科技档案的整理方法
1、采用文字材料装订，图纸不装订的方法整理
（1）文字材料和图纸尽量分开立卷、装盒，一卷材料少者，可用薄盒装放。
（2）原为图、文同盒（卷），并已整理编号完毕者，应将文字材料单份装订，一盒视作一卷，统一编卷内目录，每份文件及图纸的首页右上角加盖档号章。
（3）一个类别内的文字材料和图纸皆很少时，可采用图、文同卷的方法，具体方法为：同一卷内，反映同一问题的文字材料在前，图纸在后，以单份文件装订，卷内编“件号”。
（4）以一盒为一卷且不装订的科技档案，盒内可放或不放软卷皮（案卷封面），但档案盒正面、脊背项目内容和卷内目录、备考表等必须填写完备。
（5）档案形成时已经成本册且有封面和目录的（尽管封面格式不同于档案卷皮），不需要再加档案软卷皮，只需在原封面上加盖档号章即可归档。
2、工程联系单、修改通知单的组卷方法
（1）按文种或专业立卷，卷内按原编号排列，并按每张“联系单”的“事由”录入卷内目录条文。
（2）修改通知单数量少者，可放入被修改图纸同一卷内立卷。
3、施工原始记录、竣工图的归档份（套）数
施工原始记录、竣工图，一般各归档两套。
4、基建档案竣工图的责任者
基建档案竣工图的责任者一般为施工单位。
5、图纸目录页码的编制
利用原来图纸目录作为卷内目录者，卷内目录不必编页码。另有卷内目录，原图纸目录作为一份文件装订，并在首页加盖档号章。
6、图纸折叠要求
（1）按A4幅面规格大小折叠；
（2）图标外露；
（3）图面向内，手风琴式;
（4）折叠方法一致。
7、城建档案“移交单”的处理
城建档案“移交单”放本单位的全宗卷内归档，保管期限为永久。
（三）跨区域项目基建档案的验收与接收
跨市、区的基建项目应根据需要收集、形成多套档案；如属重大建设项目，由市档案行政管理部门组织档案专项验收，并由市档案馆接收一套完整的竣工档案；所有跨市、区的基建项目除移交建设单位、使用（含管理）单位外，项目主管部门可根据管理需要，接收有关部分；牵涉城市规划、建设、管理方面者，由市城建档案馆接收。
五、企业档案工作问题
（一）企业档案原已进行规范化管理，新形成的企业管理性文件，即党群、行政、经营、生产技术四大类档案可合并为一类，称为“企业管理”类，其类别号沿用原党群档案的类别号，其他类别号不变。
（二）企业档案刚开始进行规范化管理，企业管理性文件（即党群、行政、经营、生产技术档案）称为“企业管理”类，其类别号用“1”或“A”，其他类别号按顺序接排。
六、科技事业单位档案工作问题
（一）科技事业单位的考绩档案问题
科技事业单位原未建立干部考绩档案者应建立干部考绩档案，这类档案可独立成类，若在人事部门管理得好者，也可放在人事部门管理。
（二）医院的病历档案问题
医院的病历档案，作为一个大类，独立进行整理和管理，医院统计档案数量时，不包括病历档案数量，但在医院档案管理办法中应将其作为医院全部档案的一个组成部分。
七、会计档案的管理问题
（一）会计凭证的整理要求
要折叠整齐，装订牢固，凭证封面各项目填写齐全，在空白处盖上档号章，并按要求将档号章各栏目填写清楚，凭证起止张数是指记账凭证数。
（二）会计账簿的整理要求
以自然形成的一本作为一个案卷。固定账薄不要拆去原封面；活页账薄可拆去原封面和空白页，用“三孔一线”的方法装订；会计账簿应在启用页上方空白处盖上档号章。
（三）财务报告的整理要求
财务报告保持原样，除去会生锈的金属物，按年度、季（月）分别组卷，整本折叠。
八、照片档案的管理问题
（一）照片档案的整理
照片档案可沿袭区分保管期限、按“类别—年度”分类编号的方法整理，也可按以下方法进行整理：
1、不要求区分保管期限，仅分为归档与不归档两部分，归档的照片保管年限为长期以上。
2、照片按“年度—问题”进行分类，在同一年度内按照片的问题结合形成时间排列。
3、按“类别号—册号—张号”的模式对照片进行编号。
（二）重要的数码照片应同时冲洗纸质照片归档，归档时应标明互见号。
（三）归档的数码照片应刻录成光盘，一式三套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。
（四）照片档案的编目
1、以照片的自然张或若干张（一组）为单位著录成为照片档案目录的条目张号（第1张）
册号（第5册）
二级类目代号（照片）
一级类目代号（特殊载体档案）
。
2、以一组照片为单位著录时，题名应根据题名拟写要素，简明概括、准确反映一组照片的基本内容。
3、以一组照片为单位著录时，照片号、底片号、页号均应著录起止号；时间应著录起止时间；参见号、摄影者可以著录多个。
（五）大幅照片的管理
1、对于照片册放置不下的大幅照片，可将其放入专用的档案袋或档案盒中，按照片号顺序排列。如竖直放置，应首先将照片固定在专用的纸板上，再放入袋、盒中；如水平放置，照片的堆放高度不宜超过5cm。以竖直放置为宜。
2、对大幅照片的说明可另纸书写，与照片一同保存。一组联系密切的照片中的大幅照片，应随该组照片一同在册内编号，填写单张照片说明，并注明其存放地址。
3、对于大幅照片、底片，应在备注栏内注明“大幅”和存放地址。
（六）底片号的编制方法
底片号编在底片袋上，除“F1”与“F2”的区分外，其余与照片同号，无底片者，在备注栏说明。
九、关于机关档案综合管理考评
（一）如市档案局委托各区档案局（馆）进行档案综合管理升级预评，需按有关要求评出预评分。
（二）需加入以下有关档案计算机管理及电子文件管理的考核内容：
l、档案管理软件的配备情况；
2、录入档案条目的数量、比例（近五年的主要业务档案）；
3、电子文件的收集和管理情况（*年以来的电子文件）；
4、档案人员对计算机的熟悉情况。
十、其他业务问题
（一）关于建立全宗卷问题
1、各类型单位，包括企业、事业、机关等，特别是撤销单位，应按行业标准《全宗卷规范》的要求，建立全宗卷。
2、全宗卷应视为一个大类，“全宗卷”内的材料以“卷”称呼，在大类内大流水排列。
（二）从电子邮件中接收到的上级来文，如属针对本单位的批复、答复，对本单位在相当时期内有指导意义的规定、办法、行政规章等文件，应以纸质文件的形式归档，其余可以电子文件的形式归档。