成功展会的幕后英雄
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满足展商的多种需求，创造性解决复杂问题，提供更高层次的快速响应服务――一支熟练高效的物流专家组成的团队是展会能否成功举办的关键。
每一个贸易展、促销活动、展览会、临时性零售大汇演后面都有一支高度熟练的物流专家组成的团队。优秀的物流团队在策划大型活动时不仅要掌握日常的行业物流技巧――及时交货、高效的资源管理、协调搬运工和团队等方面，他们还要应对每个展览会的独特挑战，跨越各种麻烦和许多不可避免但必须解决的难题，让每次展览会都成为体验独特的完美的物流活动。
面对错综复杂的挑战
即使最简单的参展商合同中也包含复杂性，以及参展商的市场营销和物流团队可能会忽略的各项挑战。对于贸易展物流专家来说必须知道潜在的雷场在哪里，如何规避各种风险，必须具备解决各种错综复杂问题的能力。
以贸易展物流专家JSI公司为例。这是一家设在美国加州的国际物流和供应链服务公司，公司要面对许多市场营销展览活动，特别是和高科技市场相关联的物流活动，每年需要安排数十个展览。要做好每一份工作，JSI必须与客户的市场营销和内部物流团队实施无缝对接，一旦确定演出和展览日期，JSI就要检查所有参展商的整个计划，列出所有的细节，包括运输具体规格要求、每次都与众不同的合同条款等。
每次JSI承担展览活动，都会做出精细、力求完美的规划，比如如何符合运输规格、交货时间表如何满足展览会的要求等。对于很多展览会而言，交付预定时间往往精确到15分钟，这使运输物流尤其棘手，因此要严格按照展会主办方的运输进出日期和时间运作，否则展览品提前或推迟出现在场馆，可能导致各种问题。比如司空见惯的是50或60辆卡车排接成长龙，司机在队列中等待几个小时感到“窒息”。对于贸易展的新人而言，这一现实常常让人束手无策，他们可能要承担额外的费用，如晚到的交货时间可以导致高达30%的附加费，司机可能需要支付加班费等。
因此JSI一旦拿到展览日程表，它就可以立即开始组织相关联的物流活动。由于拥有全球仓库设施网络，JSI可以从战略上提前安排存储摊位和设备。比如如果已预定在某个具体时间安排某个具体的展览活动，JSI将客户的产品存储在最接近目的地的地方，而不是返回到客户端的设施，这有利于提前交货时间、节约客户的运输成本。
如果是来自客户端的各项设备设施，当JSI人员提取这些东西的时候，会仔细审核确保各种箱子按照指示标记操作。有时他们还会重新标记容器以防止混淆，或对于超大或易碎物品定制容器。这种“谨慎”至关重要，因为某些展会管理人员可能会拒绝接收不符合规格的包装，这意味着材料可能再也到不了展览大厅。
法规遵从性在国际展览会同样至关重要，不同国家会具有一系列不同的法律和文化问题。例如我们常见的宣传营销资料，可能含有不合于展览国家的特定风俗，有时需要将市场营销材料提前发送到贸易展会的主办方，以便于其检查审核。这包括许多伊斯兰国家禁止对于酒的宣传或《古兰经》不敬的描写，物流团队必须确保没有文化上的冲突，否则可能让会相关联的所有准备无功而返。
另一个棘手的物流问题是在不同的国家围绕海关法规的遵从性。物流团队必须严格注意到每个政府的规则和流程。为了确保各种材料顺利跨越国界――和无须面对税收――大多数参展商依赖于物流公司完成国际运输和提交报关单证。报关单证中所列的一切应是免税的，政府可能会检查报关单证和库存，以确保每个项目产品最终会返回到它的始发地。在一些国家，计算机设备会经过仔细检查，有时是为了保护该国的国内市场，有时是为了控制信息。一些国家和展览会会发出严格告诫，参展商不能手提携带材料到贸易展览现场。
物流团队需要确保他们监控每个文书工作要求、每个容易忽视的截止日期、每个意想不到的问题，一路过程必须有检查有监督，以确保一切都正确无误。
再以波音公司为例。每年在全球许多展览会上波音公司都是非常熟悉的身影，展会可能在西雅图或悉尼、德国的法兰克福或肯塔基州的Frankfort，经常会面临的问题是：哪个月和在什么国家参展？比如波音公司的军用飞机产品每年参加的展会各不相同，这些展会可以小到一个下午的时间，或长达一周的飞行表演展览，但是有一点是相同的：春天一开始就要规划秋天的展会;在夏天规划冬天的展会。对于展会的参与者而言，永远不断生活在未来！
许多展会都是贸易展，比如CES展需要一点娱乐闪光点和设计好玩的。不仅为吸引来自世界各地军事人员，波音公司还必须关注每个展览会的目标受众，因此波音内部有专门的展会物流团队。该团队确定展览会如何定义，或者需要哪些飞机类型，某些飞机的大小适合放于桌面，一些适合于挂在天花板上，有时需要飞机实际的存在。该团队有专门的展会列表：包括模型、演示、旗帜、标志、宣传材料以及视听资源库等。
决定展会物流的还有另一个因素：场地位置。例如，如果波音前往欧洲参展，物流团队所安排的列表中可能包括咖啡服务和几把多余的椅子，一边能够开展轻松的聊天――因为欧洲人不愿意马上进入业务讨论阶段，要确保展位上有沟通交流的地方，可以探讨业务的细节。在美国人则相反，他们不会迷恋于咖啡，而是速战速决。波音公司一旦完成了展会物品的所有组成安排，那么他们会将物品聚集在某一个具体的位置，由第三方承运人运输派往展览地点。
细致和高效是成功
的基石
纽约Axis全球物流公司成立于1997年，公司的展会物流运作业务占整个业务量的大约25%到30%，应对任何种类的面对面营销展会――不管是贸易展，体育集会还是街头艺术节――都是Axis的拿手好戏，其中供应链集成的适应性、灵活性和独创性是其取得成功的关键所在。
Axis越来越多的展会客户开始接受“游击营销”的概念――一种通过依靠高度互动展会建立起的品牌忠诚度。这些展会比传统贸易展要求更多物流协调和库存管理，因为它们不涉及较传统的展览场地，而是主要可能会发生在街道上，需要物流团队准备好所需的所有项目和准时赶到活动现场。除了存储、维护和运输材料，Axis也采购一切，包括在大街上开展“展会”容易使用到的遮阳伞和折叠椅。
展会物流公司处理一切时间关键的交付活动，从贸易展览会的摊位和用品展览后的存储等，这些交互式活动需要广泛的规划和协调。要让所有这一切无缝运作，Axis早在规划过程中就已经开始安排和协调，而此时展会具体安排可能仍在白板上讨论阶段。
该公司偏向于客户从展会一开始到结束的全程合作，事实上，结束后的工作更费时费力，因为它涉及到运输所有材料到几个可能的仓库、修复损坏的物品和存储易腐货物等。其中降低成本的主要机会出现在库存管理领域，Axis广泛的区域仓库网络可以存储各类展览材料。由于集成了运输管理系统的仓库管理系统，Axis总是知道库存品是在一个特定的存储设施里或是在一辆卡车上。Axis团队也知道哪些产品正在维修，哪些需要新涂一遍油漆，哪些需要更换――这些信息对于规划和预算编制都至关重要。
此外，每年Axis处理大约1500次店内店独家化妆品展会，这对库存管理带来巨大挑战。要处理这样的展会，Axis在美国全国四个不同的区域安排了区域库存。公司负责运输所有展会需要的固定装置――包括柜台、地毯、展示架、枝形吊灯等等，往往是公司自己的木工、电工和技工处理地毯、电气系统、安装业务等。Axis团队完成装配后拍照，让客户可以查看。Axis也提供存储所有有关文书工作的增值服务，包括设计蓝图、保险单据和合同等，所以客户省心省力。
供应链集成的适应性、灵活性和独创性是Axis公司取得成功的关键所在。
随着展会经济的蓬勃发展，展会物流的组织管理者能否与参展商进行良好合作，使之消耗最低的运营成本完成产品的时空转移，从而发挥出最佳的运营效率将直接影响到整个展会的实际效果。总体而言，展会物流活动过程控制非常复杂，在时间上具有很强的阶段性，在空间上具有突发的集中性，在需求上具有双向性和不确定性，这就要求展会物流服务商提供更高层次的快速响应服务。
如何在特定的时空里，满足参展商多种需求，是展会能否成功举办的关键。因此创造性地解决问题，以及认真细致的规划和大局观的角度，可帮助展会物流专家确保每个项目都取得令人难忘的成功。展会物流中，细致和高效永远是成功的必不可少的基石。