如何加强城市建设档案的信息化建设
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摘 要：信息化是当今社会发展的方向和趋势，档案信息化无疑也是档案工作发展的方向和趋势。所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。在现代信息技术的广泛应用下，如何竭尽全力优化区县档案馆现有馆藏档案，大力开发档案信息资源，更好地为社会主义“三个文明”建设服务，是档案界同行经常思考的一个热门话题，更是档案部门适应改革开放要求的一个带方向性的问题。因此，笔者就如何加快档案信息化建设作一些有益的探索，提出以下粗浅见解。
1 城建档案管理工作中存在的问题和不足
（一）信息化建设比较薄弱，管理手段相对落后
档案信息化建设速度缓慢，以手工为主的服务模式大量存在。坐等上门的服务方式，单一和落后的服务手段严重影响了城建档案服务质量的提升，城建档案信息得不到有效的开发和利用。
（二）城建档案管理经费不足，人员素质有待提高
大多数城建档案馆（室）经费不足，购置档案设备及人员经费支出困难，需要逐级请示，极少配备档案专职人员，多数兼职，并且档案工作人员不具备档案管理专业知识。严重影响了城建档案事业的发展。
（三）系统管理维护水平较低
实行档案信息化，基础信息必须完整、准确，在人才任用过程中，才能实现利用上的最大价值。但目前基础信息在收集和利用上还存在一定难度，造成信息更新不及时、不全面，归档材料形成单位或个人不能按时将材料送至档案管理部门，给档案信息化带来一定的阻碍。
（四）县级城建档案管理总体水平不高
城建档案归档整理不规范，基础管理设施滞后，库房面积严重不足，无法妥善保管大量档案。没有形成城建档案收集、接收工作机制。许多县级市没有接收档案工作机制、制度，已造成很多建设工程档案流失虽然有档案小库房，但基本没有建设工程档案，有的基本的档案库房也没有。多数城市地下管线摸底调查尚未开展。
2 加强和改进城建档案管理工作的建议
（一）规范电子文件的归档与管理
已形成电子文件的机关应尽快将电子文件的归档与管理摆上工作日程，纳入机关档案工作内容。要参照纸质文件的归档范围，制定电子文件归档范围及保管期限表。严格按照国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》、《电子文件归档与管理规范》等规定，制定本单位电子文件管理规范，规范电子文件的归档与管理，使电子文件和纸质文件一样得到科学保管和有效利用。具有永久保存价值的电子文件，必须同时制成一套纸质文件一并保存。要做好馆室衔接工作，遵从同级国家综合档案馆关于电子文件移交与接收一致性要求，及时向同级国家综合档案馆移交规范的归档电子文件。各级档案行政管理部门要主动加强与电子文件移交机关的联系和协调，积极探索电子文件移交的新机制、新方法、新手段，为机关电子文件移交进馆并有效提供利用创造条件。
（二）提高档案管理人员的综合素质
档案管理人员要有较高的政治思想素质和较强的责任感，在实际工作中要坚持统筹规划、组织协调、统一制度、统一监督和指导的原则，同时还必须有服从组织需要，树立全局观念，埋头苦干，对工作精益求精的工作作风。航道档案管理人员还要做到脑勤、嘴勤、手勤、腿勤。脑勤主要是勤于思考。每遇到一件事情都要认真思考，形成规律性认识，做到举一反三、事半功倍，提高档案管理工作的效率。是如果不懂和不知就要勤问，还要经常向本部门或本单位人员宣传档案管理的有关规定，经常向领导汇报工作情况，反映存在的问题，争取得到各部门的支持。手勤就是在平时经常检查文件、资料内容的完整性，并及时分门别类地归档。做档案管理工作腿勤也不可缺少，其目的就是为了多了解实际情况，以便丰富自己的头脑，再经过提炼加工形成理性认识。
（三）加快室藏档案的数字化
各级机关要统筹安排做好室藏档案数字化工作，尊重档案管理工作的科学规律，扎实做好机关档案的分类、整理、著录、鉴定等各项基础工作，夯实机关档案数字化基础。要加强室藏档案的目录数据库建设，重视和加强档案数据采集、录入的准确性，以提高档案利用检索的完整率和准确率。各级机关在向同级国家综合档案馆移交纸质文件级目录的同时，应移交符合规范标准的机读目录。
（四）加大法制宣传，增强法律意识
为提高各级各部门对加强城建档案管理重要意义的认识，增强做好这项工作的责任感和紧迫感。要采取多种形式，大力宣传城建档案管理的法律法规，提高全社会对城建档案管理的法律意识；要结合实际，宣传城建档案在城市规划、建设、管理中的作用，宣传城建档案统一收集、集中管理、资源共享的现实意义和长远意义，努力营造开展城建档案工作的良好社会氛围。
（五）坚持与时俱进，是做好档案信息化建设的重要环节
档案信息化建设是档案事业发展的要求，是档案事业现阶段最为活跃和发展最为迅速的领域。随着现代科学技术的不断提高，社会各界对档案信息的需求量越来越大，质量要求越来越高，他们对档案信息的需求是准确、及时、简捷、实用。希望对档案信息资源进行快速的提取、分析、利用，从而满足各方面的需求。因此，必须坚持与时俱进，始终把档案管理现代化作为档案事业的发展方向，在思路上不断创新，在新领域上不断开拓，从根本上改变传统的档案管理模式，不断引进和采用先进的现代化管理技术，提高档案服务水平，使档案工作的服务能力适应社会的发展要求，是档案工作服务社会的重要基础。
（六）加强信息化基础设施建设
加强城建档案扫描设备、计算机软硬件、网络网站等信息化基础设施的建设。利用计算机管理软件辅助完成各类城建档案的收集、整理、立卷、保管和检索利用。积极创建各类专题信息数据库和馆藏档案目录数据库。对纸质档案、声像档案特别是使用率较高及珍贵档案有序进行数字化处理。
（七）积极整合各类信息资源
全省各地市城建档案主管部门将充分利用城建档案管理机构在档案信息资源、技术设备等方面的优势，依托各地市城建档案馆（室）和建设信息中心，实行“一个机构、两块牌子”的运行模式，把城建档案信息化建设和电子政务信息建设有机结合，实现资源共享。
3 结束语
随着计算机技术服务的专业化与社会化，档案管理软件的通用化和商品化将成为主流，档案部门应积极采取措施，提高档案工作的标准化程度，并在此基础上大力推进档案的社会化服务。档案人员应建立自己的档案信息网络，并与其他网站联网，形成一个巨大的信息资源网络开发系统，并不断完善和更新，实现资源共享。同时，要加强对网络信息资源开发工作的统一领导，组织制定网上信息资源开发工作的目标和规划，使航道档案管理工作迈上一个新的台阶。