浅谈在建项目档案的管理
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在建项目档案的管理是一个系统工程，牵涉到项目档案管理机构人员的设置、项目档案归档制度的建立、国家有关项目档案标准规范的实施及建立项目档案管理网络等工作。在实际工作中凡遵循这一规律的，其项目档案管理工作就能得心应手有条不紊地开展，其项目档案分类组卷合理、整理编排规范、移交归档顺利，否则不然。因此，单位在进行项目建设的同时，一定要重视项目档案管理工作，在项目建设完成后，保证项目档案达到“完整、准确、系统”的归档要求。具体要从以下方面着手：
1.要建立档案管理组织体系。一个稍具规模的工程项目，从项目立项到完工这一过程将形成一定数量的项目档案，对这些档案如何管理是项目各参建单位、档案管理部门不容忽视的问题。笔者认为，要做好这个时期项目档案管理工作，主要有由上至下的组织机构作保证。一是项目业主单位要设立相应的机构。比如，设立项目部，由项目经理总负责，项目部下设施工组、质量组、计划组、设备组、物供组等，配备相关的技术负责人，在负责完成项目任务的同时分别对项目档案的形成、汇集情况进行检查和监管。有条件的应配备项目档案专（兼）职管理员负责集中管理项目档案。二是施工承包单位要有技术负责人分管项目档案工作，也可配备资料员负责项目档案的收集整理。三是档案业务主管部门要协调各部门做好项目档案形成、收集、整理、归档工作，在协调做好这些工作的同时还要履行档案的检查指导监督职能。在实际工作中，凡建立了合理的组织体系的企业或部门，并进行有效地运作，各负其责各把其关，其项目档案管理工作开展就有声有色得心应手。
2.要建立健全项目档案管理的规章制度。项目档案管理既然是一个系统工程，那么就需要有相应的措施来管理，有相应的规范和制度进行约束。日常工作中，项目档案管理需要建立的制度主要有：有关领导分工负责制；项目技术人员负责制；项目档案归档范围与分类标准；档案移交制度；交工文件分类整理编制规范；档案保管利用制度等。建立健全项目档案管理的规章制度，既是项目建设管理工作的要求和重要内容，也是项目档案管理有章可循的有效保证。要让所有参加工程建设项目的工作人员懂得，在工程项目施工建设、安全质量控制的过程中，不可忽视项目档案材料的形成、积累、归档工作；因此，要求各参建单位应针对本单位本部门在工程建设项目中承担的角色认真负责，并制订切实可行的工程项目档案管理规章制度，真正做到把工程建设项目档案管理“纳入到企业管理工作的重要议事日程；纳入有关人员的职责范围；纳入财务预算；纳入合同管理之中”。使工程项目档案管理工作更加规范和科学，达到项目档案管理与项目施工建设同步进行的目标。实际工作中，凡是工程建设项目管理工作计划性强，管理科学，制度落实，程序规范的单位和部门，其项目档案管理工作也相应规范，否则不然。
3.要依据国家项目建设档案管理规范。目前，项目建设档案管理规范主要有：《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、《国家重点建设项目档案管理登记办法》，除此之外，还有各行业或地方政府颁布的有关项目建设档案管理等规范性文件也需要了解和熟悉。参建单位只有针对性地去学习和了解，才能较好地管理项目建设档案，保证项目建设档案的收集齐全、完整归档。一谈到档案管理规范，有的人尤其是施工单位片面地认为这只是档案管理部门及档案人员应知晓的事情，于己关系不大。其实，一个工程项目建设从立项到完成中间有许多环节，主要包括：项目立项的可行性研究、立项审批、项目设计、施工、中交验收等等。完成这些过程少不了设计单位、建设单位、施工承包单位、工程质量监理等单位的参与，同时也负责本部门形成的项目技术文件按要求整理移交归档。档案管理部门在项目档案管理方面是以国家或行业的档案管理标准去履行检查指导职能。在实际工作中我们得知，由于有的参建单位先前对国家或行业有关项目档案管理规范不甚了解，因此，在做具体项目档案时临时抱佛脚或我行我素随意乱套标准，结果在档案移交时过不了关，常常使工作处于比较被动的局面。项目档案只有在国家有关规范有效约束之下去操作去管理，才能满足或达到归档要求，因此，对国家项目建设档案管理规范的认识学习、熟悉了解是参建单位不容忽视的问题。
4.要建立项目档案管理流向网络。档案工作者的任务就是要保证档案的“完整、准确、系统”。“完整”是指项目全过程的文件收集齐全有序；“准确”是真实反映项目建设的概况，准确非常重要，如果档案的准确性出了问题将会起误导作用或造成不必要的损失；“系统”是指各专业类别的项目文件的有机联系。有了完整、准确、系统的档案，才能在项目日后改进工作中主管部门作参考决策以及项目后期维护保养提供可靠的凭证依据。如何保证项目档案的“完整、准确、系统”呢？一般大中型及重点建设项目大都是规模大、周期长、点多线长，且施工队伍流动性强，这给项目档案的收集归档带来一定的困难。针对这种情况，建立项目档案管理网络显得非常必要：一是建立项目档案管理人员信息网络。一般情况下，参加项目建设的单位都会有一名专职或兼职人员负责项目档案文件管理工作，要求项目主管部门建立好这些人员相关联络信息，有利于针对他们所负责的项目档案情况进行及时跟踪联系，看档案是否收集齐全完整、是否达到归档要求。二是建立项目档案流向网络。项目建设均由建设方向施工承包方提供设计施工技术文件，因此建设方在发放施工技术文件时一定要建立项目技术文件流向登记，并且有受发方签名备案，这样在项目建设完工时就知道该项目是由谁承包施工的，项目技术文件是否按相关规范整理移交了，责任非常明确。这也是项目建设单位在多年实际工作中总结出的一条行之有效的好方法。
（作者单位：中石化长岭分公司）