如何做好石油销售企业工程档案管理

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摘 要：随着石油销售企业零售网点的增加和扩大，会产生很多新建、扩建、改造工程的建设项目，项目工程档案也随之显现出其在建设中的基本地位和作用。本文阐述了工程档案管理的重要意义，总结了工程档案管理过程中存在的一些问题，提出了做好工程档案管理的一些建议和措施。

关键词：石油企业 工程档案 存在问题 建议措施

前言

工程档案是建设工程重要的组成部分，是建设工程质量的直接反映，是建设工程质量控制的关键环节。因此，做好档案管理，确保工程项目档案完整、真实、准确非常重要。以下是我 根据在企业参与工程档案管理中的一些见解，谈一下工程档案存在的问题以及做好档案管理的建议：

一、工程项目档案管理的重要意义

工程项目档案，是工程建设管理活动中直接形成的对工程项目具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种文件载体的材料。

工程项目档案是项目全过程、原始真实的记录，承载了工程建设过程大量的信息，对工程质量评定、工程竣工后的管理，都会很好的利用价值，比如工程建设过程中会产生大量图纸，如施工图纸、竣工图纸等，这些图纸为日后改建、续建、维修、维护提供重要依据。还有一些隐蔽工程，必须通过图纸才能维修、维护、改造。如果这些图纸没有准确、完好的存档，则会对以后的工程正常运行及维护造成极大的麻烦。还有工程建设中会用到钢筋、水泥等原材料，这些原材料、配件的质量好坏直接决定着工程的质量。这些材料在进场前都需要做检验、检测，需要具有政府质量监督检验部门出具的检验合格报告。这些检验报告都需要真实、准确，并且完整地保存在项目档案中，为以后的监督、审计，甚至是质量事故查证提供依据。因此，工程档案记载了建设活动的全过程和成果，是提高工程质量的重要手段。另外，工程档案对防害自然灾害的破坏和破坏后的恢复建设都有不可代替的作用，对工程后期的检测、维修、改建、扩建、拆除和其他工程具有指导和借鉴作用。

二、工程档案管理中存在的问题

1、档案管理没有与项目建设同步进行。工程档案管理工作由于自身特点，繁琐复杂，在整个工程项目中属于非盈利性的，不能产生经济收益，而工程项目往往任务重，工期紧，项目单位和施工单位往往把精力都放在了工程质量和工程进度上，忽视了对项目档案的管理，使得档案管理没有与工程建设同步进行。到了工程竣工后，为了应付上级的检查，才开始慌乱的整理档案资料，这样就容易出现资料丢失、信息错误的现象。

2、档案收集、整理不齐全。工程档案是从工程立项到竣工一系列活动中形成的有机联系的文字和电子材料，这些材料之间是前后衔接、彼此联系的。尤其是投资大、周期长的项目，参建单位很多，资料错综复杂，经常会出现收集不全的情况。如施工资料、合同资料、招投标资料不全，这就为以后的验收和审计工作造成了很大的困难。

3、档案质量不符合要求。工程档案不仅需要齐全，更需要“高质量”。很多时候，档案管理人员责任心不强，整理档案时，只求形式上的“全”，而实质上，有很多内容未填写完整或者填写错误，常见的档案质量不符合要求的情况有以下几种：①书写材料不合格：未按要求使用色素耐久、不易褪色的笔进行书写，如应使用碳素墨水或蓝黑墨水书写；②纸张质量不合格，不易长期保存；③签名不完整、不规范，签字手续不完备；④竣工图不规范，图文不清晰未按设计变更修改竣工图；⑤分类、立卷不规范，装订不符合要求等。

三、做好工程档案管理的建议和措施

工程档案管理工作的目的就是能更好的服务工程建设的各个方面，而非简单的应付上级部门的检查，因此必须将档案管理规范化、标准化，建立制度，落实责任，与项目建设同步规划同步进行，以科学的、规范的手段来发挥档案管理的真实价值。

1、建立、健全工程档案管理制度。制度中明确规定设计单位、施工单位、监理单位等在工程项目档案管理过程中各自应承担的职责，规范项目资料的收集、整理、归档的范围和要求，统一工程档案资料的标准文本等等。 在工程项目开始之前，召集相关各方，明确参建各方的职责，并下发归档范围、质量要求，验收的程序等，这样就为以后档案的规范管理垫定了基础。

2、把项目档案管理工作纳入项目建设计划，纳入项目建设管理程序，纳入领导和工作人员的岗位职责，使其成为项目建设的一部分，与项目建设同步实施。同时，安排专人负责项目、档案的收集整理工作，对项目档案实行跟踪和动态管理。项目档案管理要在项目开始之初就做准备，包括列好清单，准备好标准文本等。项目开始后，与项目各方定期召开档案方面的会议，针对档案管理存在的问题及时沟通、整改。

3、将档案管理纳入合同管理。用合同来约束建设各方，在签订项目设计、施工、监理、设备采购等合同、协议时，设立专门条款，明确项目档案保证金事宜和有关方面应当提交的项目档案（包括电子文件）名称、内容、套数、费用、时间、案卷质量要求，以及整理、审核、归档与违约责任。

4、建设单位档案管理人员应该定期对施工单位、监理单位的档案管理情况进行检查、指导。定期检查档案的收集是否齐全，档案质量是否符合要求，如不符合要求，及时整改。项目管理单位在检查工程进度与施工质量时，应同时检查项目文件材料的收集、整理情况；在进行工程验收时，应同时审查、验收项目文件的归档情况。

5、建设单位在支付合同尾款流程中加入档案管理人员审核的环节，确认建设单位有关部门及档案管理部门对项目文件审核的签字、盖章手续完备后，才能办理财务结算手续，否则不予支付尾款。

6、严格把握竣工档案的质量，在竣工验收前进行项目档案的验收。工程完工后，建设单位应适时成立档案验收小组，对土建、电气、排水等方面竣工资料质量进行检查，发现问题及时整改，力求档案齐全、完整，符合要求。

7、引入考核机制，使参建单位重视项目档案管理。每一年度都对参建各单位进行分数考核与排名，该考核与排名将直接影响下一年度是否继续任用，档案管理将作为重要考核的一项内容，分数比例较高，对参建各单位可以产生很大影响。如果参建各单位能够将各个环节产生的档案资料及时、完整、按照要求整理的，在年底考核中，将会有很大的优势，同时，在下一个项目建设与其他单位同等条件下优先考虑任用。

四、结论

工程档案是工程项目的有机组成部分，是建设工程质量的直接反映，是工程质量管理控制的关键环节，它记载了建设活动的全过程和成果。在工程竣工验收、投入使用之后，工程档案在设备维修、生产运行等方面也发挥着重要作用，因此我们应该重视、管理好工程项目档案，使其发挥其应有的作用。