交通工程材料管理举措
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1概述
集成是现代物流发展下的一个方向,它不仅仅是系统的简单叠加,也不等同于系统的简单集中。它是在整合各企业集团之间的资源、推动各企业集团的战略执行、防范运营风险的现代企业管理原生态、内在的、顺应市场经济发展的必然需求。在当今需求多变、竞争激烈的市场环境中,一个企业能否取得成功的关键很大程度上取决于它是否能够快速、准确地应对商业环境的变化,并在为其所服务的市场创造价值。企业把自己看作是整个供应链中的一员,和其他成员一道共享信息,协同计划和处理业务流程,以一种全新的运作模式为最终的客户提供快速灵活、高效的支持和服务。为此,企业就需要和供应商、客户甚至竞争对手建立密切的商业伙伴关系。要实现这一切,就需要一个具有能够协调各方之间关系的专业化第三方支持系统和管理团队,材料集成管理服务就是在此形势下运应而生的一种集成管理模式。材料集成商通过专业化的管理加强与各单位之间的相互协调与合作,进一步降低成本、减少风险,优化配置总体资源,提高整个集成化系统的运作效率,从而使企业各方获取更大的整体竞争优势。
2材料集成管理的目的
每个企业和单位都有着自己的特点,企业为了能够更好的应对商业环境的变化,在激烈的市场竞争中取得主动权,加速业务的协同处理,提高各单位的整体运作整合,采取委托第三方进行集成化管理是企业发展,做强、做大的明智选择。以北京市轨道交通亦庄线轨道工程的材料集成管理模式为例,北京城市轨道交通建设有限公司的设备安装系统领域就采取了将甲方供应材料的计划、采购、供应、结算、服务实行集成管理(简称集成服务)的模式。将整个过程实行外包,寻求一个专业的管理团队(即材料管理和服务部)进行管理。通过材料管理和服务部将各种业务信息在合适的时间、合适的地点、将准确的信息发送给各材料供应厂家,加速业务的协同处理,加强对供应商的管理,这不仅利于稳定供应商与管理单位之间建立长期互惠互利的供求关系,使管理单位的物资供应工作更加完善有序,更是在确保物资的畅通、价格的合理、质量的稳定的情况下,使材料供应商的物资供应工作与现场施工单位的需求得到有效的衔接和控制,从而为全线轨道工程施工的顺利进行提供良好的材料保障。
3材料集成管理服务的运营机制
材料集成管理服务是一种新型的运营管理模式,材料集成服务商通过业主委托,在业主的直接领导下,本着为业主负责,代业主把关的原则,正确处理与设计、监理、施工安装以及材料供应商等各家单位之间的相互关系。以完全服从业主的领导,认真完成本职工作及业主授权范围内的其他工作,切实做到“代表业主,维护业主,服务业主”。材料集成商代表和协助业主对全线甲方招标材料实施全过程管理。
3•1材料集成管理的模式
(1)甲供材料的管理
①在对甲供材料的宏观控制上,由各施工单位工程部根据施工设计需求统计工程物资需求量,并根据施工计划安排向材料服务部呈报物资需求总量和阶段性的物资需求计划,材料服务部汇总后呈报业主,经业主审核后由材料集成管理和服务部向各供应厂家下达施工单位在各阶段的材料供应计划,各供应厂家根据计划组织安排所中标物资的阶段性的生产。
②在材料的配套管理上,本着以材料合格配套的原则,会同业主、监理、设计、施工单位和材料供应厂家进行产品投产前的设计交底联络,组织各厂家将生产的材料在指定的地点或厂家进行产品的试组装,以一家产品为主线进行公差分配。消除各厂家的产品在合理公差范围内,因不同的正负差走向而出现的产品的组装不配套或组装困难的问题,保证了各供应厂家所提供的产品都能够在合理的在公差范围内合理无误的组装搭配,避免因为上述原因而给施工单位的生产作业带来不必要的麻烦。
③在供应厂家的生产供应方面,各供应厂家严格按照材料集成管理和服务部向其下达的施工生产对材料的分阶段需求计划要求进行生产备货,并及时与材料集成服务商、施工单位进行信息沟通,掌握准确的施工需求计划,同时如若对产品的制造有疑问或异议的可以通过材料集成服务商、监理和设计单位进行联系确定。供应厂家每批次货物具体供应的运输方式、到货时间、到货地点、到货数量由施工单位根据具体的施工情况向供应厂家下达供货通知进行确定,供应厂家接到供货通知后随即按要求组织供货并及时向集成管理和服务部汇报供货情况并联系确认。
④在供应厂家提供的产品质量控制方面,材料服务部严格要求各供应厂家提供国家权威机构的材料检测报告,根据设计院的供货技术条件要求进行全面检测,以确保所供应产品的质量。施工单位会同监理对供应厂家每批次的供货,进行抽样复验,并随机对其所品进行有见证试验,送第三方权威机构试验室进行材料复验。若发现有不合格产品的进行重新抽样复检,如仍不合格则该批产品视为不合格,责令厂家将其产品无条件全部退回,并对其供应厂家进行记过处理。
⑤在材料供应商实际资质审查方面,由材料集成服务商会同业主、监理、设计、施工单位到供应厂家进行实地考察,深入调查了解产品的生产工艺和供应厂家生产的硬件及软件设施配置,对厂家的实力进行进一步论证调查。同时将各供应厂家考察的实际情况进行汇总,并将考察内容整理形成文件,上报业主,并抄送监理和供应厂家以备查。
⑥在甲供器材的支付方面,各供应厂家向施工单位每批次供应的材料均由施工单位对其进行签收,施工单位、监理单位只对供应商所供应的产品的数量、质量、规格、型号负责。根据供应厂家所提品的实际情况进行签认(供应厂家、施工单位、监理单位、材料服务商、)现场验收证明,签字盖章后由材料服务部进行登记汇总,经核实确定后由供应厂家申报支付申请,监理单位和材料集成服务商做该批次的支付证书,并由材料集成服务商将支付资料整理汇总后上报业主,经业主各部门主管领导审核批示后,进行甲供器材货款的支付。由于施工现场的实际需求,施工工艺的设计变更和各种其他不确定因素,施工单位对甲供材料的需求数量与所呈报的施工物资需求计划、甲供器材合同数量会有一定的出入,为了能够更好的解决签订合同的有效性和完整性,使每一份甲供器材合同能够执行完整,由供应厂家提供,经施工单位确认,监理单位审核,材料集成服务商汇总后进行甲供器材清算,并将各方签认确定后的甲供器材清单上报业主,经主管领导审核无误后进行甲供材料除质保金外的最后尾款的支付。
(2)甲控乙购材料的管理
材料集成商代表业主对施工单位的甲控乙购材料的招标采购工作程序、现场检查验收程序、质量状况以及进度满足程度、资料提供的符合性进行监督检查,确保符合合同规定的标准,具体操作如下。
①甲控乙购材料在业主的宏观控制下,由施工单位按程序进行自主招标。甲控乙购材料供应厂家为业主指定的合格供方目录里的厂家或经业主审核批准后的供应厂家,安装使用方的甲控乙购材料供应商和材料的使用直接受材料服务商和监理的全程监督和管理。在甲控乙购材料招标过程中由材料集成服务商组织并邀请由业主相关部门的主管领导、工程设计、施工监理等会同施工单位物资设备、计划合同、工程管理、财务纪检等主要部门的专业技术人员共同参与,建立供应厂商考察评价小组进行招投标。
②材料集成服务商和监理对甲控乙购材料的使用进行监督,安装使用方对其所选定的供应厂家要呈报材料服务商和监理进行备案。材料集成服务商对于甲控乙购的材料进行宏观控制、组织协调供应,施工单位根据工程需要对货物的具体需求及时与供应厂家联系。施工单位向供应厂家下达供货通知进行确定,供应厂家接到供货通知后按照施工单位确定的每批次货物具体供应的运输方式、到货时间、到货地点、到货数量组织供货。在供应厂家执行合同期间材料集成商对甲控乙购物资现场检查验收程序、质量状况、进度满足程度、资料提供符合性等相关问题进行监督检查,确保符合合同规定的标准,直至合同执行完毕。
③材料服务商和监理对甲控乙购材料供应厂家进行监管控制,如发现有不合格产品或影响工程质量的相关问题,参照相关管理办法对其进行处罚,并追究相关单位的责任。
3•2材料集成管理的协调作用
材料集成商充分将业主、设计、监理、施工单位、供应厂家进行统一协调。
(1)在业主的委托下,对业主招标确定的甲供材料进行严格的管理。内容包括:初期的设计联络与技术交流、生产周期与供应保证程度的谈判、产品生产过程的工厂监造与质量控制检查、定型产品的出厂检查验收、运输组织检查落实、现场验收程序制定与实施、交接手续办理与确认、结算资料的复核与呈报,特别是对发现的不合格产品督促返修、退货、索赔以及在材料质量保证期的管理等工作材料集成商的作用更是显得由为突出。在集成商的协调管理下,供应商不仅要严格按照合同的要求提供合格产品,还要根据合同的要求在现场完成安装指导、调试指导、培训、质保等服务项目(如钢弹簧浮置板和钢铝复合接触轨等产品的供应与安装施工),为工程的顺利实施提供合格的产品与优质的服务。此外,材料集成商会同供应厂家与业主的相关部门办理甲供合同外的其他增值费用的处理结算手续,并形成纪要文件,经业主主管领导审核确认后执行,确保甲供材料合同的顺利执行。
(2)加强与设计单位和施工技术部门进行信息沟通,建立与设计单位和施工技术部门的联系机制。材料服务部与设计单位和施工技术部门定期交换工程施工进展、产品生产供应进度等信息情况,组织部分技术谈判、设计联络,检查复核设计文件(包括设计图纸、技术规格书、变更通知单等)是否满足设备招标、施工安装的要求。办理由于设计变更后的材料数量变化确认手续,按程序文件的规定格式上报业主,并整理保存好设计图纸资料。正确处理因设计变更给业主、监理单位、施工单位和供应商之间的各种问题,从而达到替业主分忧,为施工单位解优,让供应商满意的结果。
(3)加强与监理的工作联系,搭接材料供应厂家、施工单位物资部门与监理单位之间的桥梁。材料集成服务部尊重监理大纲对工程材料进场产品质量、资料格式、提报时间等提出的详细要求,邀请驻地监理及总监代表参与产品进场的随机见证抽样检查和生产过程的产品监造督察,会同施工单位物资部门共同对进场材料的质量状况、生产供应进度满足程度、资料提供符合性等进行确认,确保产品生产、组织供应、甲供器材的结算支付、工程安装的稳定运转。
(4)在合同规定的范围内,对施工单位的部分生产活动进行管理,替施工单位控制材料消耗数量以降低成本。如:对施工单位所呈报的工程材料进行核销,通过宏观控制把握,建立材料消耗预警制度,将施工单位材料的消耗进行统一调配,并对超出设计需求的材料用途进行明确。由于北京地铁亦庄线轨道施工进度对轨道材料需求计划的特点,集成服务部根据施工需要与材料供应厂家的实际情况建立应急预案机制,材料集成服务部更是发挥其宏观控制和统一协调的作用,代表业主加强与供应厂家的联系制定有利措施,从而保证了施工单位的需求。此外,材料集成服务部对材料供应进行协调,确保产品交接顺畅;出现问题,落实责任单位,并督促其按时解决,同时深入施工单位,进一步完善规章制度,细化管理办法,规范工作程序,优化作业流程保证了施工单位物资供应的合理有序的进行。
(5)在对供应厂家的管理上,通过对供应厂商的考察、评价、开发、指导、筛选、管理,以较高质量选择、开发合格供应厂商等方式,加强对工程材料采购的质量控制,强化对合格供应厂商的产品制造质量的监督与指导,掌握供应厂商实际的生产供应和保障能力,使管理单位物资供应工作与经营需求得到有效的衔接和控制。在重点工程的材料供应保证上,建立了材料集成商组织的由业主、监理单位、设计单位、施工单位和材料供应商共同参加的材料供应协调会议机制。由各单位对上个月的生产情况和材料供应情况进行通报,对于其中的问题进行集中讨论处理,对下个月的施工生产和材料供应计划进行统一,并形成会议纪要下发到各单位,并贯彻执行。材料集成商在加强对供应商的管理的同时,还致力于解决材料供应商的切身问题,稳定供应商与管理单位之间建立长期互惠互利的供求关系,使施工单位的物资供应工作更加完善有序,确保物资的畅通、价格的合理、质量的稳定,使管理单位的物资供应工作与经营需求得到有效的衔接和控制。
(6)在工程施工的标准化作业方面,材料集成服务部组织由供应厂家的专家会同运营单位、建设单位、设计、监理现场对施工人员根据工程进展情况对轨道产品设备安装进行指导管理以及安装、调试等阶段的技术支持工作各种培训。如:轨道产品的试配,钢弹簧浮置板产品新技术的开发和安装作业指导培训,接触轨和防护系统的试组装等。
4材料集成化管理的成效
材料集成管理和服务部对材料的计划、采购、供应、结算、服务实行集成化管理,紧紧围绕“精心计划,优化采购;合理储备,科学保管;收发有序,认真核算;环境整洁,安全生产”的管理工作目标,正确处理与设计、监理、施工安装单位以及材料供应商等之间的相互关系。通过积极参加业主的工程启动会、综合调度会、监理例会和工程验收会等各种会议和组织活动,在业主、监理、设计等有关领导和职能部门的监督、协助、配合下,代表和协助业主对工程施工所需材料的组织供应工作实施全过程服务和管理,为工程施工的顺利进行提供了良好的材料保障。材料集成管理和服务部持续改进,不断提高集成管理水平,保证进场产品质量受控,切实发挥了集成服务管理专业、服务优良、保障有力的作用。
5结语
成功的集成管理模式需要抛弃传统的管理思想,把企业自身以及企业之间的各种业务看作一个整体功能过程,形成集成化服务管理体系。北京市轨道交通亦庄线工程轨道材料集成服务通过专业化的管理,强调各方之间的相互协调与合作,优化作业模式和业务处理流程,进一步降低成本、减少风险,合理配置总体资源。集成服务作为与各单位关系之间整合委托外包的第三方专业化管理是集成化供应链管理体系的一种,充分证明了由第三方专业化管理团队来协调处理整个供应链的信息协同各自的商业运作,能更好的对各单位提供服务和支持,更快捷地把握新的信息动态,提高整个集成化系统的运作效率,从而适应北京地铁轨道交通工程在新形势下的建设特点,达到实现全局动态最优目标的目的。通过集成服务模式企业能够在激烈的竞争取得优势,实现高效低成本的目的,确保企业获得巨大的经济效益。可以说集成是企业发展做强、做大的必然要求。