事业单位档案信息自动化系统管理的思考

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一、事业单位档案信息自动化的重要性

在国内各事业单位办公自动化的全面普及得追溯到2000年前，在2000年之前，每个事业单位都有自己的档案室，各城市的地方政府设立负责全市的档案室，各事业单位需要其他部门的资料时要派人去查档，查档的程序很复杂，需要双方各负责单位的领导批准、签字，每查一次档案没有几天的时间和十几位领导的签字是办不成的，因此极繁琐效率又低，同时负责档案管理的人员人数既多工作又累，因为全部是手工操作。随着科学技术的发展，网络的普级，使各事业单位达到办公自动化，为了增加办公效率，各地方政府要求事业单位档案管理信息自动化，由政府档案室为中心构建信息局域网信息共享。经过几年的努力，但目前为止，各地方事业单位的档案管理基本达到了信息自动化信息共享，不仅使档案管理人员从繁重的体力劳动中解脱出来，而且精简了部分人员，同时使大部分信息足不出户就可以查到，大大提高了工作效率。

二、事业单位当前档案管理信息自动化存在的问题

（一）档案管理信息自动化的前提是管理的规范化和标准化。当前各地事业部门的管理与规范化和标准化的管理还存在一定的差距，主要原因是计划没有变化快，还存在一阵风式的管理，有些上级领导，对各事业单位年末总结不重视，年初的计划落实的不认真，全听上级领导的临时安排，使一些事业单位对具体的计划还没有做完，上级新的任务就来了，往往造成工作的手忙脚乱，给档案工作的信息采集造成很大的困难，使档案工作规范化和标准化管理很难形成良好的习惯，因此推进档案工作的规范化和标准化工作是搞好档案工作信息自动化的前提，失去这个基本的前提就失去档案工作自动化信息管理的根本。

（二）对计算机硬件资源的开发程度不够，使计算机没有得到充分利用。档案信息管理系统采用计算机输入、贮存、处理、检索、输出、传递档案中的信息，实现档案自动编目和检索,对档案存储环境进行监测和控制,以及对档案行政管理数据进行处理等等。主要设备是具有文字、图像处理功能的计算机系统，包括根据系统的不同规模、不同目标配置的数据贮存、通讯、检索和环境监测、控制等设备。因此需要掌握多学科、多专业、多部门人员相配合才能达到目的。而目前许多事业单位在这方面存在差距，没有把计算机的硬件功能进行更深层次的挖潜，只停留在输入、存储、输出，远远没有达到计算机所具有的功能，具体地讲，每个设计的软件都是按照使用者的要求进行设计，还要根据使用者的使用范围、使用者所具有的能力等条件来设计，同时也反映出设计者自身的能力，目前计算机对档案自动化系统硬件的挖潜不足受自身能力的影响，同时也受到适用范围及使用者能力的影响，随着科技的不断进步，使用者能力的不断提高，设计者才能不断对档案管理系统的软件进行挖潜，使档案自动化软件更加符合时代的要求。

（三）数据库的建设没有长期发展的计划。事业单位的档案信息自动化管理是一个长期系统的管理，首先要将原有的有价值的档案进行存储，再把现在发生的事件输入储存，这些都涉及到数据库的建设，当前一些事业单位只重视当下发生的事件，对过去档案却不闻不问，同时对本单位档案数据库的建立不重视，或者应付了事，造成有些过去的事件很难查找，当今发生的事件记录不全，失去了档案存储的目的。

（四）数据库软硬件水平有待提高。各单位的计算机设备水平参差不齐，人员能力更是有高有低，无法做到横向联合。

三、采取的对策

（一）各事业单位在采用档案信息化管理之前，首先要做好规范化、标准化管理。对各部门都要制定相应的管理制度，制定工作范围、工作职责和工作目标，同时对每年的工作计划要进行详尽的安排和部署，使每个职员都明确自身的责任和工作方向，使档案管理人员按照各部门的工作程序进行工作，这样在信息管理时才能有条不紊，循序渐进。

（二）要在自动化方面积极地培养人才。档案信息自动化的发展，关键是人才，要建设一支技术水平高，政治素质好的优秀计算机管理队伍，更深层次地挖潜计算机硬件系统，设计出更加适合档案信息自动化管理的软件，同时要提高档案人员的管理素质，适应时代要求，使档案信息化管理更加完善。

作者：李茹 单位：黑龙江储备物资管理局