浅谈电算化会计系统在企业管理中的应用

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目前，由于会计电算化工作组织或业务实施等方面的原因，所导致的会计信息失真、不合理、不合法等方面的控制问题，已引起相关方面的高度重视。电算化会计系统的内部控制突显出十分重要的意义。但同时也让企业内部控制制度部分失效，为企业的内部控制带来许多新问题，因此加强电算化会计系统的内部控制就显得尤为重要。

电算化会计系统内部控制作用存在问题措施

一、电算化会计系统对内部控制的作用

（一）计算机在会计工作上的运用改变了企业会计核算环境。

企业使用计算机处理会计和财势数据后，企业的会计核算的环境发生了很大的变化。会计电算化决不仅仅是核算工具和核算方法的改进，而是必然会引起会计工作组织和人员分工的改变，促进会计人员素质和知识结构，会计工作效率和质量的全面提高，节省会计人员的时间和精力，转变会计工作职能，推动会计理论和会计技术的进步，提高整个会计工作水平，大幅度增加企业的经济效益，使会计理论和实务的方方面面都将发生前所未有的深刻变化。因此内部控制制度的范围和控制程序较之手工会计系统更加广泛，更加复杂。

（二）电算化系统提高了对会计上岗人员的要求。

会计电算化俨然在很大程度上减轻了会计人员的工作量，但同时也增加了操作人员、系统维护人员等岗位，带来了许多新的要求，提出了新的问题。在岗的会计人员虽经过计算机等级培训，但与实际要求水平还有较大差距。会计人员知识不全面，要使得计算机知识和会计工作经验有机结合，还有待时日。同时，计算机培训教材老化，跟不上计算机技术发展的形势，经过这样的培训和考核的人员，实际操作能力难以适应电算化环境下对内控的要求。目前，我国建立在手工操作条件下的会计基础工作的管理还存在着很多不足；实施会计电算化，就需要建立与之相配套的一系列内部控制制度加以约束，才能充分发挥电算化的优势。

二、会计电算化条件下内部控制的现存问题

（一）“一身多职，越俎代包”现象严重，安全意识淡漠

传统手工会计处理系统的内部控制是建立在不相容职能分离及相应职责分工的基础上。采用电算化后，由于功能和知识度集中，导致职责的集中，原手工操作下不宜合并的岗位，采用电算化后可以合并，会计人员大大减少，致使这些原则的重要程度下降。再加上安全意识淡漠，对实行电算化后新的组织机构和岗位之间的相互制约、相互监督和相互控制机制不够重视，“一身多职，越俎代包”现象严重，这使得计算机舞弊现象时有发生。

（二）原始凭证数字化，易于伪造

在手工会计环境下，企业发生的经济业务均用纸张记录，这些数据如果被修改，很容易辨别出被修改过的痕迹。但是，在会计电算化系统中，数据被直接记录在磁盘或光盘上，对数据修改可做到不留痕迹，这就给业务的记录带来了风险，计算机的存储方式是将信息转化为数字形式存储在磁（光）介质上，因此极易被篡改甚至伪造而不留任何痕迹。这给一些不法之徒提供了机会，比如通过伪造或修改客户、银行的凭证，制造虚假交易，进而侵吞公款等。

（三）内部控制的程序化使得差错反复发生的可能性增大

电算化系统中内部控制具有人工控制与程序控制相结合的特点。电算化系统许多应用程序中包含了内部控制功能，这些程序化的内部控制的有效性取决于应用程序，如程序发生差错或不起作用，由于人们依赖性以及程序运行的重复性，使得失效控制长期不被发生，使用权系统“在特定方面发生错误或违规行为的可能性较大”。

（四）数据的安全性、保密性差

很多时候，企事业单位财务上的数据是保密的，在很大程度上关系着企事业单位生存与发展，但几乎所有的软件系统都在为完善会计功能和适应财务制度大伤脑筋，却没有认真研究过数据的保密问题，所谓加密，也无非是对软件本身的加密，防止盗版。这样会计数据的真实性和可靠性也就无法得到保证。此外，由于对计算机系统的依赖性很强，计算机硬件和软件对会计数据的安全性起着十分重要的作用，如系统一旦瘫痪，或者受病毒侵袭，或者突然断电，极易造成数据丢失。这也是手工会计系统不会遇到的问题。

三、加强电算化会计系统的措施

（一）提高思想重视。

单位领导和从事会计人员应提高对会计电算化的重视程度。特别是主管会计财务的领导应当充分认识到科学化管理电算化会计档案资料的重要性，并督促建立健全的管理制度。应当进一步提高电算化会计档案管理者的素质，切实落实会计磁性介质档案管理资料的管理。

（二）建立严格的内部控制制度。

一个企业或单位为保护资产的安全性、会计资料的可靠性和准确性、提高经营效率以及贯彻执行其规定的管理方针而在组织内部采取的一系列方法、制度和手续，即为内部控制制度。内部控制范围的相应扩大是会计档案信息化的要求，如对调用和修改程序的控制、数据编码的控制以及系统开发过程的控制等。这些控制内容都与传统的内部控制不同，是一些手工会计系统中所没有。程序化控制是内部控制的主要手段，信息化会计档案的内部控制应多样性。要想有效地保证会计电子档案的安全和可靠，我们必须制定严格的内部控制制度。

（三）电算化会计系统的控制管理

1、数据输入控制计算机的数据处理有惊人的高速度和准确性。为保证会计数据输入的准确性，使用的会计核算软件必须符合《会计核算软件基本功能规范》，必须保证原始数据本身真实。

2、数据处理控制会计电算化的数据处理控制是对会计数据处理准确性、可靠性的控制。

3、数据输出控制数据的输出控制一方面要由硬件设备的正常运行来保证，另一方面需要特别强调的就是数据的打印控制。

四、结语

信息技术时代，会计电算化是大势所趋，必须会对传统会计和管理带来革命性的变化。我们应该抓住这一机会，对症下药，不断解决制约会计电算化发展的各个环节，来促进会计电算化向更深层次更高水平发展，最大限度地发挥会计电算化的效用，不断提高会计信息系统的质量和会计工作水平，更好地为提高我国企事业单位的现代化管理水平和经济效益服务。

参考文献：

[1]廖洪编.会计制度设计.中国时代经济出版社，2000.3.

[2]毛奕.电算化会计.首都经济贸易大学出版社，中国农业大学出版社，2002.3.

[3]王琳，韩娟.企业会计电算化系统与内部控制.金融经济，2007，（07）.