浅析中职学生在用友T3总账系统操作中的常见问题
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[摘要]会计信息系统应用是一门理论和实践紧密结合的课程，它以会计软件操作为主要学习内容，对会计专业的中职学生而言，学好总账系统操作是学习会计软件中最基本、最重要的环节，也是学习会计软件其他模块系统的基础。文章以用友T3软件为例，主要围绕中职学生在总账系统初始化设置、日常业务处理、出纳管理及期末业务处理等操作中常见的问题，分析造成错误的成因，给出具体的解决方案，以期为老师实际的教学工作提供帮助。
会计信息系统应用是一门研究计算机在财会领域应用的课程。目的是借助现代信息技术实现财务与会计的现代化，即实现用计算机代替手工来完成诸如记账、算账、报账等会计工作。它不仅是一门实用性较强的课程，也是一门会计专业理论、方法与实践相融合的课程，具有多元化、数字化、实时化等特点。会计信息系统应用以会计软件操作为主要学习对象，目前，在中等职业院校的会计专业中普遍围绕用友T3软件的应用来展开教学。其中，总账系统是用友T3软件运用最为广泛的模块，是财务及企业管理软件的核心系统，也是学习软件其他模块的重要基础。总账管理系统既可独立运行也可同其他系统协同运行，在会计信息系统中起到统领作用，是学生学习用友T3软件的重中之重。因此，在教学过程中应特别注重总账系统模块的实验。本文主要针对总账系统在初始化设置、日常业务处理、出纳管理以及期末处理四个环节中一些常见的问题展开分析和处理。
初始化设置在总账操作系统中相对简单，主要有设置系统参数、录入期初余额、试算平衡等操作。学生容易出现错误的地方主要体现在：对总账系统参数设置缺乏理解和重视，以及由于粗心大意等原因进行期初余额录入时试算不平衡。
对于参数设置的问题，主要原因是没有理解总账系统参数设置的作用和意义。对于试算不平衡的问题，主要原因可能有：一是金额录入或方向可能有误。由于操作员输入错误数据，或借贷方有误，导致试算不平衡。因此，发现试算不平衡时，应首先检查所输入的期初数据正确与否。二是科目属性设置错误。基础设置中会计科目的设置涉及内容较多，其中任何一项设置不对，都可能引起期初余额试算不平衡。三是不当修改会引起数据差错。在录入完期初余额后，又对相关项目进行修改，造成系统期初数据出现混乱，导致期初余额试算不平衡。
在教学中应当重点强调期初余额录入的重要性和准确性，提高谨慎意识，只要出现试算不平衡的情况，一定是期初数据录入有误，即使在试算平衡的情况下也要相互比对，反复检查。总账参数设置上可以后续操作中或是在出现错误时，及时提示和引导学生回到总账参数的设置中进行查看，进行前后联系，找到问题的根源及操作依据。
2.日常业务处理的常见问题及分析处理
日常业务处理主要包括填制凭证、审核凭证、记账等操作，其前提是做好日常经济业务的分析。学生容易出现错误的地方集中在凭证填制环节。例如，不能输入制单日期；在科目录入的过程中出现不符合“借方必有”
“贷方必有”“凭证必无”等错误提示；在填制凭证时，许多学生不会熟练使用放大镜进行科目选取，习惯打字输入，操作效率低；凭证填制完成后经常弹出“客户往来科目的客户不能空”“供应商往来科目的供应商不能空”等提示。
造成上述错误的原因及处理方法，一是学生没有掌握制单日期和启用日期的逻辑关系。软件采用序时控制时，后一张凭证的制单日期不得早于前一张的制单日期。为保险起见，应将系统日期调至操作月份的月末进行操作。二是学生对会计科目的分类和性质掌握不够牢固，在会计电算化条件下，系统已经对会计分类进行了设置，即“1资产、2负债、3共同、4权益、5成本、6损益”，教学上要注意引导，要求学生牢记科目所对应的大类，能够熟练的从中进行选取；在科目录入过程中出现限制条件是由于对“收、付、转”字的选取有误，更改正确即可以保存凭证。三是学生在操作练习中过于机械跟随，尽管一些学生能够通过教师的演示，记住正确的操作流程，但是对于辅助账设置作用没有真正理解。正确的操作应在填制凭证时，会计科目输入后点击回车键，会自动弹出选择的界面，选中所对应的选项双击即可。
因此，教师在进行辅助账的教学时，一定要注重对给定材料的分析，再进行演示操作。在日常业务处理环节，练习经济业务的数量和涉及面要足够广泛和代表性，并在具体操作过程中多设置障碍让学生进行解决，以提高他们的实践兴趣。
3.出纳管理的常见问题及分析处理
在出纳管理环节，学生经常忘记进行出纳签字，或是出现系统不能支持出纳签字的提示。原因可能在于，学生需要进行多角色扮演，操作时需来回切换操作员，导致对出纳签字工作的遗忘。教学指导上，可以采用分组的形式，明确操作流程和人员分工，让学生按所分配的角色进行对应的操作，以团队的形式完成布置的任务。
出现出纳人员不能进行签字的现象，第一种可能是学生没有给出纳人员赋予相应的权限，此时可以通过功能权限的补充设置，在系统管理中进行出纳人员出纳签字权限的增加来解决；第二种可能是在总账系统控制参数设置时，没有勾选“出纳凭证必须经出纳签字”选项，我们只要回到总账系统“设置”菜单中“选项”命令中，进行勾选即可；第三种可能是没有对“库存现金”“银行存款”科目进行指定操作。正确的方法是回到基础设置中，进入到会计科目的“编辑”选项中，分别指定“库存现金”和“银行存款”科目为“现金总账科目”“银行总账科目”。教学上，要尽可能地收集典型错误，通过正误操作的前后对比，加深学生的理解。
4.期末业务的常见问题及分析处理
期末业务较前述部分难度最大，主要是进行转账凭证的自定义和生成、对账以及结账操作。其中，转账凭证的自定义和生成操作难度较大，学生不容易理解，较多问题出现在公式设置不当，不能生成转账凭证，或生成错误的转账凭证等现象，还时常遇到无法结账的问题。
在进行总账系统期末自动转账凭证的设置，既要求学生熟悉系统函数的运用和公式的设置，又要在具体的业务处理时，能根据单位经济业务的变化及时进行转账公式的修改或调整，这些要求都对学生提出很大的挑战。自定义转账设置不正确，可能的原因有：记账方向设置错误或记账金额计算公式设置错误等；或是存在相关联的未记账凭证，导致账中取数不完整。正确的操作分别为进入“自定义转账设置”窗口修改转账定义；或先将所有相关联的未记账凭证全部记账，然后再执行“期末”菜单下“转账生成”即可。
出现不能结账的原因，可能是由于期初余额试算不平衡，或是还有未记账凭证，如果启用了其他模块，也可能是因为其他子系统尚未结账。一一对应的解决方法是：进入“期初余额录入”窗口，检查并修改期初余额；若凭证已记账，须将所有已记账的凭证取消记账方可修改；查询凭证，对所有未记账凭证全部记账；检查其他子模块，先对其他子系统结账，然后重新进行总账系统结账操作。
教学上，期末业务处理部分应以加大练习量为主，在反复操作中使学生慢慢体会，加深对函数公式、操作顺序的理解。目前，有关用友T3的教材中期末业务处理操作都会放在总账模块里进行讲解，为更符合会计日常工作特点，建议放在其他子模块都已学习完成后，并在财务报表模块前进行讲解操作更为合适。
5.结论
集中以上四点分析，本文归纳了中职学生在学习用友T3软件总账系统模块当中经常出现的差错。中职学生由于知识面窄，年纪偏小，理解能力相对较弱等特点，学习用友T3软件缺乏系统性和全局性的思维，学习起来感到抽象、枯燥，不能有效的结合实际业务进行处理。对此，教学安排上，可以结合学生会计手工账等课程资料，将手工账的资料和数据信息引入用友T3软件中进行操作，通过对比和衔接，提高学生的学习效果。同时，老师在总账系统操作的讲解当中应当给予足够多的重视，不断改进教学方式方法，切实增强会计信息系统应用课程的教学效果。