人事档案管理存在的问题及措施
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[摘 要]随着我国经济的快速发展，我国人才流动也呈现出高温状况。这些对于人事档案管理提出了新的挑战。人事档案作为个人历史的记录，供用人单位利用其去考察个人能力的重要资料，对于我国的人才建设，具有重要意义。本文就面临的挑战及问题，如何采取新的措施进行指导人事档案管理等工作进行探索。
[关键词]人事档案；档案管理
中图分类号：G275.9 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）17-0177-01
一、人事档案管理的任务及重要性
人事档案是用人单位在招聘时对个人了解历史的重要凭证。人事档案最重要的任务就是保证其档案内容真实、完整。其次就是档案在接收过程中容易受到的自然损坏等现象，因此，在接收过程中要外谨慎负责。人事档案对个人未来生活、工作有着重大影响作用，安全性要做到万无一失。这些保证工作需要有一套系统完整的人事档案管理工作制度，不同档案管理人员有不同的分工合作，减少出错的概率，完善人事档案的整理、利用及保管工作，切实做到个人档案的完整及安全。
随着社会的发展，单位中的竞争压力也越来越大，档案包含了很多重要信息，是事业单位的重要资料之一。如果单位内的人事档案保管不当，则可能会影响事业单位的健康发展。因此，对人事档案进行严密保管在单位在社会中的发展起着至关重要的作用。档案记录了所在单位内所有员工所从事的活动及活动本身，这些信息便于了解员工的工作态度及工作能力，为选拔更好的员工提供了一个很重要的依据。此外，人事档案是优化单位管理的重要途径，现代的社会已经发展为一个信息型的社会，档案管理就是收集信息和利用信息的一个载体。单位的人才选拔、人才培养、人才的资源配置都需要人事档案信息的支撑。
（一）人事档案缺乏。当前很多人对人事档案的概念都不是很理解，认为人事档案没有什么作用，有的闲置在家，有的大学生甚至都把自己的档案放在学校里，还有的人早就丢掉了自己的档案，然后在就业时填写的资料就乱七八糟，甚至在不同的简历中填写的个人资料都不相同，这是人事档案管理工作面临的难题之一。
（二）人事档案管理意识不强。由于一些工作人员对人事档案管理不够重视，认为人事档案管理与单位的发展并不挂钩，所以在人事档案管理工作这一块并不重视，首先没有建立鉴权的人事档案管理的体制，二则在人事档案管理工作上投入的资金不到位，员工人数也不够，在从事人事档案管理工作的员工选择上并没有按照标准，对档案管理人员的选择也不认真，很多员工对人事档案管理工作了解的并不是很透彻，在人事档案管理的工作上犯了错误，对人事档案管理的工作也不认真，甚至不能保证员工人事档案的完整性和安全性，因此失误而导致人事档案资料丢失。
（三）人事档案管理工作不到位。人事档案的管理并不是简单的对工作人员档案的收发、看管、查找等工作，但是部分单位的人事档案管理大多都还只是简单的对档案进行保存、分发，并没有对档案进行整理检索。档案材料内容单一，不能很准确的反映个人的能力，对员工的考核不能全面掌握。
（四）人事档案的管理与现在日益发展的社会不适应。随着社会的日益发展，当前的人事档案管理需要管理人员有较高的文化素质水平，掌握当代人事档案管理的新技术。但是由于对档案管理缺乏统一性，导致档案管理也略显随意。这样做不仅会使员工的切身利益受损，也可能会影响单位的长远发展。
（五）缺乏足够的档案收集力度。因许多单位在档案及时归档方面的意识较为薄弱，造成有的档案长时间在单位及个人手中滞留，未得到迅速归档，或者未及时督促相关科室尽快移交档案，导致员工档案发生缺失。
三、如何做好人事档案管理工作措施
（一）加强宣传，提高全员对人事档案的重视度。针对目前广大群众和部分单位领导对人事档案管理的不重视的现状，希望社会各单位能够定期的对群众进行人事档案知识的培训，让群众认识到人事档案对他们以后的工作生活的影响和作用，尤其是在校大学生，学校一定要加强对学生的人事档案管理的意识。使单位的领导能够对人事档案的管理事情重视起来，加大对人事档案管理工作的人力投入和财力投入。
（二）鉴权人事档案管理制度，提高人事档案管理质量。要想整体的提高单位人事档案管理的质量，首先就要按照国家的规定制定鉴权的人事档案管理制度。对单位人事档案工作的人员进行详细工作的分配，明确工作内容。并谨慎高效地对人事档案进行管理。
（三）提高人事档案管理人员的能力。现在的人事档案管理工作并不同于以前的模式，需要人事档案管理人员具有较高的政治文化素养，并能掌握进行人事档案管理工作的人员。提高人事档案管理人员的能力一方面要求在一开始选择人事档案管理人员时就要选择有能力，且耐心细致的人；另一方面要对人事档案管理人员进行定期的培训，提高人事档案管理人员的工作能力。
（四）鉴权人事档案内信息的内容，提高人事档案的利用率。以往的人事档案上都是一些个人的基本资料，而且员工的很多档案资料不能及时得到更新，导致很多有效信息的流失，简单的档案资料并不能为个人在工作时为自己争取到多大的利益，导致不能在档案中找到有用的信息选择合适的人才。这就需要单位能够及时的更员工的档案资料，并对资料进行汇编整理，完善员工档案信息的完整性，以便提高人事档案的利用率。
（五）推动人事档案管理工作实现信息化。运用信息化技术手段开展人事档案管理工作是新时期的一个必然要求，能够起到事半功倍的效果。通过扫描仪、照相机、录像机、计算机等相关技术手段，将图片、文字等纸质资料转变为电子数据信息，实现人事档案的信息化和无纸化办公，构建起系统全面的人事档案管理信息系统，通过专业管理软件开展人事档案相关工作，例如编制目录、检索与档案资料传阅、档案催缴以及查询等，从而使人事档案信息的正确性与实效性得以提高。
四、结束语
人事档案工作在我国可谓历史悠久、源远流长。随着我国各项人事制度改革的推进，人事档案管理的变革势在必行。如何面对新的社会环境、制度环境、技术环境，以人事制度改革为契机，以信息技术为依托，以人事档案科学化管理为基础，以人事档案社会化服务为目标，将人事档案管理研究及实践工作推向更高水平，这是每一位有责任心的人事档案管理工作者需要认真思考的问题。
参考文献
[1]黄慧兰.做好人事档案管理工作的对策与建议[J].单位技术开发，2011.9.1.
[2]陈晓宇.浅谈新时期的人事档案管理意识[J].山西档案，2011.7.20.