关于餐饮服务段开发使用PDA餐饮核算系统提升经营管理质量的探索与实践

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摘要：餐饮服务段开发和使用pda餐饮核算系统，通过自动扫描、计算、汇总、查询、打印，解决了铁路餐车人工记账和核算造成的效率低、准确性差、不透明的历史难题，实现了精准管控、提升经营质量的目标，为铁路餐饮实现信息化管理提供了借鉴。

关键词：铁路；餐饮PDA；信息化管理

中图分类号：F719.3 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2016）015-000-02

一、前言

随着企业精细化管理的提高，科技日新月异的发展，信息化必然是企业管理的发展趋势。沈阳铁路局餐饮服务段担当全局145对普速列车、173对高铁动车组列车的餐车和售货工作，每趟列车都是一个流动的“饭店”和“超市”，比起传统的餐饮行业，分散性和流动性是列车餐售的主要特点，也是经营管控的难点。结合餐饮服务段的实际情况，我们经过3年的探索和实践，与沈阳火狐智信科技有限公司合作，采用物联网和无线通讯技术，定制PDA（Personal Digital Assistant）手持移动数字终端设备，开发出适合铁路列车餐饮管理的核算系统，实现了精准移动管控的管理模式，使企业经营管理上了一个新台阶。同时，解决了人员分散管理上的漏洞，在职工业绩考核上数据更加精准，对提高职工的工作效率发挥了很大作用，为铁路餐饮服务企业开创一种崭新管理机制。

二、传统的列车餐售管理存在的主要问题

1.销售数据靠手工记账和统计，餐售人员工作程序繁杂，效率低，准确性差。

餐车经营菜品和套餐几十种，经营商品100多个品类，上货、接班、销售、交班的数据，需手工统计；班组的经营收入、商品餐料的成本、利润、人员工资分配、加成率需手工计算；销售过程中出餐小票、取食证、商品销售明细，交接单，终到前《餐车经营核算报告单》，需手工填写。餐售人员大量时间用于统计、计算、填写，对销售造成一定影响和干扰，而且，人工统计、核算，结账时数据不准确，需反复核对，工作程序繁杂，工作效率低，对提升餐车经营质量形成瓶颈。

2.经营网点多，各自独立，段财务人员审核、分析工作量大，数据集中汇总难度大。

餐饮服务段担当全局318对列车的餐车和售货工作，列车开行遍布海南省以外的所有省、自治区、直辖市，每日商品收入、餐料收入、班组人员的工资收入、动车、高铁收入等大量的经营数据需财务人员逐一审核、分析。而且，每一趟列车都相互独立，靠人工集中汇总非常难，对段提升经营活动分析质量有一定影响。

3.餐售班组请领商品和库房出入库存在随意性，商品销售排行人为干扰大，畅销商品不能及时、足量上车，影响经营收入。

餐饮服务段集中招标商品达180余种，每日各餐售班组自行随意选择请领，没有针对各线次列车旅客需求情况、商品销售规律，确定各次列车所需商品品类、数量基数。没有对全段20多个库房统一管理、对商品集中统配、对同类商品销售排行、确定畅销商品、淘汰滞销商品，导致畅销商品不能及时、足量上车，对提升收入空间产生影响。

4.列车流动、分散，管控难度大，班组人为因素，造成经营结果不真实，在结算方面职工隐瞒工资收入，造成保险缴费基数偏低，也不利于企业的健康发展。

列车每天不间断的运行于路网的各条运营线上，靠编制内的管理人员全覆盖式的管控餐售经营是不可能实现的，班组人员私上货、卖高价、做假账，私分工资收入不记账，实际工资与上报数额差距较大，造成保险缴费基数偏低，影响职工退休金，对队伍稳定带来不利因素，也给铁路旅客服务方面带来了负面影响，路风事件时有发生，不利于企业的长期健康发展。

三、解决措施

1.定制集“饭店点餐机”和”超市POS机”为一体的手持PDA（Personal Digital Assistant）机，每组车体一部，安装电信手机卡连接网络，在餐服务段总部建立主机房，通过互联网服务器连接管理各次列车手持PDA机，通过铁路内部路网服务器连接管理段相关科室、段财务、各车间、各库房、各车间财务核算室，通过数据中心进行互联网与路网的数据交换。

2.开发PDA餐饮核算系统，对系统及硬件进行管理，实现解决问题，精准管控目标。该系统共分七个端程序模块：

（1）PDA移动终端模块

此模块是整体系统的关键模块，为班组经营提供硬件、软件的支持，对财务汇总、统计提供数据支持。班组出乘前，下载班组上货信息、接班信息，生成PDA手持终端机商品、餐料库存；在列车销售时，通过扫描商品条形码实现信息录入，餐车点餐时，通过选择预存菜谱下拉菜单实现信息录入，每一次销售信息录入，PDA机自动统计售卖数量和金额，同时自动相应减少PDA机内库存数量和金额；在班组交班、班组结账时，对PDA机当前库存数据与商品、餐料实物逐一核对无误后，联网上传，为交接班和财务核算提供详细的数据。

（2）查询打印模块

为用户提供各种不同方式的数据查询、打印功能。实现库房入、出库查询、打印；班组的上货、接班、交班查询、打印；商品采购表的查询、打印；商品销售排行查询、打印；出餐小票、取食证、商品销售明细、交接单、《餐车经营核算报告单》查询、打印。通过一系列表、单的自动生成、查询和打印，取代了餐售人员手工填记，提高了餐售工作效率。

（3）采购审批模块

为严格控制商品、餐料补充采购的随意性，该模块限定补充采购，必须先提报采购计划、经由段采购部门审批后，下达采购订单，方可实施补货采购。商品到货后，选择采购申请单办理入库手续，验收员现场进行质量、数量检验、核对无误后，库管员将实物入库分类存放管理。

（4）库房管理模块

对库房商品的入库、出库的批次管理。实现采购入库、调拨入库、班组退库、班组出库、直售出库、生产用料出库、专运出库、调拨出库、列销出库等功能。有严格的业务锁控制：如统配凭证的不可修改控制、当日凭证不可隔日修改控制，班组使用PDA已经下载的凭证不可修改控制，每日登帐时的库存报警等。

（5）统配管理模块

根据每趟列车运行距离、旅客成分及需求、商品销售规律，为每个线次列车建立商品统配基数，当班组上传交班数据后，自动计算补货数量，生成出库凭证，库房接到统配凭证后，打印凭证，为班组配货。根据春运、暑运、冬运、节假日等客流变化规律，及时调整商品统配基数，不间断满足商品供应，不断提升销售收入空间。

（6）财务核算模块

班组终到上传数据后，车间财务核算人员做交班确认，自动计算班组上货金额、收入金额、班组的留成、人均工资、促销商品的提成，打印班组结账单，真正的做到班组趟清列结核算。

（7）日日清报表模块

每日最后一趟列车上传数据后，按财务结账确认数据，自动汇总本日全段各项收入。同时按日计划，按照历史同期，比较收入完成情况，提升经营活动分析质量。

3.选线试行，完善程序。PDA餐饮核算系统初步完成后，我们分别选择在哈大高铁动车组和长春-西安K128/7次普速车上试行。在试行过程中，针对高铁动车盒饭和普速车自制菜品品类不断增多，选择下拉菜单输入慢的实际，我们对不同品类和价位动车盒饭和自制品进行自行编制条形码，编入程序数据字典，印入盒饭封膜和自制菜品菜谱单，出售时通过扫描条形码来完成信息录入；针对每趟车只有一台PDA机，餐车吧台销售和手推售货车销售不能同时扫描的实际，我们将PDA机库存一分为三，分为吧台、售货车1、售货车2，售货车商品提前扫描摆满，经售卖后缺货时扫描补充，终到前统一退库，既提高了效率，又能清晰的统计出每名售卖人员的销售业绩，实现了信息共享，促进了销售收入的大幅度上升。

4.逐人培训，全面推广。通过在高铁、动车和普速车试验成功、完善程序后，由主管副段长带领信息收入科、乘务科、财务科，逐车间、班组进行PDA操作培训。通过视频软件普遍培训后，对一些年龄偏大的老职工手把手、一对一教，确保一人不漏，学会一个班组，上车一台PDA机，经过三个月的强化培训、指导，全段760个班组，380台PDA全部上车成功推广运用。

四、取得的主要效果

1.PDA移动设备的使用，完美的提升企业信息化管理的水平。使班组的账目清楚、经营透明。解决了班组流动性经营，监督难的问题。

2.统配平台的统配管理，解决了班组请领的随意性，库房采购、出库的随意性。将经营理念、商品销售思路掌握在段管理层面。

3.系统数据准确，自动汇总上货、接班、销售、交班的数据，自动计算班组经营利润、分成率等数据，极大的减轻财务人员的工作量，也减少了货物丢失的现象，降低了经营成本，提高了利润率。

4.每天的日日清报表统计，可以快速、准确的汇总全段每日的分项收入，如：每日商品收入、餐料收入、班组人员的工资收入、动车、高铁收入等，为管理层提供了准确和详细的统计数据。

5.餐饮服务段开发使用PDA餐饮核算系统三年来，各项经营指标逐年科学有序增长。未开发使用PDA餐饮核算系统的2012年，全段经营收入3.5亿元，利润-3993.4万元。开发使用PDA餐饮核算系统以来，2013年，全段经营收入4.1亿元，利润4.1万元；2014年，全段经营收入4.15亿元，利润934万元；2015年，全段经营收入4.4亿元，利润1164万元。由此可见，通过信息系统的开发和使用，经营结果实现了显性化、精准化带来的主要效果。

五、结束语

在激烈的市场竞争环境下，企业只有加强内部管理，不断创新内部管理模式，才能争取创造企业效益的最大化。该系统已在成都铁路局成都客运段推广使用，哈尔滨铁路局也已前来学习，准备推广。通过信息化管理，推进铁路餐饮工作不断进步，更好的为铁路运输企业走向市场做出贡献。