企业0A办公自动化

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摘要21世纪的今天，信息化逐渐成为现代企业最先进的生产力，信息化的发展促进了企业对办公自动化需求的增长。现在办公自动化的应用已经深入到我们工作、学习等各个方面，而我们对于办公自动化的设计也变得更加广泛。

关键词企业办公；0a自动化；审批流；协同办公

1国内外发展现状

自动化办公的概念由来已久，起初它只是出现在一些特殊领域并由转门的操作人员来完成，而这些操作人员一般都需要进行针对性的训练。例如80年代末90年代初人们对于传真机、打字机、复印机等办公设备的使用。这种办公自动化只是为了实现个体工作的自动化而设计的。

现代的办公自动化则是通过计算机和网络技术将所有的员工联系起来，实现全员办公自动化。同时，0A系统通过对员工的访问权限的控制又将所有员工区分开来，不同的员工在0A系统中扮演不同角色。最先进的要数Web方式的办公自动化。办公人员只要会上网并且有一台装有IE功能的上网设备，就能加入到办公自动化的流程和使用中。现代企业和工作部门要想提高工作效率、增强竞争实力最终实现整体快速发展，就必须依赖切合自身实际需求的0A系统。随着移动设备的普及和各种社交软件的发展，移动端办公自动化已经不是空谈，0A系统最终将集成所有的这些优势推陈出新。

2明显特点

现代0A系统大致具备以下特点。

2.1知R管理原则

自动化办公和协同办公是一个0A系统最基本的功能，而市场上不同的0A产品的特点就在于它们所依据不同的知识管理原则。一个0A系统想要充分发挥其知识管理的功能就要切实迎合不同企业的实际情况进行设计开发。不同企业或同一企业不同层级的员工之间，对于知识的“积累、共享、交流”是不同的，所以0A系统不能脱离企业的实际情况而空谈知识管理。

2.2强大的数据处理功能

知识管理显得更加人性化，衍生成“计算机语言”就是数据处理。可想而知在一个现代化的企业当中一天要处理的数据量和数据类别是多么的庞大，这些数据通常包括Internet上的数据、各种文件系统中的文件、传统的关系型数据库数据、数据仓库中的数据，甚至是各种社交软件中的信息。面对如此庞大的数据量，0A系统不仅要实现迅速、全方位的信息采集、处理，为企业管理和决策提供科学依据。还要充分利用各种协同工作手段，包括多线程讨论、文档共享、电子邮件及一些辅助工具提供在线及时共享应用等来实现群体协同工作。例如利用这样的信息共享方式，包括移动通讯设备的支持、手机的WAP接入访问、PDA的支持、信息的传真功能以及以统一消息为基础的一些提醒功能，使得这种交流与协调几乎可以在瞬间完成。最终协同在地理上分布很广，甚至在全球上各个地方，以至于工作时间都不一样的人员之间的工作进度。

2.3不断创新发展的科学体系

0A系统的发展大概经历了硬件配置阶段、数据处理自动化阶段、C/S架构下的工作流自动化阶段、无障碍工作流自动化阶段、协同工作型办公自动化（流程管理）、协同发展型办公自动化（流程管理）、移动0A这几个阶段。0A办公系统兼具企业通信平台、行政办公平台、信息平台、协同工作平台、知识管理平台、激情管理平台、信息集成平台等功能。我们应该时刻关注市场上的办公自动化产品及技术发展的最新进展，用最新的开发平台、技术和观念为企业打造切合自己实际情况的0A产品，以达到最大化工作效率、最充分利用资源的目的。

3存在问题

1）审批流程繁琐：在未使用0A系统前只需几个工作日就能完成的企业事务文件申报，在使用0A系统后，审批申报常常会延至一周、甚至达15天左右之久，大大增加了审批时间，造成信息反馈不及时，影响企业办公计划的推进，致使工作效率大大降低。

2）审批不到位：审批的滞后往往导致工作事项先执行后审批，从而降低工作质量。

3）资源利用率低：现今市场上的0A办公系统比比皆是，看似繁荣的0A自动化办公行业却处于割裂状态，信息各自分裂，在外部不能很好地利用网络资源，在内部不能有效地将各个部门连接起来。而随着大数据时代的到来，各行业、各部门、所有的业务、所有的人员、所有的信息资源之间的纽带越来越紧。谁能够提高办公效率；减轻工作人员的负担；提高信息的可用性谁就能引导0A行业的发展。

4）安全隐患：随着因特网不断深入人们的日常工作和生活中，大量的信息存储和传播都由网络承担。基于原有的网络协议的限制网络安全隐患一直存在，这就导致很多敏感而机密的信息容易泄露。轻者导致硬件或软件的损坏，重者致使信息被窃取、数据被泄露或者篡改，这些都会造成极大的危害。

针对这些问题，需一款全新的0A办公系统来优化提升日常工作效率；减轻工作人员工作负担；节约办公经费。

4创新点

0A系统的设计目标首先要立足于一个强扩展性的、功能强大的、技术先进的电子化办公系统。良好的扩展性就需要能将如ERP、财务系统、CRM等其他信息系统通过信息传递手段联系起来整合区层数据孤岛。事务是企业中十分常见的形式而事务的信息其实是由时间、人员、协同、会议、计划、文档这几部分组成。办公自动化软件要为用户直接组织出以项目为中心的、各种信息围绕的表现形式，并不改变原来的信息分类的概念，推出关联项目的功能。

聚焦0A应用共性，专注于解决办公管理中的沟通、协同、跟踪及个人事物处理，系统简约高效。以事件和流程为基础，以“人”为节点的共享信息处理机制和图视化流程管理，符合传统办公思维习惯，发起跟踪、接收处理、归档查询三步协同工作。以邮件、协同为基础，以信息为数据，将内部数据和外部数据进行无缝隙链接，完成全面的内外数据流通。提供基于网络的协同工作平台和个人工具，提高组织沟通能力和工作效率。规范管理行为，流程、模板化管理非结构化信息。通过文档管理扩大信息共享能力，沉淀管理知识。增强对事物、事件的过程控制管理，提高团队执行能力，提高团队计划和时间管理能力。

系统功能模板的划分，要遵循松耦合、易扩展的原则，将每一个功能模块高度封装，模块与模块之间完全通过接口实现信息传递。通过现有模块接口可以轻松挂接新的功能模块，且可以达到“即插即用”的效果，即实现系统的易扩展性。

50A系统的未来

21世纪的经济被称作信息经济，一个企业要想长足稳定地发展就要依靠办公自动化系统将企业内部和企业之间联系起来，实现“数字化办公”和“协作办公”。而当前的0A办公系统流程过于繁琐，操作过于复杂，系统稳定性差，办公平台过于单一，诸多问题对日常办公造成一定影响，针对这些问题，需要一款全新的0A办公系统来优化提升日常工作效率。最终实现企业的快速决策和高效率协同办公，从而在增强企业竞争力的前提下减轻员工工作量、节约办公开支。0A系统需要精细化实现当前办公需求外。还要嵌入OCR技术，实现格式原始档案的电子化管理。丰富资源，为全面内容管理提供基础。系统提供强大的查询和检索功能，建立基于内容搜索引擎的全文检索系统，将系统所有内容（包括原始文档和附件）索引化，系统用户通过用关键词方式查询整个系统中任何其关心的内容而不需繁琐的人工查找。从而实现“数字化办公”和“协作办公”，有利于办公效率的提高和公司的综合管理。